4.4. Документальное оформление и синтетический учет

поступления основных средств

Основные средства поступают в организацию в результате:

приобретения за плату у других организаций и лиц;

капитальных вложений (строительства объектов основных средств);

получения от других организаций и лиц безвозмездно;

изготовления отдельных объектов собственными силами;

приходования излишков, выявленных инвентаризацией.

Увеличение первоначальной стоимости основных средств происходит при проведении переоценки на разницу между восстановительной стоимостью и первоначальной стоимостью основных средств, числящейся в бухгалтерском учете до переоценки.

За сохранность основных средств, поступающих в организацию, следят должностные лица, назначенные приказом руководителя организации.

С 1 января 2005 г. все организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности (включая бюджетные организации) применяют Типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и инструкцию о порядке заполнения их, утвержденные Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.12.2003 N 168.

При необходимости в формы допускается вносить дополнительные реквизиты, не содержащиеся в них.

Поступление объектов основных средств отражается в бухгалтерском учете на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (ф. ОС-1), акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. ОС-1а) и иных документов.

Например, для оприходования на баланс организации поступивших объектов от других организаций и лиц (за плату или безвозмездно) наряду с актами о приеме-передаче основных средств используются накладные, товарно-транспортные накладные, оформленные организациями и лицами, от которых объекты поступили. Оприходование построенных объектов (зданий, сооружений) производится при наличии актов о приемке их в эксплуатацию, составленными приемочной комиссией и утвержденными местными исполнительными и распорядительными органами или иными юридическими лицами, назначившими комиссии. Датой ввода объекта в эксплуатацию считается дата подписания акта приемочной комиссией.

Формы ОС-1, ОС-1а предназначены не только для оформления операций поступления объектов основных средств (ввода их в эксплуатацию), но и для оформления выбытия объектов из состава основных средств при передаче другой организации (продажа, мена, безвозмездная передача и прочее). Составляются комиссией в количестве не менее двух экземпляров, подписываются членами комиссии, лицом, принимающим объект под свою материальную ответственность, и лицом, сдающим объект, утверждаются руководителем организации-получателя и организации-сдатчика.

Поступление на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств оформляется актом о приеме (поступлении) оборудования (ф. ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, утверждается руководителем.

При передаче оборудования в монтаж оформляется акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в получении оборудования на ответственное хранение в акте расписывается представитель монтажной организации, и ему передается копия акта. При выявлении дефектов оборудования в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля составляется акт о выявленных дефектах оборудования (ф. ОС-16).

В актах ф. ОС-1, ОС-1а отражается следующее:

наименование объекта; место его нахождения; наименование организации-изготовителя; наименование иностранной валюты, курс Национального банка Республики Беларусь на дату совершения операции и сумма (если стоимость приобретения выражена в иностранной валюте); сведения о состоянии объекта на дату передачи, заполняемые на основании данных организации-сдатчика (дата выпуска, ввода в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, стоимость приобретения, остаточная стоимость); сведения об объекте на дату принятия к бухгалтерскому учету, заполняемые организацией-получателем (первоначальная стоимость, нормативный срок службы, норма амортизации); краткая характеристика объекта; перечень прилагаемой к акту технической документации; заключение комиссии и другие данные. Исходя из методики учета основных средств в бюджетных организациях в актах необходимо указывать источник их приобретения (средства бюджета, средства предпринимательской деятельности, целевые средства, безвозмездно).

Документы на поступление основных средств после их оформления вместе с технической документацией, если она имеется, передаются в бухгалтерию. Техническая документация в соответствии с Инструкцией N 125 должна храниться в бухгалтерии до полного списания объекта с баланса организации.

Порядок оформления операций по поступлению и выбытию предметов библиотечного фонда регулируется Инструкцией по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь.

Движение основных средств отражается в бухгалтерском учете на активном счете 01 "Основные средства" по первоначальной стоимости.

По основным средствам начисляется амортизация. Для обобщения информации об амортизации предназначен счет 02 "Амортизация основных средств" - регулирующий (пассивный) счет.

Записи по счетам 01 и 02 должны быть увязаны с записями по счету 25 "Фонд в основных средствах". Счет 25 - пассивный. Кредитовый остаток счета показывает остаточную стоимость основных средств.

Если из дебетового остатка по счету 01 вычесть кредитовый остаток по счету 02, получим остаточную стоимость основных средств, т.е. кредитовый остаток по счету 25.

Учет арендованных основных средств ведется на забалансовом счете 01 "Арендованные основные средства".

Приобретение основных средств осуществляется за счет средств бюджета; средств, полученных от предпринимательской деятельности; целевых средств.

В бухгалтерском учете операции по поступлению основных средств отражаются следующим образом.

На первоначальную стоимость приобретенных за плату объектов основных средств одновременно составляются две бухгалтерские записи:

1. Д-т сч. 01 "Основные средства" (субсч. 010 - 019)

К-т субсч. 100 "Текущий счет по бюджету", 101 "Текущий валютный счет по бюджету", 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам", 118 "Текущий валютный счет по внебюджетным средствам", 130 "Аккредитивы", 131 "Чековые книжки", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", 179 "Расчеты в порядке плановых платежей".

2. Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету" - при приобретении основных средств за счет бюджетных средств,

Д-т субсч. 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 246 "Фонд производственного и социального развития" - при приобретении основных средств за счет доходов от предпринимательской деятельности

К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах".

При приобретении основных средств за счет доходов от предпринимательской деятельности сумма НДС, указанная в документах поставщиков, а также сумма НДС, уплаченная при ввозе на территорию Республики Беларусь, относится в дебет субсчета 175 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)". При использовании основных средств и нематериальных активов только для производства продукции (работ, услуг), выручка от реализации которых освобождается от уплаты налога на добавленную стоимость, налог в полной сумме относится на увеличение стоимости приобретаемых объектов (Д-т сч. 01 - К-т субсч. 175 и Д-т субсч. 211, 246 - К-т субсч. 250). При использовании основных средств и нематериальных активов только для производства продукции (работ, услуг), выручка от реализации которых облагается налогом на добавленную стоимость, уплаченный налог по поступившим объектам подлежит зачету (уменьшается задолженность перед бюджетом). При использовании основных средств и нематериальных активов одновременно для производства продукции (работ, услуг), выручка от реализации которых освобождается и не освобождается от уплаты налога, сумма налога распределяется по направлениям, названным выше, в соответствии с налоговым законодательством.

Основные средства, при ввозе которых предоставлялись льготы по налогам и таможенным платежам, в бухгалтерском учете приходуются с учетом предоставленных льгот на соответствующих субсчетах счета 01 "Основные средства". В этом случае субсчет 175 не применяется. Такой порядок утвержден Приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 07.05.1999 N 112.

Пример. За счет средств от предпринимательской деятельности приобретено оборудование, при ввозе которого предоставлена льгота по НДС. Стоимость объекта по цене поставщика - 220 млн.руб. Расходы по доставке за счет покупателя, не включенные продавцом в цену, от места отправления в стране вывоза до пункта ввоза на таможенную территорию Республики Беларусь - 30 млн.руб. Сумма предоставленной льготы по налогу на добавленную стоимость при ввозе - 45 млн.руб. Бухгалтерские записи:

1. Д-т субсч. 013 "Машины и оборудование" - 295 млн.руб.

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" - 250 млн.руб.,

К-т субсч. 173 "Расчеты с бюджетом" - 45 млн.руб.

2. Д-т субсч. 173 "Расчеты с бюджетом"

К-т субсч. 246 "Фонд производственного и социального развития" - 45 млн.руб.

3. Д-т субсч. 211 "Расходы по внебюджетным средствам" или 246 "Фонд производственного и социального развития" - 250 млн.руб.,

Д-т субсч. 246 "Фонд производственного и социального развития" - 45 млн.руб.

К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах" - 295 млн.руб.

Примечание. Если в рассмотренном примере объект приобретается за счет бюджетных средств, в бухгалтерской записи 3 субсчета 211, 246 следует заменить субсчетом 200 "Расходы по бюджету".

При безвозмездном получении и оприходовании излишков основных средств, выявленных при инвентаризации, составляются две бухгалтерские записи.

1. На первоначальную стоимость:

Д-т сч. 01 "Основные средства" (субсч. 010 - 019)

К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах".

2. На сумму амортизации:

Д-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах"

К-т субсч. 020 "Амортизация основных средств".

При осуществлении строительства зданий и сооружений, других объектов, а также работ по их реконструкции и расширению бюджетные средства выделяются республиканским органам государственного управления, государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, органам местного управления и самоуправления. Функции заказчиков выполняют, как правило, управления капитального строительства исполкомов, дирекции строящихся объектов, которые заключают договоры подряда и осуществляют расчеты через органы государственного казначейства, т.е. распоряжаются бюджетными средствами. Для передачи права распоряжения бюджетными средствами с заказчиком заключается соответствующий договор. Государственный орган (организация), в чье распоряжение выделены средства из бюджета, контролирует деятельность заказчика и правильность расчетов с подрядчиком.

При приеме в эксплуатацию вновь выстроенных зданий, сооружений, передаточных устройств или работ по реконструкции, расширению действующих зданий и сооружений составляется запись:

Д-т сч. 01 "Основные средства" (субсч. 010 - 012)

К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах".

Одновременно производится запись на списание фактических расходов:

списание расходов, произведенных за счет бюджетных средств:

Д-т субсч. 231 "Финансирование из бюджета капитальных вложений", 143 "Расчеты по финансированию капитальных вложений"

К-т субсч. 203 "Расходы по бюджету на капитальные вложения";

списание расходов, произведенных за счет других источников:

Д-т субсч. 237 "Прочие источники", 246 "Фонд производственного и социального развития"

К-т субсч. 212 "Расходы по внебюджетным средствам на капитальные вложения".

На фактическую себестоимость объектов основных средств, изготовленных хозяйственным способом, одновременно составляются две бухгалтерские записи:

1. Д-т сч. 01 "Основные средства" (субсч. 016, 019)

К-т субсч. 080 "Затраты на производство";

2. Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 246 "Фонд производственного и социального развития"

К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах".

Результаты переоценки основных средств отражаются двумя бухгалтерскими записями:

1. На сумму увеличения первоначальной стоимости основных средств, определяемую как разница между восстановительной стоимостью и первоначальной стоимостью основных средств, числящейся в бухгалтерском учете до переоценки:

Д-т сч. 01 "Основные средства" (соответствующие субсчета)

К-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах".

2. На сумму увеличения накопленной амортизации, определяемую как разница между суммой амортизации, определенной по данным переоценки, и суммой амортизации до переоценки:

Д-т субсч. 250 "Фонд в основных средствах"

К-т субсч. 020 "Амортизация основных средств".