83.Использование электронных таблиц для решения отдельных задач анализа.

• электронные таблицы по-прежнему широко используются в финансовых отделах при проведении бюджетирования, прогнозирования и подготовке отчетности. Все больше и больше исследований свидетельствуют о наличие проблем, связанные с использованием электронных таблиц. Другими словами, электронные системы, вероятно, далеко не самая лучшая система для финансовых отделов. И хотя удовлетворительной альтернативы электронным таблицам пока не создано, изучения опыта применения электронных таблиц в целом не представляет большую практическую ценность для финансовой сферы. Тем не менее, открытым остается вопрос: "Могут ли другие технологии заменить электронные таблицы, используемые в финансовом отделе?"Почему используются электронные таблицы?

Ответ на этот вопрос довольно прост: потому что их можно использовать. Несмотря на то, что финансовые специалисты практически не обладают знаниями в области разработки компьютерных программ, программирования или проектирования приложений, они могут разрабатывать сложные модели, которые можно применять для управления финансовой деятельностью. Кроме того, электронные таблицы широко используются в компаниях, а большинство пользователей, работающих с информацией, умеет доступ к электронным таблицам и знает, как ими пользоваться.

Недостатки электронных таблиц

Согласно исследованию, проведенному компаниями Coopers и Lybrand, 90% всех электронных таблиц, число строк которых равняется 150, имеют ошибки. Еще одно исследование, выполненное KPMG, показало, что 92% таблиц, используемых при управлении налогами, содержат серьезные ошибки, а 75% таблиц включают бухгалтерские ошибки.

В общем проблемы, связанные с электронными таблицами, можно рассматривать с двух точек зрения:

• Проектирование, разработка, гибкость и прозрачность внутренних процессов

Проблема существует только потому, что большинство финансовых специалистов, ответственных за разработку и сопровождение этих моделей электронных таблиц, НЕОБУЧЕНЫ, как их проектировать и разрабатывать. Вместе с тем, ни один финансовый менеджер или директор по информатизации не позволит неквалифицированному и/или неопытному администратору базы данных разработать и поддерживать огромные и сложные транзакционные базы данных, которые используются в компании. И даже, когда речь заходит о проектировании и разработке систем управленческой отчетности, бюджетирования и планирования, которые используются для управления интернациональным бизнесом, эта практика превалирует. Никто не пытается утверждать, что финансовый отдел неподготовлен - они профессионалы в своей области. Проблема в том, что они необучены техническим аспектам использования электронных таблиц.

Электронным таблицам не свойственна гибкость к внесениям изменений в структуру моделей, которые они описывают. Внутренние формулы, записанные в моделях электронных таблиц, не являются динамическими, поэтому, если формула изменена на одной странице, она не будет автоматически скорректирована на всех следующих страницах или в рабочих книгах. В результате, любое изменение модели, каким бы незначительным оно ни было, должно быть продублировано вручную на каждой связанной странице или рабочей книге.

Помимо этого, невозможно отследить, какая методология используется для управления моделью в электронной таблице. Это связано с тем, что все формулы, которые используются для связи с данными и манипулирования ими, скрыты. Таким образом, базовая формула оказывается непрозрачной, следовательно, и методология, используемая для управления моделями.

• Целостность данных

Даже несмотря на серьезность изложенных выше проблем, все они в большей степени касаются количества времени, которое необходимо для разработки, сопровождения и изменения моделей электронных таблиц. Поэтому при наличии ресурсов нужно задуматься о продуктивности их использования. Более значимой является задача обеспечения целостности данных, которые представляются в отчете. Как правило, данные электронных таблиц хранятся в отдельных рабочих книгах, с которыми работают различные пользователи, удаленные друга от друга. Формулы в этих рабочих книгах связаны друг с другом. Эти связи, однако, разрывают цельность модели. Так, если данные в одной рабочей книге изменены, невозможно узнать, была ли скорректирована вся модель. Для финансового отдела это настоящая катастрофа.

Как было упомянуто выше, из-за того, что формулы в электронных таблицах скрыты, невозможно установить их корректность, не прибегнув к продолжительной ручной проверке. Кроме того, поскольку каждая рабочая книга - это отдельный объект, корректность одной книги не означает правильность всех остальных. Ошибки в электронных таблицах - их признанный недостаток, хотя пользователям редко говорят об этом.