Конфиденциальное делопроизводство Беспалова Полина Викторовна

Учёт конфиденциальных документов

В открытом ДОУ «Регистрация документа» по ГОСТ 51141 – это запись данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.

Особенности учёта в конфиденциальном доу.

• Мы учитываем:

1. Черновики КД;

   1. Проекты КД;

   2. Сами КД;

   3. Копии и дополнительные экземпляры КД;

2. Носители КИ;

• При учёте входящих КД учитываются не только сами КД, но и поступившие конфиденциальные пакеты (пакеты, в которых присылаются КД)

• Издаваемые КД, учитываются все в одной форме, включая отправляемые КД, независимо от вида документа.

• КД выделенного хранения – те документы, которые не подшиваются в конфиденциальные дела: например неформатные – А2, А3 (чертёжная, проектная документация), документы, которые подлежат частому использованию, поэтому, они не помещаются в дело (инструкции).

• Журнальная форма учёта - в КДОУ, для учёта КД, носителей и проектов используется журнальная система учёта. На это у нас две причины, во первых, это связано с большей надёжностью, по сравнению с карточной системой, во вторых, это связано с небольшим объёмом документооборота в КДОУ.

• Жизненный цикл открытого ДОУ

  

• Издаваемые КД учитываются на этапе создания проектов.

• Конфиденциальные дела учитываются в номенклатуре конфиденциальных дел.

• В конфиденциальном ДОУ, используется максимальное количество учётных данных, связано это с тем, что учёт выполняет не только функцию регистрации конфиденциальных документов и носителей, но и функцию контроля за местом нахождения конфиденциальных документов и носителей. Таким образом, учётные формы закрепляют персональную и обязательную ответственность сотрудников за сохранность документов и конфиденциальность информации.

• Учётные формы в КДОУ служат для проверок наличия КД, носителей конфиденциальной информации и конфиденциальных дел.

20.03.2012

Учёт поступивших конфиденциальных документов

• КД пересылаются в конфиденциальных пакетах.

• При получении КД конфиденциальные пакеты, также подлежат учёту.

• Графы:

  • Дата поступления пакета;

  • Адресант;

  • Количество пакетов;

  • ФИО лица, доставившего пакеты, подпись;

  • Порядковые номера пакетов;

  • Порядковые номера и грифы конфиденциальности, вложенных в пакеты документов;

  • Учётные номера, зарегистрированные по учёту входящих КД;

  • Учётные номера по журналу учета документов выделенного хранения;

  • Учётный номер по журналу учёта носителей КИ (возвращённый);

  • Отметка об ошибочно присланных документах.

Этапы приёма и первичной обработки КД:

При получении пакетов, сотрудник :

1. Проверяет наличие на пакете:

   1. Грифа конфиденциальности;

   2. Правильность адресования;

   3. Предприятие отправителя;

   4. Сведений о вложенных конфиденциальных документах (учётные номера);

2. Проверить целостность упаковки, прошивки и оттиска печати.

3. Убедиться, что содержимое пакета не просматривается.

4. Поставить подпись в сопроводительном документе за принятые пакеты;

Если на пакете не верно указан адресат, то пакеты не принимаются.

Если допущены ошибки в оформлении пакета, нарушена его целостность или просматривается содержимое, то составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется предприятию отправителю.

5. Изъятие конфиденциальных документов из пакета.

6. Проверка соответствия вложенных КД номерам, указанным на пакете.

7. Регистрация вложений в журнале учёта поступивших КД или в журнале учёта документов выделенного хранения или отметка в журнале учёта носителей КИ – отметка о возвращении носителя.

Если обнаружена неправильное количество экземпляров, листов, несоответствие данным на пакете, то составляется акт, в двух экземплярах, один экземпляр отправляется предприятию-отправителю.