5.6. Сальдовый метод учета материалов

Особенность сальдового метода учета материалов при обработке учетной информации вручную заключается в том, что на складе ведется количественно-сортовой учет, а в бухгалтерии - учет только в денежном выражении по местам хранения, материально ответственным лицам и субсчетам или группам материалов.

Количественно-сортовой учет на складе осуществляется материально ответственным лицом на карточках складского учета материальных ценностей ф. М-17А. Карточки выписываются бухгалтерией, регистрируются в описи карточек складского учета ф. М-17Б и выдаются кладовщику под расписку. При регистрации карточкам присваиваются порядковые номера.

Записи в карточках производятся на основании первичных документов по приходу и расходу материалов. После каждой записи в карточке выводится новый остаток.

Работники бухгалтерии производят приемку документов, проверку своевременности и правильности оформления складских операций, записей в карточках складского учета, а также выборочную проверку остатков материалов. Такой контроль со стороны бухгалтерии производится непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц и систематически - один раз в неделю, в декаду или в другие установленные сроки в зависимости от количества операций по движению материалов.

Правильность записей в карточке работник бухгалтерии подтверждает своей подписью в ней в графе "Контроль".

В бухгалтерии приходные и расходные документы таксируются по твердым учетным ценам, установленным по номенклатуре-ценнику. Затем данные первичных документов записываются в накопительные ведомости: приходные документы - в накопительную ведомость по приходу материалов, а расходные документы - в накопительную ведомость по расходу материалов. Причем на каждый склад (материально ответственное лицо) составляются отдельные накопительные ведомости. Записи в них ведутся в разрезе субсчетов и групп материалов. По окончании месяца на основании накопительных ведомостей составляется оборотная ведомость по складам в разрезе субсчетов и групп материалов, где выводятся суммовые остатки материалов по группам, субсчетам и в целом по складу.

Взаимосвязь между количественно-сортовым учетом на складе и стоимостным учетом в бухгалтерии осуществляется ежемесячно с помощью книги остатков (сальдовой книги). Книга остатков открывается на год и ведется в разрезе материально ответственных лиц, субсчетов и групп материалов. В ней по каждому номенклатурному номеру материалов проставляется твердая учетная цена. Книга хранится в бухгалтерии.

По окончании месяца материально ответственное лицо обязано перенести из карточек складского учета в книгу остатков, получаемую им в бухгалтерии, количественные остатки материалов на начало следующего месяца. Затем эти остатки умножаются на учетные цены, и подсчитываются итоги по группам материалов, субсчетам и складу. Полученные итоги сверяются с данными движения материалов в бухгалтерии, в частности с данными оборотной ведомости по складам. Тождество указанных данных подтверждает правильность ведения учета материалов.

В случае обнаружения расхождений необходимо установить, по какой группе материалов (субсчету) имеется расхождение. Для этого сопоставляются остатки в оборотной ведомости и в книге остатков по каждой группе. Затем определяется, по каким наименованиям имеется расхождение. Причинами расхождений могут быть ошибки в таксировке или в записях на карточках при невнимательной их проверке бухгалтером в течение месяца. Ошибка должна быть немедленно устранена.

Таким образом, основными принципами сальдового метода учета материалов являются:

систематический текущий контроль работниками бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению материалов, а также ведения складского учета;

высокая оперативность и достоверность количественного учета на складах, который становится органической частью всей системы бухгалтерского учета материалов;

систематическое подтверждение взаимосвязи между оперативным (количественным) складским и стоимостным бухгалтерским учетом.

Исходя из характеристики сальдового метода, можно сделать вывод о том, что его применение при обработке учетной информации вручную уменьшает объем учетных работ. Работники бухгалтерии освобождаются от ведения трудоемкого аналитического учета и составления сортовых оборотных ведомостей.

В условиях использования ПЭВМ применяется комбинированный вариант аналитического учета материалов, соединяющий прогрессивность сальдового метода (повседневный контроль за складским учетом и работой материально ответственных лиц) с составлением оборотных ведомостей.

При сальдовом методе текущий учет материалов ведется по твердым учетным ценам. По этим ценам осуществляется сопоставление количественно-сортового учета на складе и стоимостного учета в бухгалтерии. В синтетическом учете и в балансе материальные ценности отражаются по фактической стоимости. Поэтому наряду с учетом материалов по твердым учетным ценам бухгалтерия в течение месяца ведет отдельный учет отклонений фактической стоимости материалов от их стоимости по учетным ценам. Учет отклонений ведется на активном субсчете 210 "Расходы к распределению" (на отдельном аналитическом счете).

По окончании отчетного периода - месяца или квартала - учтенные отклонения распределяются пропорционально учетной стоимости материалов, израсходованных за отчетный период и оставшихся на складе на конец отчетного периода. Отклонения, падающие на израсходованные за месяц (квартал) материалы, списываются с кредита субсчета 210 на те бухгалтерские счета, на которых отражен расход материалов по твердым учетным ценам. Остаток по субсчету 210 присоединяется в балансе к остаткам по материальным счетам без бухгалтерской записи.

В организациях, где отклонения от учетных цен имеют незначительный удельный вес по отношению к стоимости поступивших материалов по учетным ценам, в учетной политике можно предусмотреть списание всей суммы отклонений на расходы организации при оприходовании материалов, т.е. не распределять их.

Операции по поступлению материалов при оценке их по твердым учетным ценам отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 06 "Материалы и продукты питания" - на стоимость материалов по твердым учетным ценам,

Д-т субсч. 210 "Расходы к распределению" - на сумму отклонений от учетных цен в случае их распределения,

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам" и др. - на сумму отклонений от учетных цен в случае, когда эти отклонения не распределяются, а относятся на расходы организации

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и др.

При этом суммы отклонений по дебету субсчетов 210, 200, 211 и др. могут быть записаны "красным сторно", если стоимость поступивших материалов по учетным ценам превышает стоимость по документам поставщика.

Пример 1. Получена партия хозяйственных материалов на сумму по документам поставщика 103000 руб. По учетным ценам стоимость этих материалов составляет 99000 руб. В этом случае делается следующая запись:

Д-т субсч. 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" - 99000 руб.

Д-т субсч. 210 "Расходы к распределению" - 4000 руб. (103000 - 99000)

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" - 103000 руб.

Пример 2. Получена партия хозяйственных материалов по счету поставщика на сумму 96000 руб. По учетным ценам стоимость этих материалов - 101000 руб. В этом случае делается следующая запись:

Д-т субсч. 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" - 101000 руб.

Д-т субсч. 210 "Расходы к распределению" - 5000 руб. (сторно) (96000 - 101000)

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" - 96000 руб.

При распределении отклонений фактической стоимости материалов от стоимости по учетным ценам составляется специальный расчет (табл. 5.1).

Таблица 5.1

Распределение отклонений от учетных цен

Показатели	По твердым учетным ценам, руб.	Отклонения от учетных цен, руб.
1. Остаток материалов на начало месяца (квартала)	100000	20000
2. Поступило в течение месяца (квартала)	100000	10000
3. Итого	200000	30000
4. Процентное отношение суммы отклонений к стоимости материалов по учетным ценам		15%
5. Отпущено материалов со склада в течение месяца (квартала)	150000	22500
6. Остаток материалов на конец месяца (квартала)	50000	7500

Примечание к табл. 5.1. Расчет процента отклонений:

30000 / 200000 x 100% = 15%.

Расчет отклонений, падающих на израсходованные материалы:

150000 x 15 / 100 = 22500.

Расчет отклонений, падающих на остаток материалов на конец месяца:

50000 x 15 / 100 = 7500, или 30000 - 22500 = 7500.

На основании данного расчета сумма отклонений, падающая на израсходованные материалы (22500 руб.), списывается с кредита субсчета 210 "Расходы к распределению" в дебет субсчетов 200, 211 и др. в зависимости от того, на какие цели были израсходованы материалы. Сумма отклонений, падающая на остаток материалов на конец месяца, при составлении баланса присоединяется к остатку по счету 06 "Материалы и продукты питания" по твердым учетным ценам без составления бухгалтерской записи ((50000 + 7500) = 57500).