23. Понятие коммуникаций. Элементы и этапы коммуникативного процесса. Обратная связь

Коммуникации — это передача информации от одного объекта к другому, причем субъектами могут быть отдельные личности, груп­пы или организации.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечить по­нимание информации, являющейся предметом обмена, то есть со­общений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в нем людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о его стадиях, в которых уча­ствуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базо­вых элемента:

отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее ин­формацию и передающее ее;

сообщение — собственно информация, закодированная с помо­щью символов;

канал — средство передачи информации;

получатель — лицо, которому предназначена информация и ко­торое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят через несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Взаимосвязанные эта­пы таковы:

зарождение идеи;

кодирование и выбор канала;

передача;

декодирование.

Эти этапы представлены на рисунке 8 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с ее форми­рования или отбора. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Многие попытки обмена информацией обрываются на первом эта­пе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи.

Идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой может послужить для обме­на информацией. Отправитель решил только, какую именно кон­цепцию он хочет сделать предметом обмена. Чтобы осуществить его эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. На­пример, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретные сведения об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты работы. Идея не может заключаться в общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отпра­витель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым обще­известным каналам относятся передача речи и письменных матери­алов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом эта­пе, обмен информацией будет менее эффективным.

Выбор средств сообщения не должен ограничиваться единствен­ным каналом. Желательно использовать два или более средств ком­муникации. Процесс усложняется, поскольку отправителю прихо­дится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и пись­менной информацией обычно эффективнее. Ориентация на оба ка­нала заставляет тщательно готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако каждый информационный обмен вовсе не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг ста­новятся неуправляемыми.

Передача. На этом этапе отправитель использует канал для дос­тавки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче со­общения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь од­ним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, что­бы довести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем полу­чатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов от­правителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправи­телем, имеют такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Значительному повышению эффективности обмена управлен­ческой информацией способствует обратная связь, когда отправи­тель и получатель меняются коммуникативными ролями. Согласно ряду исследований, двусторонний обмен информацией по сравне­нию с односторонним хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжение, более точен и повышает уверен­ность в правильности интерпретации сообщений.

24. Функции менеджмента

Функции – виды деятельности, с помощью которых субъект управления (руководитель, аппарат по руководству предприятием) воздействует на управляемый объект (трудовой коллектив).

Все функции мен-та можно разделить по 2-м признакам:

1)по содержанию процесса управления(основные функции)

2)по направлению воздействия на объект управления (специфические или конкретные функции)

Осн. ф-ии являются основополагающими всего процесса мен-та, а специфические отражают особенности конкретной управленческой деятельности работников. Они изучаются спец. дисциплинами: товароведение, орг-я коммерческой деятельности, бух.учет, планирование и др.Специфические ф-ии –ф-ии, при выделении которых учитывается принадлежность к видам производственно-хозяйственной деятельности:

1)контроль за качеством продукции

2)нормирование ОТ и зарплаты

3)техникобезопасность и охрана труда

4)расстановка и воспитание кадров

Основные функции менеджмента:

1) Планирование – управленческая деятельность, отражаемая в планах и фиксирующая будущее состояние объекта менеджмента в текущие моменты времени.

Содержание планирования как функции менеджмента состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса на рынке.

Задачи планирования:

-обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;

-перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития.

-координация деятельности структурных подразделений и сотрудников организации.;

-создание объективной базы для эффективного контроля.;

-стимул (мотивация) трудовой активности сотрудников. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, создающие действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников процесса управления;

-информационное обеспечение работников организации.

Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов – планов.

План – основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания, кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

По форме планирование может быть:

-перспективным {стратегическим): определение главных целей деятельности на период более 5 лет;

-среднесрочным: выбор средств для выполнения целей на период от 1 до 5 лет;

-текущим {оперативным): программа использования ресурсов на период до 1 года с детализацией по месяцам.