Заполнение справочников

Справочником называется объект программы, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Для каждого справочника открывается отдельное окно. Внешне справочник представляет собой список элементов текущего уровня. При открытии справочника текущий уровень устанавливается на корень дерева. Самым левым элементом каждой строки выводится иконка, определяющая одно из трех состояний данного объекта:

— объект является группой на текущем уровне;

— объект является группой, определяющей текущий уровень (на экране отображается содержимое этой группы);

— объект не является группой (не содержит подобъектов).

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

В данном отчете используются следующие справочники:

- Сотрудники;

- Виды затрат;

- Валюты;

- Работы;

- Разряды;

- Коэффициенты увеличения сдельных расценок.

В справочник "Сотрудники" вводятся данные, необходимые для кадрового учета и расчета заработной платы. Здесь хранится список сотрудников всех фирм компании, при этом фамилии сотрудников в этом справочнике могут повторяться несколько раз, поскольку один и тот же человек может работать в нескольких фирмах одновременно. В справочнике "Сотрудники" содержатся сведения, которые используются при расчете заработной платы сотрудника, и та часть кадровой информации, которая непосредственно связана с местом работы в той или иной фирме (например, данные о профессиональной переподготовке). Справочник "Сотрудники" используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам: 372, 3775, 654, 6551.

Справочник "Сотрудники" используется в основном для ведения аналитического учета по счетам, для которых в плане счетов установлен признак ведения аналитического учета по сотрудникам предприятия. В список перечисленных в предыдущем разделе счетов добавляется также счет 66 "Расчеты по оплате труда". Для каждого сотрудника указывается его табельный номер (он же код), фирма, подразделение в котором работает сотрудник, занимаемая им должность, дата приема на работу. Включенный флажок "Основной сотрудник" является признаком того, что человек является основным сотрудником в фирме. С помощью флажка "Член профсоюза" устанавливается признак того, будет ли сотрудник плательщиком профсоюзных взносов. Реквизит "Пенсионер" указывает на то, что с сотрудника не будут удерживаться суммы в фонд соцстрахования на случай безработицы. В группе реквизитов "Зарплата" и "Льготы" вводятся расчетные данные по сотруднику: сумма месячного оклада (или повременного тарифа), размер аванса, количество детей и количество льгот по подоходному налогу.

Паспортные данные сотрудника: серия, номер, кем и когда выдан, а также адрес места регистрации (или фактического проживания) сотрудника, контактный телефон вносятся на закладке "Паспортные данные". В реквизиты закладки "Налоговые данные" вводятся индивидуальный налоговый номер сотрудника, название и адрес налоговой инспекции по его месту жительства. Такие реквизиты справочника, как "Тип сотрудника" (принимает значение "1" - если сотрудник основной, "0" - если совместитель), "Количество детей", "Количество льгот", "Должность", "Оклад" являются периодическими. Просмотреть историю изменений значений этих реквизитов у сотрудника можно с помощью кнопки "История". Эта кнопка доступна, как в форме представления списка сотрудников, так и на каждой закладке формы его элемента.

Справочник «Виды затрат»: счет затрат, на который будут относиться суммы всех начислений по сотруднику должен быть задан в реквизите "Счет затрат" только в одном случае: если учет затрат в конфигурации ведется без использования счетов класса 8. Для остальных схем учета затрат этот реквизит заполнять не следует. Это связано с тем, что суммы различных начислений по сотрудникам в этих случаях должны отражаться по различным элементам затрат (субсчетам счета 81). А именно: сумма начисленных окладов - по дебету счета 811 "Выплаты по окладам и тарифам", сумма отпускных - по дебету счета 814 "Оплата отпускных", сумма материальной помощи - по дебету счета 816 "Другие затраты на оплату труда" и т.д. Аналитику же затратного счета/счетов (в реквизите "Вид затрат" и "Вид деятельности"), напротив, следует указывать обязательно для всех схем учета затрат.

В справочнике "Разряды" содержится перечень тарифов рабочих, в зависимости от разряда. Для того чтобы использовать тарифы из этого справочника, при приеме сотрудника на работу необходимо выбрать какой-либо разряд в реквизите "Разряд" диалоговой формы документа "Приказ о приеме на работу" Реквизит "Оклад/Тариф" настоящего справочника является периодическим, поэтому при изменении тарифа какого-либо разряда достаточно ввести его новое значение на необходимую дату с помощью кнопки "История". Реквизит "Тип оклада" определяет смысл значения реквизита "Оклад/Тариф" – то есть ли это почасовой тариф, или месячный оклад.

Справочник "Работы" содержит список выполняемых сотрудниками работ и расценки за их выполнение при сдельной и сдельно-прогрессивной форме оплаты труда. В справочнике вводится код и наименование работы, расценка за ее выполнение, норма времени в минутах и хозяйственная операция, на которую будет отнесена сумма, начисленная за выполнение данной работы. Справочник реализован трехуровневым, т.е. отдельные виды работ можно объединять в произвольные группы по их функциональному назначению. Реквизиты "Расценка" и "Норма времени" являются периодическими, поэтому, если с течением времени расценка или норма времени меняются, достаточно ввести соответствующие новые значения на необходимые даты, нажав кнопку "История". Перечень статей затрат организации хранится в справочнике "Виды затрат". Структуру этого справочника вы можете создавать по своему усмотрению, в зависимости от задач анализа затрат, которые стоят перед вашей организацией. Справочник используется для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам:23 ("Производство"), 39 ("Затраты будущих периодов"), 80 ("Материальные затраты"), 81 ("Затраты на оплату труда"), 82 ("Отчисления на социальные мероприятия"), 83 ("Амортизация"), 84 ("Другие операционные затраты"),85 ("Другие затраты"), 91 ("Общепроизводственные затраты"), 92 ("Административные затраты"), 93 ("Затраты на сбыт"), 941 ("Затраты на исследования и разработки"), 944 ("Сомнительные и безнадежные долги"),945 ("Затраты от операционной курсовой разницы"), 946 ("Затраты от обесценивания запасов"), 947 ("Недостачи и потери от порчи ценностей"),948 ("Признанные штрафы, пени, неустойки"), 949 ("Другие затраты операционной деятельности"), 95 ("Финансовые затраты"), 96 ("Потери от участия в капитале"), 974 ("Потери от неоперационных курсовых разниц"),975 ("Уценка необоротных активов и финансовых инвестиций", 976 ("Списание необоротных активов"), 977 ("Другие затраты обычной деятельности", 978 ("Выплаты страховых сумм и страховых возмещений"),979 ("Перестрахование"), 98 ("Налоги на прибыль"), 99 ("Чрезвычайные затраты"). Справочник имеет трехуровневую структуру.

Ввод начальных остатков

Если компьютерный бухгалтерский учет начинают вести на предприятии, которое было организовано ранее, и на котором уже велся бухгалтерский учет, то после первоначальных настроек (заполнение констант, справочников, настройка бухгалтерских счетов, корректных проводок, типовых операций) необходимо ввести входящие остатки на момент начала ведения учета в 1С: Бухгалтерии.

Ввод начальных остатков на счетах – это завершающий процесс подготовки информационной системы к эксплуатации. Для этого сначала сопоставляется рабочий план счетов, применяемый организацией, с планом счетов компьютерной бухгалтерии и составляется схема переноса остатков.

Входящие остатки можно ввести одной или несколькими операциями. Проводки с остатками по балансовым счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета вводятся в корреспонденции со счетом 00 "Вспомогательный". Остатки по забалансовым счетам вводятся простой записью – указывается только один счет.

1. Ввод остатков бухгалтерского учета:

- определить дату, начиная с которой учет предполагается вести в компьютерной бухгалтерии (начало отчетного года, квартала, месяца).

- установить дату ввода остатков – рабочую дату. Она должна предшествовать дате начала учета (например, при начале учета с начала 2008 года операции по входящим остаткам вводятся с последней датой соответственно предыдущего года 31.12.2007).

- ввести операции входящих остатков ручным способом через Журнал операций.

- установить период бухгалтерских итогов так, чтобы дата ввода остатков находилась либо внутри периода итогов, либо в предыдущем относительно установленного периода (меню -> СЕРВИС -> Параметры закладка "Бухгалтерские итоги"). Например, при вводе остатков операциями за 31.12.2009 г. нужно установить либо 4 квартал 2009 г., либо 1 квартал 2010 г. В первом случае анализируются остатки на конец периода, во втором — на начало выбранного периода.

- установить полный пересчет (меню -> ОПЕРАЦИИ -> Управление бухгалтерскими итогами).

- проверить правильность ввода входящих остатков (вызвать стандартный отчет через команду меню -> ОТЧЕТЫ -> Оборотно-сальдовая ведомость или кнопка на панели инструментов).

После ввода всех входящих остатков сальдо на данном счете должно отсутствовать – это означает, что сумма дебетовых остатков совпадает с суммой кредитовых остатков.

Если в оборотно-сальдовой ведомости на счете 00 имеется сальдо, значит допущены ошибки при вводе, которые необходимо исправить с помощью детализации (расшифровка) отчета.

Детализация – это автоматическое построение новых отчетов, "раскрывающих" какой-либо параметр текущего отчета.

Признак возможности детализации параметра отчета – изменение формы курсора – Двойной щелчок "лупой" позволяет получить более детальную информацию о параметре отчета.

Если детализировать параметр можно разными способами, на экране возникает меню для выбора способа детализации.

Конечный пункт детализации – операция или проводки документа. Если обнаружена ошибка, можно исправить проводки операции или реквизиты документа. Переход в режим редактирования реквизитов документа осуществляется с помощью кнопки Открыть документ.

Для завершения детализации закройте все открытые окна, кроме окна с нужным отчетом, и дважды щелкните по кнопке Обновить, если изменялись реквизиты операции.