7.5. Создание информационно-управляющих систем

Количество информации в организации экспоненциально растет с размером роста организации, и то, что можно было сравнительно легко собрать, передать и проанализировать в маленькой организации оказывается совершенно невозможным в большой. Справиться с потоком информации позволяет внедрение различных электронных информационных систем учета и предварительной обработки. Одним из вариантов подобных систем являются информационно-справочные системы (ИУС), под которыми понимают системы сбора, передачи и хранения информации, необходимой для принятия управленческих решений. Имеется два основных варианта ИУС – интегрированная, позволяющая готовить и принимать решения во всех областях хозяйственной деятельности организации и распределенная, состоящая из нескольких информационных подсистем, предназначенных для принятия решений в определенных предметных областях (например, финансов, внутрипроизводственного обеспечения и т.д.).

При построении ИУС необходимо руководствоваться несколькими принципами. Первым из них – ориентированность на пользователя – означает, что менеджерам разных уровней и/или действующих в разных предметных областях нужна «своя» информация. Доступность всем одинаковой и первично необработанной информации приведет не к облегчению деятельности менеджеров, а наоборот максимально их запутает.

Второй принцип – соответствия иерархий - состоит в том, чтобы иерархия ИУС должна быть скоординирована с организационной структурой предприятия. Если подобного соответствия не существует, то усложняется учет опыта принятия решений на более низких уровнях.

Третий принцип – адаптивность или модифицируемость ИУС, который означает, что имеется возможность настроить функционирование ИУС при изменении ситуации. Кроме того, возможность модифицировать ИУС позволяет устранить недостатки, которые практически всегда возникают при внедрении новых систем.

Четвертый принцип – встроенности ИУС во внутренний процесс сбора и передачи информации, который означает, что после внедрения ее, компьютерные и обычные формы документов будут совпадать, не потребуется создавать параллельный учет, ориентированный только на технологию ИУС.

Разработка ИУС должна осуществляться с управленческим персоналом предприятия, что обеспечит, с одной стороны, наиболее полный учет требований будущих пользователей относительно состава и характера информации, а с другой, снизит эффект отторжения, который возникает практически всегда при внедрении новых автоматизированных технологий.

Эффективная разработка и внедрение ИУС на предприятии предполагает следующие стадии:

1. Анализ системы принятия решений на предприятии, на котором определяются все типы решений в организации; описывается состав информации, необходимой для их принятия.

2. Оценивается уровень агрегации информации, который необходим для принятия каждого из выделенных решений.

3. Разрабатывается система сбора, хранения, передачи и модификации информации, максимально увязываемая с существующей организационной структурой и возможностями персонала по их вводу и обработке.

4. Обучение пользователей работе с системой. Главное на этой стадии сделать ИУС достаточно привычным инструментом при подготовке и принятиии решений.

5. Ввод ИУС в опытную эксплуатацию, определение основных замечаний со стороны пользователей и модификация ИУС в соответствии с этими пожеланиями. Устранение неизбежных ошибок

6. Ввод ИУС в производственную эксплуатацию.

В заключении необходимо отметить, что внедрять ИУС нужно только в тех случаях, когда можно предполагать возникновение реального эффекта от ее внедрения за счет качества принимаемых решений. Необходимо понимать, что внедрение ИУС не снизит затраты на управление, а скорее повысит их, так как ее обслуживанием и эксплуатацией будут заниматься люди, труд которых должен оплачиваться значительно выше, чем прежних работников. Кроме того значительные затраты требуются на разработку, внедрение ИУС и обучение персонала.