5.3. Документальное оформление и учет

поступления материалов

В § 5.3 - 5.5 рассматривается учет материалов, кроме медикаментов и перевязочных средств, продуктов питания, учет которых имеет некоторые особенности и поэтому излагается в отдельных параграфах.

Материалы поступают на склады организации на основе заключенных договоров поставки, купли-продажи. Контроль за выполнением договорных обязательств осуществляют соответствующие службы организаций (отдел снабжения - в вузах; группы централизованного хозяйственного обслуживания - в районных отделах образования).

Отгружая товар покупателю, продавец оформляет транспортные документы (товарно-транспортные накладные, путевые листы и др.). В каждое тарное место продавец вкладывает сопроводительные документы (счет-фактуру, спецификацию, опись, упаковочный ярлык и др.), свидетельствующие о наименовании и количестве находящегося в нем товара.

Покупатель производит приемку материальных ценностей в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26.04.1996 N 285. Приемка может производиться:

на складе покупателя - при доставке товара продавцом либо перевозчиком;

на складе продавца - при вывозе товара покупателем или по его поручению третьим лицом;

на складе перевозчика - при доставке и выдаче товара перевозчиком;

в ином месте в соответствии с условиями договора.

При выявлении недостачи товара или его ненадлежащего качества по сравнению с данными, содержащимися в транспортных и сопроводительных документах продавца, приемка приостанавливается, оформляется и направляется продавцу уведомление о вызове представителя продавца с указанием времени, на которое назначена двухсторонняя совместная приемка товара, составляется акт на факт выявленной недостачи. Если факт недостачи будет подтвержден при двухсторонней приемке, то оформляется совместный акт приемки ф. 429 в двух экземплярах за подписями представителей покупателя и продавца, который утверждается руководителем юридического лица - покупателя и служит в качестве первичного приходного документа. Аналогичный акт составляется при выявлении излишков.

Продавец может уполномочить на участие в приемке товара юридическое или физическое лицо, находящееся в месте получения товара, а также дать согласие на приемку товара покупателем без участия его представителя.

При неявке представителя продавца по вызову покупателя в установленный срок, а также при неполучении ответа на уведомление (вызов) к приемке по количеству привлекаются компетентные представители иного юридического лица, или государственного контролирующего органа, или местного органа управления, а при их отсутствии, неявке (отказе от представления) - представители общественности юридического лица - покупателя. К проверке качества товара привлекаются представители органов, осуществляющих государственный контроль качества товара (центры гигиены и эпидемиологии, центры стандартизации и метрологии), органы сертификации товаров и др.

При приемке грузов от перевозчика покупатель проверяет состояние тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется акт, один экземпляр которого является первичным приходным документом, а второй - основанием для предъявления претензий к транспортной организации.

При приемке товаров на складе перевозчика (организаций железнодорожного, воздушного, морского, речного, автомобильного транспорта), а также на складе продавца доставляет их на склад организации экспедитор. При этом бухгалтерия организации выдает экспедитору под расписку доверенность (ф. М-2 или М-2а), транспортные и другие документы. Доверенность выписывается бухгалтерией в одном экземпляре и выдается на определенный срок под расписку в журнале учета выданных доверенностей или на корешке доверенности в зависимости от применяемой формы доверенности.

Доставленные грузы экспедитор сдает на склад под расписку заведующего складом на транспортном документе.

Материалы, поступающие на склад организации, подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах.

Если при приемке материалов установлены количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков, материалы приходуются на основании акта приемки ф. 429. При отсутствии расхождений материалы приходуются на склад по документам поставщиков (счетам, товарно-транспортным накладным и др.) или путем оформления материально ответственным лицом отдельных приходных документов. Такими документами являются накладные (требования) ф. 434. Возможно применение приходных ордеров ф. М-4.

Обязательные реквизиты первичных приходных документов: наименование поставщика, банковские реквизиты, наименование материальных ценностей, сорт, количество (масса), цена, сумма, дата поступления на склад и расписка материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

Учет выданных и полученных доверенностей

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли ценности по доверенности полностью или частично, представить в бухгалтерию документы о сдаче на склад или материально ответственному лицу полученных им ценностей. Об этом делается отметка в соответствующей графе журнала учета выданных доверенностей или корешке доверенности со ссылкой на номер и дату приходного документа. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия, о чем делается отметка в графе "Отметка о выполнении поручений" журнала учета выданных доверенностей. Возвращенные и неиспользованные доверенности погашаются надписью "не использованы" и хранятся до конца года у работника бухгалтерии, ответственного за их регистрацию. По истечении года неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске материальных ценностей. В случае отпуска материальных ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. Один экземпляр накладной передается получателю ценностей, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей в соответствии с доверенностью. По окончании отпуска материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск отдельных партий ценностей.

Оформление иностранной безвозмездной помощи

К нормативным документам, регулирующим порядок получения и использования иностранной безвозмездной помощи, относятся:

Декрет Президента Республики Беларусь от 28.11.2003 N 24 "О получении и использовании иностранной безвозмездной помощи";

Указ Президента Республики Беларусь от 28.11.2003 N 537 "Об утверждении Положения о порядке осуществления контроля за целевым использованием иностранной безвозмездной помощи";

Инструкция о порядке регистрации, получения и использования иностранной безвозмездной помощи, утвержденная Постановлением Управления делами Президента Республики Беларусь от 30.06.2004 N 7 (далее - Инструкция о порядке регистрации);

Инструкция о порядке ввоза в Республику Беларусь, учета, хранения и распределения лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники, поступающих в качестве иностранной безвозмездной помощи, утвержденная Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 15.03.2005 N 7.

Иностранная безвозмездная помощь может быть получена в виде денежных средств (в том числе в иностранной валюте), а также в виде товаров (имущества) от иностранных государств, международных организаций, иностранных организаций и граждан, а также лиц без гражданства и анонимных жертвователей.

Лекарственные средства, поступающие в качестве иностранной безвозмездной помощи, должны иметь остаточный срок годности:

не менее двух лет - в отношении лекарственных средств со сроком годности пять лет;

не менее года - в отношении лекарственных средств со сроком годности менее 5 лет и стерильных изделий медицинского назначения.

Количество лекарственных средств, поступающих в качестве иностранной безвозмездной помощи, должно быть не менее потребности, необходимой на курс лечения.

Медицинская техника, поступающая в качестве иностранной безвозмездной помощи, должна иметь срок эксплуатации не более 5 лет от года выпуска изготовителем.

Не разрешается ввоз на территорию республики лекарственных средств, поступающих в качестве иностранной безвозмездной помощи, внесенных в Республиканский перечень наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих государственному контролю в Республике Беларусь, утвержденный Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 28.05.2003 N 26.

Действие названных нормативных документов не распространяется на международную техническую помощь и иные виды иностранной безвозмездной помощи, предоставляемой по проектам и программам, одобренным Президентом Республики Беларусь, а также в соответствии с межгосударственными договорами.

Иностранная безвозмездная помощь освобождается от таможенных сборов за таможенное оформление, таможенных пошлин, налога на добавленную стоимость, акцизов, налога на прибыль и подоходного налога с физических лиц, если она направляется для следующих целей:

ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

проведения научных исследований, разработок, обучения, а также для реализации научно-исследовательских программ;

содействия охране, восстановлению, созданию историко-культурных ценностей, развитию природоохранных заповедников;

оказания медицинской помощи;

оказания социальной помощи малообеспеченным и социально незащищенным гражданам.

Иные цели использования иностранной безвозмездной помощи определяются Управлением делами Президента Республики Беларусь по согласованию с Президентом Республики Беларусь.

Иностранная безвозмездная помощь, а также имущество и иные средства, полученные от ее реализации, не могут быть использованы для деятельности, запрещенной законодательством (направленной на изменение конституционного строя Республики Беларусь, захват или свержение государственной власти, пропаганду войны, разжигание социальной, национальной, религиозной и расовой вражды и др.). Она не может быть использована для подготовки и проведения выборов, референдумов, отзыва депутата, члена Совета Республики, организации и проведения собраний, митингов, уличных шествий, демонстраций, пикетирования, забастовок, изготовления и распространения агитационных материалов, а также для проведения семинаров и других форм политической и агитационно-массовой работы среди населения.

Иностранная безвозмездная помощь, полученная наличными денежными средствами, подлежит внесению получателями на благотворительные счета в банках Республики Беларусь в течение 5 банковских дней со дня ее получения или ввоза на территорию Республики Беларусь.

Иностранная безвозмездная помощь, в том числе беспроцентные займы, регистрируется в Департаменте по гуманитарной деятельности Управления делами Президента Республики Беларусь по заявлениям получателей.

Иностранная безвозмездная помощь, не соответствующая целям, согласованным с Департаментом, не регистрируется и подлежит возврату.

Для регистрации иностранной безвозмездной помощи организации представляют (или направляют почтой) в Департамент следующие документы:

заявление по форме согласно приложению 4 к Инструкции о порядке регистрации;

копию спецификации на иностранную безвозмездную помощь в виде товаров (имущества) с указанием наименования, количества и стоимости (на языке отправителя с переводом);

копию документа, подтверждающего внесение (поступление) иностранной безвозмездной помощи в виде денежных средств на благотворительный счет в банке Республики Беларусь (в двух экземплярах);

план целевого использования (распределения) иностранной безвозмездной помощи по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке регистрации (в двух экземплярах);

копию договора или дарственного письма, предусматривающего условия и цели использования иностранной безвозмездной помощи (при их наличии);

копию свидетельства о государственной регистрации организации (не представляется местными исполнительными и распорядительными органами и их структурными подразделениями с правами юридического лица);

информацию о сроках годности ввозимых продуктов питания и медикаментов (в случае их ввоза в республику);

иные документы, которые могут быть затребованы для предоставления льгот по таможенным платежам и налогам.

Копии документов, подаваемые в Департамент, заверяются руководителем и печатью организации.

Документом, подтверждающим регистрацию иностранной безвозмездной помощи, является удостоверение о регистрации иностранной безвозмездной помощи по форме согласно приложению 5 к Инструкции о порядке регистрации. При регистрации денежных средств в удостоверении указывается общая сумма, а при регистрации товаров (имущества) - общая стоимость.

Удостоверение с приложением плана целевого использования (распределения) иностранной безвозмездной помощи, согласованного с Департаментом, выдается руководителю организации (при представлении паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность) или уполномоченному представителю организации (при представлении паспорта и доверенности). Оно может быть отправлено в адрес получателя по почте заказным письмом.

Использование иностранной безвозмездной помощи, подлежащей регистрации, до получения удостоверения запрещается.

Для приема, оценки и распределения иностранной безвозмездной помощи в виде товаров (имущества) приказом (распоряжением) руководителя организации-получателя создается комиссия и утверждается положение о комиссии. В состав комиссии входят руководитель организации (или его заместитель), бухгалтер, материально ответственное лицо, другие представители организации-получателя или общественности.

Комиссия осуществляет проверку соответствия товаров (имущества) сведениям, указанным в товаросопроводительных документах, на основании которых товар (имущество) доставлены, и составляет акт приемки иностранной безвозмездной помощи в 4 экземплярах (по форме согласно приложению 6 к Инструкции о порядке регистрации). Первый и второй экземпляры акта остаются у получателя, третий - передается в местный исполнительный и распорядительный орган, четвертый - вместе с сопроводительными документами передается в таможенный орган по требованию указанного органа.

При поступлении товаров (имущества), непригодных к использованию в соответствии с заявленными целями, комиссия составляет акт непригодной иностранной безвозмездной помощи (по форме согласно приложению 8 к Инструкции о порядке регистрации) для определения цели последующего использования таких товаров (имущества).

В случае отсутствия в сопроводительных документах стоимости поступающей иностранной безвозмездной помощи или несоответствия стоимости комиссия производит ее оценку применительно к стоимости аналогичных вещей отечественного или зарубежного производства с учетом износа.

Если выявлены несоответствия сведений, указанных в товаросопроводительных документах, фактическим сведениям о товарах, получатель обязан до подачи таможенной декларации представить в таможенный орган акт приемки иностранной безвозмездной помощи и письмо отправителя иностранной безвозмездной помощи, поясняющее причины несоответствия сведений.

Основанием для оприходования иностранной безвозмездной помощи в виде товаров (имущества) являются разрешение таможенных органов на использование товаров в заявленном таможенном режиме и акт приемки иностранной безвозмездной помощи.

Иностранная безвозмездная помощь, освобожденная от уплаты таможенных платежей и налогов, должна быть распределена в течение шести месяцев с даты выдачи разрешения на использование товаров в таможенном режиме выпуска товаров для свободного обращения. По истечении указанного срока (в случае невозможности использования по целевому назначению) она должна быть перераспределена.

Отпуск с целью распределения иностранной безвозмездной помощи организациям производится по товарно-транспортным накладным и другим первичным учетным документам в соответствии с законодательством, а физическим лицам - по ведомостям по форме согласно приложению 7 к Инструкции о порядке регистрации. Система учета должна позволять контролировать получение, адресное распределение и конечное использование иностранной безвозмездной помощи. Распределение ее физическим лицам, относящимся к категории малообеспеченных или социально незащищенных, осуществляется с учетом документов, подтверждающих необходимость оказания такой помощи, копии которых остаются в организации для подтверждения целевого использования иностранной безвозмездной помощи.

Для использования денежных средств с благотворительного счета необходимо представить в банк копии удостоверения о регистрации иностранной безвозмездной помощи и плана целевого использования (распределения) иностранной безвозмездной помощи, согласованного с Департаментом по гуманитарной деятельности.

Получатели иностранной безвозмездной помощи в виде наличных денежных средств, подлежащей регистрации, обязаны по истечении одного месяца со дня выдачи им удостоверения представить в Департамент по гуманитарной деятельности отчет об использовании (распределении) иностранной безвозмездной помощи по форме согласно приложению 9 к Инструкции о порядке регистрации.

Получатели иностранной безвозмездной помощи, освобожденные от таможенных платежей и налогов, обязаны представить в таможенный орган и (или) в инспекцию Министерства по налогам и сборам соответствующее заявление, копии удостоверения о регистрации иностранной безвозмездной помощи, спецификации на иностранную безвозмездную помощь в виде товаров (имущества) и плана ее целевого использования, согласованного с Департаментом по гуманитарной деятельности.

За несоблюдение правил получения и использования иностранной помощи предусмотрены меры ответственности (ст. 23.23 и 23.24 КоАП).

Нецелевое использование получателями иностранной безвозмездной помощи (полностью или частично), а также имущества и иных средств, полученных от ее реализации, либо использование такой помощи и (или) средств на цели, запрещенные законодательством, влекут наложение штрафа в размере от 20 до 300 базовых величин с конфискацией этой помощи и (или) средств, полученных от ее реализации, а на юридическое лицо - до 100% стоимости полученной иностранной безвозмездной помощи с конфискацией этой помощи и (или) средств, полученных от ее реализации, или без конфискации.

Использование получателями иностранной безвозмездной помощи до получения удостоверения влечет наложение штрафа в размере от 50 до 200 базовых величин.

Невнесение иностранной безвозмездной помощи, полученной наличными денежными средствами, в установленный срок на счета в банках Республики Беларусь влечет наложение штрафа в размере от 20 до 300 базовых величин.

Учет поступления материалов

При поступлении материалов на склад организации дебетуется счет 06 "Материалы и продукты питания" (субсчета 060, 063 - 067, 069), а кредитуются разные субсчета, в частности:

080 "Затраты на производство", 084 "Затраты по заготовке и переработке материалов" - при поступлении материалов собственного производства;

130 "Аккредитивы" - при поступлении материалов, оплаченных за счет средств аккредитива;

131 "Чековые книжки" - при поступлении материалов, оплаченных чеком из чековой книжки;

140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета" - при оприходовании выявленных излишков материалов, приобретенных за счет средств бюджета; материалов для хозяйственных нужд организации, поступивших от ликвидации объектов основных средств, приобретенных за счет средств бюджета; при оприходовании безвозмездно полученных материалов; при оприходовании приплода молодняка от рабочих лошадей, содержащихся за счет средств бюджета;

173 "Расчеты с бюджетом" - при оприходовании материалов, предназначенных для реализации, поступивших от ликвидации объектов основных средств, приобретенных за счет средств бюджета;

237 "Прочие источники" - при оприходовании выявленных излишков материалов, приобретенных за счет внебюджетных средств; материалов от ликвидации объектов основных средств, приобретенных за счет внебюджетных средств; при оприходовании безвозмездно полученных материалов;

160 "Расчеты с подотчетными лицами" - при поступлении материалов, оплаченных через подотчетных лиц;

150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" - при акцепте счетов поставщиков за поступившие материалы; при акцепте счетов транспортных организаций за оказанные услуги по доставке материалов на склад организации.

Сумма НДС при приобретении материальных запасов за счет доходов от предпринимательской деятельности отражается записью:

Д-т субсч. 175 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)"

К-т субсч. 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", 179 "Расчеты в порядке плановых платежей".

Пример. Оприходованы на склад организации хозяйственные материалы (оплата поставщику после получения за счет доходов от осуществления предпринимательской деятельности).

Данные документов поставщика материалов:

стоимость материалов без НДС - 500000 руб.; сумма НДС - 100000 руб.; стоимость материалов, включая НДС, - 600000 руб.

Данные документов транспортной организации, доставившей материалы на склад:

расходы по доставке без НДС - 50000 руб.; сумма НДС - 10000 руб.; расходы по доставке, включая НДС, - 60000 руб.

Бухгалтерские записи на основании документов поставщика:

1. Д-т субсч. 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности"

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" -500000 руб.

2. Д-т субсч. 175 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)"

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" - 100000 руб.

Бухгалтерские записи на основании документов транспортной организации:

1. Д-т субсч. 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности"

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" -50000 руб.

2. Д-т субсч. 175 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)"

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" -10000 руб.

Оприходование приобретенных материальных запасов, при ввозе которых в республику предоставляются льготы по налогам и таможенным платежам, отражается в бухгалтерском учете в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 07.05.1999 N 112.

Пример. Приобретены за счет бюджетных средств материальные запасы, при ввозе которых предоставлена льгота по НДС. Стоимость материалов по цене поставщика - 50 млн.руб. Сумма предоставленной льготы - 5 млн.руб.

Бухгалтерские записи при оприходовании материальных запасов:

1. Д-т сч. 06 "Материалы и продукты питания" (соответствующий субсчет) - 55 млн.руб.

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" - 50 млн.руб.

К-т субсч. 173 "Расчеты с бюджетом" - 5 млн.руб.

2. Д-т субсч. 173 "Расчеты с бюджетом"

К-т субсч. 246 "Фонд производственного и социального развития" - 5 млн.руб.

При списании израсходованных материалов одновременно состав являются две бухгалтерские записи:

1. Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету"

К-т сч. 06 "Материалы и продукты питания" (соответствующий субсчет) - 55 млн.руб.,

2. Д-т субсч. 246 "Фонд производственного и социального развития"

К-т субсч. 200 "Расходы по бюджету" - 5 млн.руб.

При централизованном снабжении организаций материальными ценностями в качестве заказчиков выступают министерства, ведомства, управления (отделы) исполкомов, которые рассчитываются с поставщиком. На основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов, накладных и др.) на отправленные грузополучателю ценности заказчик высылает организации-грузополучателю или централизованной бухгалтерии извещение по форме, установленной соответствующим министерством (ведомством). К извещению прилагается копия счета поставщика на отправленные в адрес грузополучателя материальные ценности.

Поступление материалов при централизованном снабжении отражается записью:

Д-т сч. 06 "Материалы и продукты питания" (соответствующие субсчета)

К-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета".

Стоимость отправленных поставщиком ценностей, но не поступивших к моменту получения извещения, отражается записью:

Д-т субсч. 068 "Материалы в пути"

К-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета".

При получении этих ценностей делается запись:

Д-т сч. 06 "Материалы и продукты питания" (соответствующие субсчета)

К-т субсч. 068 "Материалы в пути".