22. Управление информационными ресурсами

Информационный ресурс – организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и знаний, другие массивы информации и информационные системы (библиотеки, архивы, делопроизводство и т.д.).

К ним относятся рукописные, печатные и электронные издания, содержащие нормативную, распорядительную и другую информацию по различным направлениям общественной деятельности.

Информационный ресурс – базовая составляющая информационного менеджмента

На современном предприятии ИС имеет достаточно сложную для управления архитектуру и конфигурацию. ИС имеет огромное значения для нормального функционирования организации, известно много примеров, когда даже кратковременные простои в работе ИС приводили к остановке работы всего предприятия. Кроме того, в информатизацию компании вкладывают крупные средства и важно правильно управлять ИС: планировать, модернизировать, контролировать, обеспечивать безопасность. Управление информационными ресурсами обычно осуществляет специальный информационный отдел и конечные пользователи.

В большинстве организаций информационный отдел управляет большей частью информационных ресурсов, включая компьютерное и программное обеспечение, сетевое оборудование и помещения. Но работа по управлению информационными ресурсами может быть возложена в значительной степени и на конечных пользователей. Все зависит от размера предприятия, от количества и типа информационного обеспечения, уровня технологий, стратегии управления. Если говорить обобщенно, то информационный отдел отвечает за информационные ресурсы на корпоративном уровне, а конечные пользователи – на уровне отделов. Важно, чтобы совместные усилия по управлению были направлены на достижение общих целей.

Роль информационного отдела. Роль, структура и место информационного отдела и его руководителя в организационной иерархии зависит от объема и важности информационных ресурсов, которыми он управляет. Можно отметить следующее:

1. Роль информационного отдела варьируется от технической до стратегической.

2. Как результат, место информационного отдела в иерархической организации может меняться от рядовой единицы, готовящей текущие отчеты, до уровня администрации. Позиция руководителя информационного отдела может изменяться от руководителя технического отдела до помощника президента компании.

3. Структура информационного отдела может быть централизованной, децентрализованной или объединением перечисленных типов.

4. Информационный отдел должен тесно сотрудничать с внешними организациями, бизнес партнерами, исследовательскими институтами, университетами, консультантами.

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В данном контексте информация (контент) предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.

По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

• Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.

• Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.

• Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.

• Управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.

• Управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.

• Управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.

• Управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.

• Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

В российской практике понятие ECM часто подменяется на «системы электронного документооборота» (СЭД).

23.