Табличный вывод

При табличном выводе, в шаблоне задается строка именованных диапазонов, и отчет формируется в виде таблицы, поля первой записи выводятся в диапазоны  с соответствующим именами, вторая запись – в ячейки строкой ниже и т.д. При этом в отчете, над таблицей выводится шапка отчета, строки, располагающиеся в шаблоне над поименованными диапазонами.

1. Создайте новую книгу MS Excel;

2. Добавьте в книгу постоянную информацию, которая должна присутствовать во всех книгах отчетов на базе данного шаблона (Листы с текстом, формулами, графиками и т.д.);

3. Создайте лист для вывода отчета. В верхней части создайте шапку отчета (Название отчета, заголовки столбцов отчета и т.д.).  Под шапкой задайте строку именованных диапазонов (обычно одиночных ячеек), которые будут служить основой таблицы отчета.

4. Сохраните полученный шаблон в формате xlt

Вывод в свободной форме

При выводе в свободной форме, для каждой записи отчета создается  отдельная «карточка» произвольных размеров, Карточки в отчете выводятся одна под другой.  Шаблон карточки  создается в виде области листа Excel, в ячейках которой задается текст и оформление постоянной части карточки (одинаковой для всех формируемых карточек отчета) и именованными диапазонами отмечаются места для добавления полей из базы данных. Границы карточки задаются именованным диапазоном ячеек. Название этого диапазона указывается в поле  Диапазон области данных  настроек вывода данных.

1. Создайте новую книгу MS Excel;

2. Добавьте в книгу постоянную информацию, которая должна присутствовать во всех книгах отчетов на базе данного шаблона (Листы с текстом, формулами, графиками и т.д.);

3. Создайте лист для вывода данных. В ячейки листа добавьте постоянные детали карточки отчета, постоянные для всех карточек  Название отчета, названия полей отчета и т.д. Для ячеек, в которые должны выводится данные из полей отчета задайте имена;

4. Задайте границы карточки отчета. Для этого выделите диапазон ячеек  по размеру создаваемой карточки и задайте для него имя. Для того чтобы каждая карточка печаталась на отдельной странице, сделайте укажите размер карточки по размерам страницы на печати;

5. Сохраните полученный шаблон в формате xlt.

Шаблоны — это файлы, предназначенные для создания интересных, привлекательных и профессионально выглядящих документов. Параметры форматирования в шаблонах уже заданы; необходимо только заполнить их содержимым. В качестве примеров шаблонов можно привести шаблоны резюме, приглашений и информационных бюллетеней. В состав приложений Office уже входит ряд шаблонов. Чтобы найти их, следуйте приведенным ниже инструкциям.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office, , выберите пункт Создать, затем щелкните Установленные шаблоны (или Локальные шаблоны в Access). Отобразятся все шаблоны, установленные на компьютере.

2. Выделите необходимый шаблон и нажмите кнопку Создать. Откроется новый файл на основе выбранного шаблона.

Форматы ячеек и листов. Устанавливаются с помощью команд меню Формат.

Форматы страниц и параметры области печати (Область печати. Один или несколько диапазонов ячеек, выделенных для печати, если не требуется печатать весь лист. Если на листе задана область печати, будет напечатана только она.) для каждого листа.

Стили (Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форматирования применяются одновременно.) ячеек.

Число и тип листов в книге.

Защищенные и скрытые области книги. Имеется возможность скрыть страницы, строки и столбцы и тем самым предотвратить внесение в ячейки листа каких-либо изменений.

Откройте приложение Microsoft Office XP, которое будет использоваться для создания файла.

В области задач «Создание файла» щелкните ссылку Шаблоны на моих веб-узлах.

Если область задач Создание файла закрыта, выберите в меню Файл команду Создать.

Если для веб-узла группы, на котором требуется создать файл, создан ярлык, дважды щелкните этот ярлык.

15.Связывание таблиц и ячеек

Если на одном рабочем листе используются данные из другого листа, то эти листы считаются связанными. С помощью связывания можно свести воедино значения ячеек из нескольких разных таблиц на одном рабочем листе. Изменение содержимого ячейки на одном листе или таблице (источнике) рабочей книги приводит к изменению связанных с ней ячеек в листах или таблицах (приемниках). Этот принцип отличает связывание листов от простого копирования содержимого ячеек из одного листа в другой. В зависимости от техники исполнения связывание бывает "прямым" и через команду СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА. 1 способ – "Прямое связывание ячеек"

Прямое связывание листов используется непосредственно при вводе формулы в ячейку, когда в качестве одного из элементов формулы используется ссылка на ячейку другого листа. Например, если в ячейке таблицы В4 на рабочем Листе2 содержится формула, которая использует ссылку на ячейку А4 другого рабочего листа (например, Листа1) и оба листа загружены данными, то такое связывание листов называется "прямым”. Термин "прямое” связывание обозначает, что пользователь сам непосредственно при вводе формулы указывает имя листа и абсолютный адрес ячейки, разделенные восклицательным знаком "!".

Примечание.

Для указания ссылки на ячейки и листы, находящиеся в незагруженных (неоткрытых) рабочих книгах, в формуле нужно без пробелов задать полный путь местонахождения файла. Путь задается в одинарных кавычках, где указывается название диска, каталога (папки), имя рабочей книги (имя файла) в квадратных скобках и имя листа, на который идет ссылка.