2.2 Документальное оформление операций по выпуску и реализации готовой продукции на оао «Брестский ксм»

Достоверный бухгалтерский учет готовой продукции и операций по ее реализации возможен только при грамотной организации документооборота, который охватывает большой перечень разнообразных бланков, ведомостей, карточек и других документов.

На каждом из уровней управления информация о выпуске продукции представляется в разном виде. Так, руководителя цеха интересует выпуск готовых изделий за каждый истекший день по видам в натуральном выражении, процент выполнения планового задания и абсолютные отклонения от него по видам продукции, бригадам, сменам и в целом по цеху. Производственно-диспетчерскому отделу нужны натуральные показатели выпуска продукции по видам и цехам накопительными итогами с начала месяца и данные об отклонениях от графика. Руководству предприятия необходимо иметь сведения о выпуске готовой продукции в ассортименте в натуральном выражении по каждому цеху, о проценте выполнения плана каждым цехом в стоимостном выражении и величине абсолютного отклонения от планового задания.

Для оперативного контроля и регулирования хода выполнения производственной программы управленческим службам и руководителям цехов и предприятия необходимо ежедневно получать сведения о выпуске продукции. Первичными источниками такой информации служат приемо- или иные документы, которыми оформлена передача продукции цехами-изготовителями на склад готовых изделий [3]. Операции выпуска продукции из производства, приходования ее на склады, списания со склада на реализацию или для внутренних нужд оформляются соответствующими документами.

Сдача готовых изделий из производства на склад оформляется приёмо-сдаточными накладными (Приложение 7 ). Форма сдаточной накладной зависит от отраслевых особенностей производства, но обычно она содержит следующую информацию: номер цеха, сдающего продукцию; номер склада, принимающего продукцию; номенклатурный номер и наименование продукции; единицу измерения; количество; учетную цену. Накладные подписываются представителем отдела технического контроля, работником сдающего цеха, заведующим складом (кладовщиком) или другим материально ответственным лицом, принявшим на хранение продукцию. Приемо-сдаточные накладные могут быть разовыми и накопительными (декадные, месячные). Они выписываются цехом-сдатчиком в двух экземплярах. Один передается заведующему складом (кладовщику), другой с распиской в приеме продукции остается в цехе. В них указываются: цех, сдающий продукцию; склад, принимающий её; номенклатурный номер (код) и наименование продукции; единица измерения, количество и др.

Вместо сдаточных накладных могут быть использованы маршрутные листы, план-карты. Оказанные услуги и выполненные работы оформляются приемо-сдаточными актами.

Данные первичных документов обобщаются в сводках и ведомостях выпуска продукции. Они так не имеют строго унифицированной формы и их построение зависит от отраслевых и индивидуальных особенностей производства.

Выпущенная из производства готовая продукция, как правило, поступает на склад готовой продукции в подотчет материально ответственному лицу.

Поступившая из производства на склад готовая продукция учитывается в карточках складского учета в натуральном выражении или в книгах количественно-сортового учета аналогично учету материалов. Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер готовой продукции и передает на склад.

Аналитический учет готовой продукции может быть организован []:

- количественно-сортовым методом. В этом случае по окончании месяца работники склада на основании карточек складского учета и книг количественно-сортового учета составляют отчет о движении готовой продукции на складе и передают его в бухгалтерию. Бухгалтерия таксирует полученные данные и составляет сортовую оборотную ведомость.

- сальдовым методом. При использовании данного метода в бухгалтерии ведется книга остатков продукции (сальдовая книга). Она является связующим звеном между количественно-сортовым учетом на складе и синтетическим (в денежном выражении) в бухгалтерии. Сальдовая книга открывается на год в разрезе материально ответственных лиц. В конце месяца она передается на склад, и туда переносятся остатки готовой продукции в количественном выражении из карточек складского учета. Затем в бухгалтерии эти остатки таксируются и выводятся итоги по отдельным группам готовой продукции, в целом по складу и по синтетическому счету.

Готовая продукция, как правило, должна быть сдана на склад в подотчет материально ответственному лицу. Крупногабаритные изделия и продукция, которые не могут быть сданы на склад, принимаются представителем заказчика на месте изготовления, комплектации и сборки.

Для учета готовой продукции на каждый номенклатурный номер изделий открывается карточка складского учета или карточка учета материалов.

По мере поступления и отпуска готовых изделий кладовщик на основе соответствующих документов записывает в карточках количество ценностей в графы «приход» и «расход» и рассчитывает остаток после каждой записи.

Бухгалтер должен ежедневно забирать со склада документы за истекшие сутки (приказы-накладные, товарно-транспортные накладные). Выборочно проверяет записи в карточках складского учета. Остатки готовой продукции периодически инвентаризуют.

В конце месяца на основании карточек складского учета кладовщик заполняет ведомость учета остатков готовых изделий в разрезе номенклатурных номеров и передает ее в бухгалтерию для сверки остатков по учетным ценам.

Последовательность составления документов по учету готовой продукции на предприятии можно представить в виде схемы, отображенной на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Документооборот по учету готовой продукции

Ежедневно на складе на основании приемо-сдаточных накладных и карточек сортового учета составляется рапорт о переработке сырья и выработке готовой продукции за день. В нем содержится информация о поступлении и расходе сырья, необходимого для выработки продукции, а также о выработке и реализации всех видов продукции

Готовую продукцию на складе учитывают в карточках складского учёта в натуральном выражении (Приложение 8). В карточке складского учёта указывается наименование материала, его код, дата записи, номер данного документа, номер по порядку, от кого получено или кому отпущено, а также приход, расход и остаток по данному изделию. Записи в карточках производятся материально ответственными лицами на основании документов по поступлению и выбытию готовых изделий по мере совершения операций. После каждой записи в карточке выводится новый остаток. Карточки хранятся в специальных ящиках, они располагаются по группам изделий, а внутри них по номенклатурным номерам (кодам).

Ежедневно рапорт с приложенными к нему документами сдается в бухгалтерию, где проверяется правильность его заполнения. После проверки рапорта бухгалтер проставляет на нем свою подпись. Каждый день данные рапорта переносятся в накопительную ведомость учета расхода сырья и выработки готовой продукции, где указывается движение готовой продукции и расход сырья по норме и фактически по дням с указанием остатка. На протяжении месяца ведомость хранится на складе. На каждой странице ведомости подсчитываются итоги за месяц. Итоговые данные из ведомости переносятся в рапорт о переработке сырья и выработке готовой продукции за месяц. На каждый вид продукции на основании данного рапорта составляется рапорт о выработке готовой продукции (например, сыра). Документы, составленные на складе за месяц, сдаются в бухгалтерию и служат материальным отчетом кладовщика.

В бухгалтерии на основании сдаточных накладных ведут накопительные ведомости движения готовой продукции по складу (приложение). В данной ведомости указывается дата, код изделия, единица измерения, наименование изделия, его цена, а также остаток на начало месяца (количество и сумма), приход (количество), расход (количество) и остаток на конец месяца (количество и сумма). По данной ведомости можно проследить, как и какая продукция в течение месяца изменялась в своем количестве.

Также в бухгалтерии ОАО «Брестский КСМ» используется ведомость №16 «Движение готовых изделий, их отгрузка и реализация» (Приложение 9). Данная ведомость имеет два раздела:

1) «Движение готовых изделий в ценностном выражении»;

2) «Отгрузка, отпуск и реализация продукции (работ и услуг)».

Она предназначена для накапливания и группировки в необходимых разрезах данных счетов-фактур или других документов на отгруженные (отпущенные) продукцию и материальные ценности. Наряду с суммами по счетам-фактурам или заменяющим их документам в ведомости № 16 записываются и количественные данные по наименованиям этих изделий. Соответствующие данные счетов-фактур или других расчётных документов приводятся в ведомости № 16 по каждому из них отдельно с указанием необходимых справочных реквизитов документа. Напротив каждого документа делается отметка об его оплате либо указывается перечисляемая сумма со счетов отгрузки или реализации на счета, предназначенные для учёта затрат или дебиторов. В этой ведомости наряду с суммами по расчётным документам показывается также стоимость отгруженной продукции по учётным ценам. На основании данных расчётных документов в ней также показываются суммы скидок, накидок и т.п.

Стоимость отгруженных (отпущенных) готовых изделий по учётным ценам определяется путём умножения количественных итогов за месяц по их отдельным наименованиям на учётную цену. Данные о количестве отгруженных готовых изделий за месяц и данные об учётных ценах используются для записей в сортовые оборотные ведомости (сальдовые книги) или в карточки учёта готовой продукции.

Под отгруженной (отпущенной) продукцией понимают продукцию, оформленную ответствующими документами по отгрузке готовых изделий.

Готовая продукция отгружается для покупателей в соответствии с договорами поставки и планом отгрузки. В соответствии с договорами отдел сбыта ОАО «Брестский КСМ» даёт складу готовой продукции распоряжение на отпуск изделий с обязательным указанием цели приобретения (для собственного потребления или на продажу). Покупателям продукция отпускается по доверенности, в которой указаны реквизиты обеих сторон.

Все документы по отгруженной (отпущенной) готовой продукции, выполненным работам и оказанным услугам передаются в бухгалтерию или финансовый отдел, где выписываются платёжные документы на имя покупателя (получателя).

В частности, здесь оформляются счета-фактуры в том случае, если реализация продукции осуществляется по предварительной оплате, платёжные требования и товарно-транспортные накладные, а также платёжные поручения. С помощью этих документов доводится до сведения покупателя о факте отгрузки (отпуска) готовой продукции и требование её оплаты.

В случае если оплата предшествует передаче продукции, бухгалтерия ОАО «Брестский КСМ» выписывает заказчику счёт-фактуру, в которой отражаются следующие реквизиты:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование и регистрационный номер поставщика товара (работы, услуги);

- наименование получателя товара (работы, услуги);

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость (цена) товара (работы, услуги);

- сумма налога на добавленную стоимость;

- дата представления счета-фактуры.

В конце документа отражается запись следующего содержания: «Итого подлежит оплате (прописью сумма в рублях)». Документ подписывают лица, имеющие право на отпуск товарно-материальных ценностей, перечень которых утверждается руководителем организации. На основании счета-фактуры покупатель (заказчик) осуществляет перечисление денежных средств на расчётный счёт организации-поставщика. После оплаты выписывается накладная на отпуск продукции покупателю или товарно-транспортная накладная на сопровождение груза.

Накладная выписывается на складе или в отделе сбыта в четырёх экземплярах и передаётся в бухгалтерию для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Из бухгалтерии подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта. Один экземпляр накладной передаётся кладовщику, второй служит основанием для выписки счёта-фактуры, третий и четвёртый передаётся получателю готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель обязан расписаться в получении продукции.

При вывозе продукции через пропускной пункт один экземпляр накладной (четвёртый) остаётся у службы охраны, а другой (третий) экземпляр передаётся получателю в качестве сопроводительного документа на груз.

Служба охраны записывает накладные в журнал регистрации грузов и затем передаёт их в бухгалтерию по описи, где делают отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции.

Также основанием для осуществления расчётов в ОАО «Брестский КСМ» являются платёжные требования, выставляемые поставщиком после передачи продукции, либо платёжные поручения, заполняемые покупателем. В зависимости от того, кто является инициатором платежа, безналичные расчёты могут осуществляться дебетовыми и кредитовыми переводами. На рисунке 2.3 отражён порядок прохождения документов при расчёте с покупателями посредством дебетовых переводов, т.е. когда инициатором расчётов выступает получатель платежа (бенефициар – ОАО «Брестский КСМ»), а основанием для расчётов является платёжное требование.

Рисунок 2.3 –Акцептная форма расчетов ( платежными требованиями)

Последовательность выполнения операций при расчётах платёжными требованиями:

1) отдел сбыта выписывает товарно-транспортные накладные на передачу продукции покупателю;

2) отпуск продукции со склада покупателю на основании товарно-транспортной накладной и доверенности;

3) представление в банк поставщика платёжного требования для оплаты за поставленную продукцию;

4) представление копии товарно-транспортной накладной в банк поставщика;

5) передача платёжного требования для оплаты в банк покупателя;

6) получение покупателем платёжного требования;

7) согласие на оплату платёжного требования покупателем;

8) перечисление денег на расчётный счёт ОАО «Брестский КСМ» за реализованную продукцию.

Порядок прохождения документов при расчёте с покупателями посредством кредитовых переводов, т.е. когда инициатором расчётов выступает покупатель, а основанием для расчётов является платёжное поручение, отражён на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Акцептная форма расчетов ( платежными поручениями)

Последовательность операций при расчётах платёжными поручениями:

1) отдел сбыта выписывает товарно-транспортные накладные на передачу продукции покупателю;

2) отпуск продукции со склада покупателю на основании товарно-транспортной накладной и доверенности;

3) передача покупателем платёжного поручения для оплаты в банк покупателя;

4) перечисление денег на расчётный счёт поставщика за реализованную продукцию;

5) предоставление покупателю выписки из расчётного счёта о снятии денег и перечислении поставщику;

6) предоставление получателю платежа ОАО «Брестский КСМ» выписки с расчётного о поступлении денег за реализованную продукцию.

В ОАО «Брестский КСМ» существует такая практика как зачёт взаимной задолженности по поставкам продукции. Суть этого зачёта заключается в том, что субъекты хозяйствования осуществляют обмен товаров в натуральном виде. При этом зачёте взаимных встречных требований учёт ведётся в двух разрезах: когда организация (ОАО «Брестский КСМ»), с одной стороны, выступает в роли поставщика ценностей, реализуя свою продукцию другому субъекту хозяйствования (покупатель в данной ситуации выступает в роли дебитора), а с другой – эта организация (ОАО «Брестский КСМ») выступает потребителем ценностей (поставщик предоставляет организации товарный кредит в виде ценностей, выступая в роли кредитора).

Оформляется задолженность по поставкам в ОАО «Брестский КСМ» актом зачёта взаимных встречных требований, в котором указываются между кем засчитывается взаимная задолженность по поставкам, а также наименование отгруженной продукции, дата и номер товарно-транспортной накладной, сумма с налогом на добавленную стоимость, в том числе налог на добавленную стоимость и общая сумма сделки как с одной стороны, так и с другой стороны субъекта хозяйствования.

Таким образом из выше изложенного можно говорить о том, что в ОАО «Брестский КСМ» выпуск и реализация готовой продукции оформляется всеми необходимыми документами и в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.