Часть 1: титульный лист

Дата подготовки: Подтвержденная дата:

Презентатор: Дата презентации:

Предмет: Название:

Событие: Тип:

Тема:

Номер телефона:

Организация:

Адрес:

Время Начало в________ Конец в ______ Временные рамки: ___________

Меньше времени на вопросы и ответы,

и/или участие аудитории: __________ час. _____ мин.

Чистое время для сообщения: _________ час. _____ мин.

График: Действие Дата начала Дата окончания

Исследования (сбор инф.) ___________ _____________

Подготовка содержания ___________ _____________

Практика проведения ___________ _____________

Часть 2: аудитория

Дата подготовки:

Презентатор: Дата презентации:

Событие: Название:

Персоналии: (если группа небольшая, запишите фамилию и должности)

Демографический анализ

Возраст: подростки, молодые люди, взрослые, пожилые

Образование: школа, колледж, техникум, вуз

Пол: женский, мужской, смешанная группа

Профессия/должность:

Социально-экономический статус:

Особые интересы:

Основные вопросы

Главные цели этой организации?

Какова природа корпоративной культуры?

Кто принимает главные решения?

Основные критерии для принятия решения?

Каковы нужды этой аудитории?

Что имеет значение для этой аудитории?

Что аудитория знает о предмете презентации?

Что ей необходимо знать о нем?

Какая терминология и какие ссылки приемлемы для этой аудитории?

О каких еще факторах я должен знать?

Внутренние публикации: годовой отчет, информационные бюллетени, брошюры

Внешние публикации: эта аудитория читает

Часть 3: место проведения презентации

Дата подготовки:

Презентатор: Дата презентации:

Событие: Название:

Природа события: формальная, деловая, частная

Что непосредственно предшествует моей презентации?

Что непосредственно последует за моей презентацией?

Место: офис, конференц-зал, зал совещаний, аудитория, другие места

Размещение: класс, обычные ряды или в виде «Т», «U», «V», театр, другие места

Приспособления: подиум, сто, стенд с оборудованием, другие места

Оборудование:

подвесная карта,

компьютер,

проектор,

видеопроигрыватель,

экран,

звуковая система,

микрофон (ручной / на штативе),

биографические справки для введения.

Материалы:

маркеры,

брошюры,

таблички с именами,

карточки,

визитные карточки,

закладки,

подставки.

Требования к освещению:

Соображения о цветовой гамме:

Еда / подача напитков _________________________________ в ______________________ (укажите время)

ПЕРВИЧНЫЕ И ВТОРИЧНЫЕ ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ [3, с.133-136]

Цели являются решающими факторами при подготовке к презентации. Достижимая цель обозначает то, что презентатор ожидает получить здесь и теперь, в ходе презентационного события.

Первичные цели заключаются в убеждении аудитории, то есть представляет собой один из атрибутов эффективной презентации: положительный отклик в ответ на сообщение. О первичной цели, разворачивающейся во времени, вы скажете: «По завершении этой презентации аудитория будет убеждена действовать так, чтобы…».

Это положение должно быть завершено ответом на вопрос: «В чем я должен убедить людей, чтобы они стали действовать?». Для большинства деловых презентаций первичная цель заключается в том, чтобы побудить людей действовать в следующих направлениях:

• Купить

• Профинансировать

• Инвестировать

• Использовать

• Выбрать

• Одобрить

Презентатор может определить, что намеченную цель нельзя достичь только «завершением презентации». Таким образом, фактическое завершение переносится на более поздний срок, и презентатору следует внести изменения в график, планируя послепрезентационные действия. При подготовке каркаса сообщения важно четко зафиксировать причину проведения презентации.

Вторичные цели описывают способность презентатора вносить изменения в ходе презентации, то есть способы мгновенного воздействия. Существует четыре уровня, на которые направлена вторичная цель: понимание, принятие, способность к, приложение. Четвертый уровень, приложение, параллелен первичной цели.

Вторичную цель можно сформулировать примерно так: по завершении это презентации аудитория убеждена действовать так, чтобы

…понять этапы подготовки презентации;

…принять значение структуризации презентации;

…быть способным использовать предложенную модель;

…выполнить это (то есть применить предложенную технику в реальной ситуации)

ПРИМЕНЕНИЕ ЦЕЛЕЙ И КОРНЕВОЙ КОНЦЕПЦИИ [3, с.139-140]

Корневая концепция и цели просматриваются в процессе подготовки. Это обеспечивает Вам приток материала, улучшающего качество презентации, и в конечном счете приведет к достижению первичной цели. При выборе материала «лакмусовым тестом» служит вопрос: «Поддерживает ли эти цели или корневую концепцию?». Все, не отвечающее этим требованиям, должно быть исключено. Применение этого принципа при четко сформулированной корневой концепции будет иметь следующие качественные характеристики:

Концентрация. Фокусировка, полученная в ходе формулировки корневой концепции, способна содействовать концентрации во время разработки и передачи сообщения. Выступающий, чье внимание сконцентрировано, не склонен впадать в многословие, рассеивающее внимание аудитории.

Логичность. Многие презентации используют материал, полученный из самых разных источников. Пестрота и богатство сообщения могут испугать публику. Иная презентация по той же причине может показаться нескладно сложенной. Единое по форме и гармоничное по содержанию сообщение вы создадите, развертывая идею строгим логическим путем.

Связность. Корневая концепция и цели объединяют различные элементы сообщения. Разнообразность информации, идей, терминологии, примеров, аудиовизуальных средств имеют взаимосвязанный характер. Презентация становится выразительнее, когда детали усиливают друг друга, когда все элементы пронизаны общими целями и единой корневой концепцией.

ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ «СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ»

ОТКРЫВАЮЩАЯ ЧАСТЬ –

Приглашает аудиторию уделить внимание сообщению. Для открытия презентации чрезвычайно важны первые слова, произнесенные Вами. Следуйте принципу: чем меньше, тем лучше. Первой вещью, которую хочет услышать аудитория, является ответ на вопрос: «Зачем я здесь?» («Какую выгоду я смогу извлечь из этого?»)

ВВЕДЕНИЕ–

Предвосхищает главные мотивы презентации, представляя собой четко выраженное утверждение. Если открывающая часть захватила внимание аудитории, то введение направляет его на рассматриваемые в ходе презентации вопросы.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ –

Состоит из трех элементов: ключевые пункты (главные идеи, заключенные в основной части), поддерживающий материал (состоит из информации и идей, объединяющих и поддерживающих ключевые пункты) и переход (подводит итого одному ключевому пункту и переходит к другому)

ОБЗОР–

Вновь перечисляет ключевые пункты сообщения. Ключевые пункты могут подаваться под разным углом, не стоит пренебрегать такими приемами, как метафоры и аналогии. Резюмируя ключевые пункты, обзор сигнализирует, что презентацию близится к завершению.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ–

Призывает, побуждает или напрямую просит аудиторию предпринять какие-либо действия, которые равны первичной цели. Заключение подводит черту выразительным, кратким утверждением или вопросом, завершающим презентацию на мажорной ноте.

СПОСОБЫ УСТАНОВЛЕНИЯ КОНТАКТА С КЛИЕНТАМИ (АУДИТОРИЕЙ) [3, с. 314-337]