Вопрос 35. Документационное обеспечение управления

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

ДОУ выполняет не только функцию обеспечения информацией топ-менеджеров и сотрудников компании о текущем состоянии дел, но и служит также способом осуществления практического руководства компанией и координацией бизнес-процессов. Контроль исполнения поручений, как обязательный элемент системы управления, дает возможность оперативно корректировать управляющие воздействия.

Официальный документ в повседневной деятельности компании является важнейшим носителем управленческой информации, служит основанием для большинства бизнес-процессов для фиксации организационных и управленческих решений и мониторинга их исполнения. Исходя из понимания этого, становится очевидным, почему документационное обеспечение управления (ДОУ) является одним из важнейших инструментов для управления компанией.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

– разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

– обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

– контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

– Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

– Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

– Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– Контроль за исполнением документов;

– Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

– Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

– разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

– методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

– повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

– упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

– разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

– постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Организационно-распорядительные док-ты: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Организационно-регламентирующие док-ты: Любая организация в лице работодателя и ответственного должностного лица должна соблюдать требования: Конституции РФ. Трудового кодекса РФ. Законодательных и нормативных актов РФ.

Все положения, которые не указаны в этих документах, и не противоречат им (не нарушают их требований) могут быть закреплены во внутренних локальных актах организации. Это своего рода «мини-законы» организации.

К организационно - регламентирующим документам относятся:

устав организации;

правила внутреннего трудового распорядка;

коллективный договор;

положение по защите персональных данных;

положение об оплате труда (или положение о премировании/ о надбавках/ о вознаграждении за год/ о материальном и моральном поощрении);

штатное расписание;

положения о структурных подразделениях организации;

должностные инструкции.