2.7.1. Простой запрос

Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, применив условие отбора.

Чтобы создать простой запрос надо выполнить следующие действия:

1. В диалоговом окне "Новый запрос" (Рис. 5) выбрать мастера "Простой запрос".

2. Нажать кнопку "OK".

3. Указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выбрать поля, из которых должны быть восстановлены данные.

4. Если необходимо, можно указать дополнительные таблицы или запрос, а затем выбрать из них поля, которые должны быть использованы. Действия повторяются до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме "Конструктора".

На рисунке 6 отображен процесс создания запроса для получения списка всех студентов с указанием факультета.

2.7.2. Конструктор

С помощью "Конструктора" создаются запросы на выборку и запросы с параметром.

Разработка запроса выполняется в несколько этапов:

1.Добавление полей в запрос;

2. Установка критериев отбора;

3. Сортировка записей.

Окно "Конструктора" состоит из двух полей: "Поле таблиц" и "Бланк запроса" (Рис. 7).

В "Поле таблиц" отображаются окна, в заголовке которых указано название таблицы, а в рабочей области перечисляются поля таблицы. Добавить таблицу можно, используя контекстно-зависимое меню (щелкнуть правой кнопкой мыши в области "Поле таблиц").

"Бланк запроса" представляет собой таблицу, в строках которой устанавливаются параметры запроса, а столбцах – поля из выбранных таблиц, данные из которых нужны для выполнения запроса.

Рис. 6

П ри составлении запроса на основе нескольких таблиц между ними необходимо установить связь, задав отношение между полями, что позволяет сделать "Схема данных…".

Рис. 7

Добавить нужные поля в "бланк запроса" можно путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в "поле таблиц", в строку "бланка запроса" с именем "Поле". Еще один способ – двойной щелчок мыши на имени поля в таблице.

Иногда требуется включить в запрос все поля таблицы. Это можно выполнить так:

• Маркируйте все поля, выполнив двойной щелчок мыши на строке заголовка таблицы в "поле таблиц", и перетащите их в первую строку "бланка запроса". Access автоматически разместит каждое поле таблицы в отдельной колонке.

• Маркируйте символ "*" в списке полей таблицы и перетащите его в "бланк запроса". В результате все поля таблицы будут включены в запрос, но в "бланке запроса" появится только запись "Имя таблицы*".

Оба способа дают одинаковый результат. Однако второй имеет следующее преимущество: когда в исходной таблице добавляются или удаляются поля, автоматически изменяется и запрос.

Для удаления поля из "бланка запроса" следует маркировать колонку, в которой оно находится, и нажать клавишу Delete или выполнить команду "Правка"-"Удалить".

Чтобы удалить из запроса таблицу, надлежит маркировать ее в "поле таблиц", выполнив щелчок мыши на имени любого из ее полей, а затем нажать клавишу Delete или выполнить команду "Правка"-"Удалить". Поля удаленной из запроса таблицы, которые были помещены в "бланк запроса", удаляются автоматически.

В "бланке запроса" в строке "Вывод на экран" можно использовать флажок для тех полей, значений которых надо отображать в результате выполнения запроса.

В строке "Сортировка" можно указать условие сортировки результирующих значений.

Теперь, чтобы выполнить запрос, надо нажать на панели инструментов кнопку "Запуск" (Рис. 8).

Рис. 8 Рис. 9

Результат запроса, приведенного на рисунке 7, совпадает с результатом запроса, приведенного на рисунке 6.

Чтобы отредактировать запрос, надо снова вызвать "Конструктор". Это можно сделать, нажав на кнопку "Вид" панели инструментов (Рис. 9).

Приведенный на рисунке 7 запрос, является запросом на выборку.

Примером запроса на выборку может быть запрос на просмотр студентов заданной группы, например группы "М-1-1". Для этого надо в режиме "Конструктор" запроса "Студенты_с_факультетами" (Рис. 7) в строке "Условие отбора" в столбце "Группа" установить значение отбора – "М-1-1" (Рис. 10).

Рис. 10

В результате будут отобраны записи, соответствующие студентам, обучающимся в группе "М-1-1" (Рис. 11).

Рис. 11

Запрос с параметром можно создать, если в строке "Условие отбора" поставить запрос на ввод данных с клавиатуры – текст, содержащий обращение к пользователю для ввода критерия и заключенный в квадратные скобки (параметр запроса).

Создадим запрос на поиск студентов из заданной группы (Рис. 12).

Рис. 12

При выполнении запроса Access выведет окно запроса, в заголовке которого стоит текст-запрос из бланка запроса (Рис. 13). После ввода названия группы и нажатия кнопки "ОК" на экране появиться результат запроса (Рис. 14).

Рис. 13 Рис.14

В режиме "Конструктора" запроса можно редактировать любой запрос, внеся в него такие изменения:

• задание новых критериев;

• изменение способа сортировки;

• отмена или задание отображаемых полей;

• добавление, удаление или изменение вычисляемых значений;

• добавление, удаление или перенос полей.