14. Треб. К текстовой части управленческих док-тов

1. Употребление спец. лексики: термины (по управленч. деят-ти, по основ. деят-ти); профессионализмы; проф.-жарг. слова.

2. Неологизмы (слова, обознач. нов. понятия): - ставшие терминами; - ставшие профессионализмами.

3. Употребление слов с универсальным знач-ем, т.е. слов с неопределенным смыслом.

4. Употребл-е сокращений: 1) лексические: инициальные (из начал. букв слов); звуковые (ГОСТ, главбух); частично-сокращенные слова (хозрасчет, госкомспорт); усечения (зав. кафедрой, зам. зав. кафедрой)

2) аббревиатуры: точечные (стр. 50, и др., и т.п., ул.); дефисные (г-н, гр-н, п/о); нулевые (км, ч, мин, кг).

5. Употребления языковых формул – устойчивых стандарт. языковых оборотов, вид к-рых не меняется.

6. Ограниченное упоребл-е глаголов в личной форме.

7. Построение предложений – употребл-е простых, распространенных сообщений.

Ошибки. 1. Слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, но отличные по смыслу, напр. предоставить и представить);

2. Неправильное употребл-е слов-синонимов;

3. Наличие слов-плеоназмов (близкие по смыслу). Напр., совмест. сотрудничество, передовой авангард, прейскурант цен.

4. Синтаксические.

5. Связанные с употребл-ем числительных. Все числительн. в тексте пишутся цифрами заисключ-ем финансовых док-тов.

Требов-я к оформлению текста. ГОСТ 1.5-93.

Текст док-та делится на простой и сложный. Простой – содержится 1 вопрос, 1 исполнитель. (справки, письма, служеб. записки). Сложные – содерж. нес-ко вопросов, нес-ко исполнителей. (протоколы, акты).

Структура текста: вводная, аналитич. и заключительная части. Текст док-та должен делиться на абзацы. Если текст длинный, то целесообразно его разделить на разделы/подразделы, пункты/, подпункты. Нумеруются арабскими цифрами. 1, 1.1, 1.1.1█

15. Способы унификации текстов документов. Оформление таблиц, трафаретов, анкет

Унифицированные формы док-тов создаются для разрешения однотипных ситуаций. Сущ-т 3 способа униф-ии: трафарет, анкеты, таблица.

Трафарет – форма представления грамматически связанного текста, содержащий постоянную инф-ю и пропуски для заполнения переменной инф-ции, к-рая харак-ет конкретную ситуацию (письмо, справка, акт, протокол, докладная записка). Трафарет. док-ты составляют в организации, если необходимость в них более 200 экземпляров в год.

Анкета – форма представления текста, содержащая хар-ку одного объекта по определенному набору признаков (опросные, социологические).

Таблица – форма пердставления унифицирован. текста, содержащая хар-ки ряда объектов. ГОСТ 1.5-93

Нельзя: 1) ставить диагональную линию

2) графу с номером по порядку

Таблица огранич-ся сверху, слева, справа, снизу, если она завершена. Если она продолжается на след. стр., то снизу можно не огранич-ть, если продолжается по ширине – не огранич-ся справа. Заголовки подграф могут писаться как с прописных, так и со строчных букв. В ряде случаев вводится доп. строка с цифрами: если в тексте есть ссылка на номер графы, при переносе частей таблицы на др. листы.█