3.3 Технические требования

Применение системы осуществляется при соблюдении следующих требова­ний:

• входная информация - заполненная «Товарная накладная».

• системные требования: любой IBM совместимый персональный компьютер, соответствующий текущим требованиям к вычислительным мощностям.

• программные требования: операционная система WindowsXP/Vista/7 с ус­тановленным пакетом MicrosoftOffice 2003/2007/2010 , содержащим програм­му MicrosoftAccess.

• требования к подготовке специалистов: знание предметной области, эле­ментарные навыки работы с ПК.

3.4 Описание операции

Обращение к формам, запросам и отчетам базы данных «Автоматизированный учет выручки» и выход из нее осуществляется посредством меню:

Меню «Таблицы» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующей таблицы, в которой возможно осуществлять ввод и корректировку данных.

Меню «Запросы» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующихзапросов.

Меню «Формы» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующей формы, в которой возможно осуществлять ввод и корректировку данных.

Меню «Отчет» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующего отчета.

Первым шагом заполнить справочники базы данных

Производится с использованием следующих форм:

1) Открыть форму «Кассиры» в контекстном меню в левой части окна программы;

2) Нажать на кнопку «Новая пустая запись» (на рисунке обозначена под цифрой 1);

3) Внести нужные данные;

4) Сохранение автоматически.

Заполнение формы «Товары» аналогично.

Затем заполнить таблицы базы данных сведениями из документа «Товарная накладная» для этого используется форма «Товарная накладная», которая содержит основные разделы входного документа:

Общая сумма по одному документу производится с помощью запроса «Общая сумма» (цена за кг*количество, кг)

Затем на базе запроса «Общая сумма» с помощью запроса «Журнал кассира-операциониста» формируется журнал, в котором занесена выручка за каждую рабочую смену.

На базе запроса «Журнал кассира-операциониста» можно создать технический запрос:

- запрос по фамилии

На базе запроса «Журнал кассира-операциониста» формируется отчет «Отчет выручки по месяцам».

3.5 Аварийные ситуации

Аварийные ситуации могут возникнуть по внешним причинам, при ошиб­ках в работе технических средств, при несанкционированном доступе к данным.

Под внешними причинами понимается в основном сбой в системе электри­чества.

При ошибке в работе технических средств (будь то электронные носители, либо сами ЭВМ) необходимо в качестве профилактики иметь архив базы, который обновляется еженедельно, либо попытаться восстановить информацию в специальных организациях.

При несанкционированном использовании данных необходимо обратиться в службу безопасности и изменить уровень доступа на вашем рабочем месте.