2.1.3. Работа с конфиденциальной информацией.

Работа с конфиденциальной информацией состоит из различных основных этапов, которые приведены ниже.

Работа с входящей документацией

При работе с входящей и исходящей документацией может быть рекомендован следующей порядок работы:

1. входящую документацию адресат получает через руководителя закрытого делопроизводства, о чем расписывается в журнале учета входящих документов;

2. если входящий документ получен адресатом, минуя руководителя закрытого делопроизводства, адресат обязан сообщить информацию о полученном документе руководителю закрытого делопроизводства для занесения в журнал учета входящих и исходящих, а также внутреннего обращения документов;

3. ознакомившись с документом, адресат регистрирует его специальном деле, подшивает его, а номер дела и страницу сообщает руководителю закрытого делопроизводства не позднее трехдневного срока с момента получения документа;

4. в случае отсутствия необходимости в хранении документа последний, после его обработки, возвращается руководителю закрытого делопроизводства и хранится до уничтожения.

В целях упрощения системы закрытого делопроизводства целесообразно, чтобы хранение конфиденциальных документов осуществлялось лишь конкретными сотрудниками предприятия, допущенными к работе с информацией, содержащей КТ, и руководителем закрытого делопроизводства.

Учет конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов осуществляет лицо, занимающееся ведением закрытого дела, а также руководитель закрытого делопроизводства. В каждом номенклатурном деле должна вестись опись.

Алгоритм учета документов, содержащих КТ может быть рекомендован следующий:

• входящие и исходящие, а также внутреннего обращения документы регистрируются руководителем закрытого делопроизводства в специальном журнале или карточке;

• подготовив черновой вариант закрытого документа в специальном учетном блокноте (если в этом есть необходимость) исполнитель распечатывает в СБ необходимое количество экземпляров, после чего через руководителя закрытого делопроизводства присваивает номер данному документу, а также на обороте последнего листа каждого экземпляра указывает: секретный номер; количество страниц; дату; ФИО исполнителя; адреса, где находятся экземпляры;

• исполнитель обязан после получения регистрационного номера сообщить руководителю закрытого делопроизводства номер дела, куда подшит документ и нумерацию страниц, а также расписаться в журнале учета входящих, исходящих и внутреннего пользования документов не позднее трехдневного срока;

• у руководителя закрытого делопроизводства ведутся персональные карточки на сотрудников предприятия, в которые заносятся документы, числящиеся персонально за каждым работником;

• в делах ведущихся сотрудником иметь внутреннюю опись и: немедленно вносить в нее подготовленные и полученные документы;

• исполненные документы после окончания работы с ними подшиваются в дело. О номере дела и страницах, соответствующих документу, сообщается, руководителю закрытого делопроизводства.

Хранение конфиденциальных документов

Хранение документов должно отвечать следующим требованиям:

• надежность хранения;

• отсутствие возможности доступа лиц, не имеющих на это соответствующих разрешений;

• удобство и простота пользования;

• круглосуточный контроль (физический, технический);

• отсутствие возможности порчи документов;

• быстрота эвакуации, в случае необходимости.

Конфиденциальные документы должны, храниться в металлических шкафах, установленных в комнатах, оборудованных сигнализацией; либо находящихся под круглосуточным наблюдением физических лиц.

Вопросы хранения документов, организации хранилищ и их охраны рассмотрены отдельно в соответствии с нормативными документами.

Для обеспечения режима безопасности хранения документов категорически запрещается:

• хранить документы в столах, либо оставлять их без присмотра;

• брать конфиденциальные документы на хранение домой;

• выносить конфиденциальные документы из здания без соответствующего разрешения;

• держать конфиденциальные документы вне сейфа без необходимости в процессе работы;

• передавать на хранение другим лицам;

• хранить конфиденциальные документы незарегистрированными и не подшитыми в соответствующие номенклатурные дела;

• секретные документы хранить вместе с несекретными.

Контроль за соблюдением режима безопасного хранения документов должны осуществлять руководитель закрытого делопроизводства, начальник СБ и руководители подразделений предприятия.

Проверки режима безопасного хранения документов рекомендуется проводить один раз в полгода. Для этого руководитель закрытого делопроизводства должен произвести контрольную сверку документов, находящихся на хранении в подразделениях, с учетами картотеки регистрационных карточек.

О результатах сверки докладывается Начальнику СБ, а последний, обобщая информацию о состоянии дел по соблюдению режимных требований, докладывает руководителю.

Уничтожение конфиденциальных документов

Уничтожение конфиденциальных документов должно осуществляться специальной комиссией в состав которой целесообразно включить:

1. руководителя закрытого делопроизводства;

2. начальника соответствующего подразделения;

3) сотрудника, подготовившего документ;

4) представителя СБ.

По результатам уничтожения должен быть составлен акт в одном экземпляре, который подписывают члены комиссии и который хранится в деле, где ранее хранился уничтоженный документ.

В случае изъятия документа из дела (передача, уничтожение) на его место в дело необходимо подшить справку-заместитель.

В целях учета лиц, ознакомившихся с делом, целесообразно ввести в эти дела лист учета ознакомившихся.