документирование управленческой деятельностью

лекция 2

Правила расположения и оформления реквизитов.

01,02,03-круг подведомственных организаций, имеющих право изображать герб на своем бланке, определяет министерства, ведомства. Эти три реквизита взаимоисключают друг друга. Государственный герб РФ помещают на бланке в соответствии с федеральным законом о государственном гербе РФ.

Эмблема или товарный знак-это условное символическое обозначение направления деятельности организации. Эмблема не заменяет наименование организации а лишь дополняет придавая бланку более эстетический вид.

04,07-это код организации и код формы документа мы берем из ОКПО(общероссийский классификатор предприятий и организаций)Внедрение ЭВМ в сферу управления позволило автоматизировать обработку управленческой документации

05,06-эти реквизиты проставляются в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами.

08-наименование организации-может состоять из одной-трех составных частей:1)наименование вышестоящей организации(пишется заглавными буквами) 2)наименование организации. 3)наименование структурного подразделения.

Реквизит от реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами выбранными изначально. Составные части реквизитов отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочных интервала, а реквизит или составная часть реквизита, написанная в несколько строк пишется через 1 межстрочный интервал. Каждая составная часть реквизита пишется с заглавной буквы.

09-справочные данные об организациях-включает в себя почтовый адрес и на усмотрение организации номер телефона, факса, ОКПО, ИНН, расчетный счет в банке, электронную почту, ОГРН.

10-наименование вида документа-всегда пишется заглавными буквами. до 8ми знаков в разрядку(через знак пробела),до 3х знаков-двойная разрядка, свыше 8ми знаков без разрядки но заглавными буквами. располагается реквизит продольным или угловым вариантом.

11-дата-на дату отводится 10 знаков,2 знака число,2 знака месяц,4 знака год, и 2 разграничительные точки. дата всегда располагается от границы левого поля.

12-регистрационный номер документа-может состоять из 1-3 составных частей:1)порядковый номер по журналу регистраций. 2)условное обозначение структурного подразделения. 3)номер дела куда подшивается документ или копия документа. располагается на одном уровне с датой от второго положения табулятора(допускается регистрационный номер писать от 6го положения табулятора при продольном расположении реквизитов)

13-ссылка на регистрационный номер и дату документа-это основной поисковый признак, который позволяет определить от куда был отравлен инициативный документ.

14-место составления или издания документа-этот реквизит проставляется в том случае если не можем определить место составления или издания документа по 08 и 09 реквизитам. пишется от границы левого поля(допускается писать по центру при продольном варианте расположения постоянных реквизитов)

15-адресат-может состоять из одной-пяти составных частей:1)наименование (вышестоящей) организации. 2)наименование структурного подразделения. 3)наименование должности. 4)инициалы и фамилия. 5)почтовый адрес. Располагается от 4го расположения табулятора до границы правого поля.

16-гриф утверждения-является способом удостоверения некоторых видов документов санкционирует их содержание и рапространяет их действие на определенный круг лиц и организаций. только после утверждения такие документы преобретают юридическую силу. гриф утверждения состоит из слова утверждаю, затем наименование должности лица утвердившего документ, личная подпись лица утвердившего документ. расшифровка подписи и дата утверждения.

17-резолюция-это надпись на документе, сделанная должностным лицом, отражающая принятое решение .резолюция закрепляет распоряжение руководителя организации относительно данного документа. Резолюция сдержит исполнителя, предписываемое действие, срок исполнения, подпись и дата нанесения резолюции. Резолюция располагается от 4 табулятора между адресатом и текстом.

18-заголов к тексту; краткое содержание тексту. пишется от границы левого поля ,длинна строки не более 73 мм. первая буква заглавная ,остальные строчные точка в конце не ставится. Заголовок к тексту это грамматическое сочетание наименования вида документа с текстом. отвечает на вопрос о чем, чего. Допускается заголовок текста писать от границы левого до границы правого поля в том случае, если в заголовке к тексту более 150 знаков.

19-отметка о контроле ,документ требующий исполнения берется на контроль, обычно это делается после проставления резолюции на документе. Проставляется отметка о контроле заглавной буквой К синим или красным цветом в правом верхнем углу на служебном поле.

20-текст документа-

21-отместка наличие приложения-оформляется 4 способами:1)если приложение указано в тексте оформляется от границы левого поля, указывается на какой странице.2)если приложение не указано в тексте, то указывают его наименование ,число листов и количество экземпляров, при наличие нескольких приложений их нумеруют.3)если к документу прилагают другой документ также имеющий приложения, то отметку о приложении оформляют следующим образом: от границы левого поля пишется слова приложение, дается название этому приложению, и приложение к нему всего на 3,4,5листах.если приложения сброшурованы указывается количество экземляров.4)если приложение направляется не во все адреса, указанные на бланке, а в конкретный адрес, отметка о наличие приложения оформляется след. образ. ,от границы левого поля ,указываем конкретный адрес.

22-подпись состоит из 3 составных частей: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. варианты оформления подписи:1)если документ пописывает несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.2)если документ подписывает комиссия, подписи располагают в соответствии с распределением обязанностей в составе комиссии.3)если подписывают протокол оформляют 2 подписи председатель и секретарь.4)если документ оформляется не на бланке, то в наименование должности включаем наименование организации.

23-гриф согласования-это предворительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности, своевременности, и соответствия нормативным и правовым документам. Гриф согласования оформляется 2 способоми:1)если гриф согласования оформляется должностным лицом, то реквизит состоит из 4 составных частей,2)если документ согласовывается оп средствам другого документа, то гриф согласования состоит из 3х составных частей.

24-виза согласования.

25-печать(гербовая, простая)оттиск печати должен быть четким и проставляется таким образом чтобы захватывала часть наименования должности и личной подписи подписываемого

26-отметкка о заверении подписи .состоит из 3х частей: слово верно, наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

27-отметка об исполнителе. располагается на лицевой или оборотной стороне листа в левом нижнем углу.

28-отметка об исполнении и направление документа в дело. после завершения работы с документом на нем простовлятся отметка об исполнении и направлении документа в дело. эта отметка располагается между нулевым и четвертым положением табулятора на служебном поле и состоит из составных частей: в дело, фамилии лица формировавшего дело, и дата формирования дела.

29-отметка о поступлении документа в организацию. в отметки о поступлении проставляем входящий номер и дату поступления документа в организацию. располагается между 6 и 8 положением табулятора на служебном поле. при необходимости можно указывать время.

30-идентификатор электронной копии документа. при оформлении 30 реквизита необходимо указывать фамилию оператора, номер файла и дату переноса данных на машинный носитель.

Правила оформления управленческой документации

Докладная записка-это документ адресованный руководителю данной или вышестоящей организации содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Реквизиты внешней докладной записки:реквизиты бланка +10,11,12,14,15,(17),18,20,22,28.

Текст докладной записки сосотит из 2х частей .В первой части излагаются факты и проводится их анализ.во второй части делаются выводы и даются предложения.Датой докладной записки является дата ее подписания.

Справка-это документ содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и сбытий.

Справка оформляется оп оказанию руководителя данной или вышестоящей органнизации и содержат запрашиваемую информацию.

Письмо-это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылка по почте

Реквизиты письма:реквизиты бланка письма +10(только для гарантийных и рекомендательных писем)11,12(13),15(17),18(19),20(21),22(25),27,28,29,30.

Текст документа состоит как правило из 2хчастей вводной и составной.В водной чатси указываются причины,выхывающие написание письма,а в основной формулируется его основная часть(цель)

Приказ-это правовой акт издаваемый руководителем организации является фоормой доведения до исполнителей наиболее важных решений.

РАнее изданные приказы или отдельные их пунткты считаются утратившими силу одновременно с изданием нового приказа по этому вопросу.Приказ вступает в силу с момента подписания.Приказы согласовываются заинтересованными лицами имеют реквизиты 23 и 24.

Реквизиты приказа:реквизиты бланка +10,11,12,14,18,20(21),22,23,24,27,28.

Текст приказа состоят из 2х частей:констатирующей и распорядительный.Распорядительная отделяется от констатирующей словом приказываю.Пункты распорядительной чатси обозначаем арабскими цифрами,каждй пункт пишется с красной строки.

На оборотной стороен приказа делается надпись с приказом ознакомлен.и ставится личная подпись,расшифровка подписи,всех лиц задейсвованных в приказе.Приказы бывают 2х видов:приказы по соновной деятельности и приказы оп личному составу.

Правила составления акта

Акт-это документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий установленные факты и события, но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом при ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Акты составляются при недостаче, при списании пришедшего в негодность имущества и инвентаря, при отборе проб, при приемке законченных объектов и т. Д. Уполномоченным лицом или комиссией назначает руководитель организации на основании приказа. Акты оформляются на общем бланке и имеют следующий состав реквизитов: (реквизиты бланка + 10,11,12,14,16,18,20(21),22,25,28)

Текст акта, как правило, состоит из 2х частей: вводной и констатирующая. В Водной части указывается основание для составления акта. Перечисляют его составителей и присутствующих при составлении. После слова основание указывается распорядительный документ, после слова составлен пишут председателя и членов комиссии. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели и задачи данного акта, характер проведенной работы, фиксируются установленные факты и могут содержать выводы и предложения. В тексте акта может содержаться информация о количестве экземпляров акта. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных сторон. После оформления акт утверждает руководитель данной или вышестоящей организации. Только после утверждения акт приобретает юридическую силу. Подписывают акт председатель и все челны комиссии. Фамилии членов комиссии также располагаем в алфавитном порядке.

Правила составления и оформления протокола

Протокол-это документ фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях коллегиальных органов. В зависимости от полноты хода собрания или совещания протоколы бывают полными и краткими. В кратких протоколах указывается повестка дня, фамилии председателя и секретаря и принятое решение. В полных протоколах излагаются выступления, что позволяет судить не только о ходе собрания или совещания, но и о деятельности организации в целом. Если на собрании или совещании присутствует до 15 человек мы их перечисляем персонально в алфавитном порядке, если свыше 15 указываем количественно. Заканчивается вводная часть протокола повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают следующим образом: сначала наиболее важные и сложные, затем более простые. Не рекомендуется в повестке дня указывать вопрос разное, Каждый пункт в повестке дня должен быть конкретным. Основная часть текста строится оп схеме: слушали, выступили, постановили. Слово слушали пишется от границы левого поля заглавными буквами, после него ставится двоеточие. Затем с красной строки пишем инициалы и фамилию докладчика в родительном падеже, после фамилии ставится тире и с заглавной буквы пишется текст в форме прямой речи. Если текст выступления законспектирован и прилагается к протоколу, то после тире с заглавной буквы напишем текст доклада прилагается. Слово выступили пишется с заглавными буквами от границы левого поля, после него ставится двоеточие, затем с красной строки пишем инициалы и фамилии выступающего в прениях в именительном падеже, после фамилии ставится тире и с заглавной буквы пишется текст выступления в форме прямой речи. Слово постановили пишется от границы левого поля заглавными буквами после него ставится двоеточие, пункты постановления обозначаем арабскими цифрами, каждый пункт пишется с красной строки. Каждый пункт постановления должен содержать исполнителя, предписываемое действие, срок исполнения. Подписывает протокол председатель и секретарь. Дата в протоколах должна соответствовать дню проведения собрания, совещания, конференции. После оформления протокола на оборотной стороне последнего листа документа делается надпись с протоколом ознакомлен и проставляется личная подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления всех задействованных в документе лиц.

Протокол имеет следующий состав реквизитов: реквизиты бланка +10,11,12,14,18,20(21),22,28.