10. Структура стандартов семейства idef

В настоящее время семейство IDEF включает в себя описание порядка 10 различных стандартов. Наиболее часто используемые в процессе бизнес-проектирования являются следующие:

1. IDEF-0 методология функционального проектирования

2. IDEF-1 методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязь

3. IDEF-1Х методология построения реляционных структур

4. IDEF-2 методология динамического моделирования развития системы

5. IDEF-3 методология документирования процессов, происходящих в системе

6. IDEF-4 методология построения объектно-ориентированных систем

7. IDEF-5 методология онтологического исследования сложных систем

11. Свойства систем электронного документооборота

Документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Система электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать следующий ряд функциональ­ных возможностей:

• создание проектов документов и их согласование;

• электронная рассылка документов;

• регистрация документов;

• учет служебной корреспонденции;

• поиск необходимых документов;

• контроль исполнения распоряжений. Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, многие из которых

являются обязательными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение системы:

• возможность работы с электронной копией документа;

• интеграция со средствами пакета MS Office;

• автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте;

• поддержка средств электронной цифровой подписи;

• возможность задания логических связей между документа­ми;

• полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;

• разделение прав доступа пользователей различным категори­ям документов;

• Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет);

• ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая, возможность, формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложений;

• ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных документов между сотрудниками учреждения);

• возможность проектирования произвольных отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;

• распознавание текстов отсканированных документов;

• ведение электронных архивов документов;

• поддержка средств криптографической защиты информации.

12. Структура систем электронного документооборота

В России сложилась определенная методика организации рабо­ты с документами, закрепленная ныне в ГОСТ и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.

В соответствии с отечественными нормативными требованиями до­кументооборот организации охватывает движение документов с мо­мента их получения или создания до завершения исполнения, отправ­ки или списания в дело. Основными этапами обработки документов, в организации являются: прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составле­ние описей, передача в архив и т. д. Для обеспечения единого порядка обработки документов в организациях предусматривается создание (наряду с делопроизводственным персоналом подразделений) центра­лизованных делопроизводственных служб (управление делами, секре­тариат, канцелярия и т. п.).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к Докумен­тированию управленческой деятельности и организации работы с до­кументами в органах государственного управления, а также на пред­приятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требо­вания конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ве­домств и предприятий.

Система электронного документооборота сост их 3 частей:

• система управления документами

• система массового ввода бумажных документов

• система автоматизации деловых процессов