1.4. Подготовка кадастровых дел к архивному хранению

При подготовке кадастрового дела к архивному хранению оформляются:

• обложка кадастрового дела, на которой указывается полное и сокращенное наименование органа кадастрового учета и структурного подразделения;

номенклатурный индекс (номер кадастрового дела, который соответствует кадастровому номеру земельного участка); заголовок и дата кадастрового дела (тома, части); арабскими цифрами крайние даты документов дела (год заведения и окончания дела); количество листов в деле (томе, части), при этом объем каждой части, тома не должен превышать 250 листов, согласно п. 86 Порядка; срок хранения («Хранить постоянно») и архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера делало описи.

На обложке дел предусматривается место для наименования и обозначения кодов государственного архива, в который кадастровые дела будут приняты на постоянное хранение. Архивный шифр заполняется специалистом государственного архива.

• Лист-заверитель на отдельном листе, на котором цифрами и прописью указывается количество листов в кадастровом деле, количество листов внутренней описи, особенности отдельных документов (наличие литерных листов, пропущенных номеров листов, номеров крупноформатных листов дела); лист-заверитель кадастрового дела объекта недвижимости подписывается его составителем и подшивается в конец дела (приложение 2).

• Во внутренней описи документов дела, составленной специалистом органа кадастрового учета, ответственным за ведение кадастровых дел, производится итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке. Лист-заверитель и листы внутренней описи не включаются в общее количество листов в деле. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат и виз. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки, булавки) из документов удаляются. Архивное кадастровое дело скрепляется печатью органа кадастрового учета.

Документы, не включенные в кадастровые дела, помещаются в соответствующие номенклатурные дела и хранятся в установленном порядке (например, запрос о предоставлении сведений государственного кадастра недвижимости).

При изменении «временного» статуса кадастровых сведений на «аннулированный» с документов, подлежащих возвращению заявителю (ч. 4 ст. 24 Федерального закона от 24.07.2007 № 221 - ФЗ «О государственном кадастре недвижимости») изготавливаются копии, которые взамен оригиналов включаются в соответствующее кадастровое дело. Указанное кадастровое дело объекта недвижимости с «аннулированным» статусом кадастровых сведений хранится в течение трех лет, после чего подлежит уничтожению в установленном порядке.

Кадастровые дела с постоянным сроком хранения группируют отдельно от кадастровых дел с временным сроком хранения.

Подготовка документов к архивному хранению включает также работу по проведению экспертизы ценности документов и составлению описей дел постоянного хранения и актов о выделении дел к уничтожению. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного хранения для передачи в архив, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи - сквозной за несколько лет;

• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

• графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п.

Опись дел постоянного хранения составляется в 3-х экземплярах.

Отбор документов к уничтожению за соответствующий период производится после составления описей дел постоянного хранения за тот же период. На отобранные к уничтожению документы составляется акт, в который вместе с

кадастровыми делами объектов недвижимости с «аннулированным» статусом кадастровых сведений и учетными делами, по которым были приняты решения об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета, включаются документы государственного кадастра недвижимости, сроки хранения которых истекли согласно номенклатуре дел структурного подразделения.

Указанные описи и акты утверждаются руководителем структурного подразделения и рассматриваются на заседании Экспертной комиссии ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Свердловской области. Согласованные Экспертной комиссией описи утверждаются Экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После этого структурное подразделение ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Свердловской области имеет право уничтожать дела, включенные в акты.