10. Работа с диаграммами

В состав Microsoft Excel входит мощный и чрезвычайно гибкий механизм создания диаграмм. На протяжении многих лет компания Microsoft совершенствовала аналитические и презентационные возможности этого механизма. В настоящее время в распоряжение пользователя предоставлено огромное количество самых разнообразных типов деловых и инженерных диаграмм, внешний вид которых можно усовершенствовать с помощью растровых и векторных изображений, использования текста Word Art, линий, указателей и многих других элементов, позволяющих усилить визуальный эффект.

Терминология диаграмм

Диаграмма – это графическое представление данных. Каждое из значений диаграммы называется точкой данных. Точки данных могут быть представлены колонками, блоками, линиями, секторами и конусами. Группу связанных между собой точек называют рядом данных. Названия и цвета рядов данных показаны на ключе к диаграмме, который называется легендой.

Область, ограниченная осями, называется областью диаграммы.

В Excel 14 стандартных диаграмм, каждый из которых, помимо основного, имеет еще около 6 разных видов. Кроме того, существует множество нестандартных типов.

Типы диаграмм:

• С областями. Диаграмма с областями с накоплением отображает как изменение общей суммы, так и изменение вклада отдельных значений.

• Линейчатая. Отображает значения различных категорий в виде горизонтальных полос.

• Точечная. Позволяет сравнивать пары значений, отмечая их точками с координатами X и Y.

• Пузырьковая. Отображает на плоскости наборы из 3 значений. Подобна точечной диаграмме, но третья величина отображает размер пузырька.

• Гистограмма. Вариант линейчатой диаграммы, но представляет значения в виде вертикальных полос.

• Коническая. Вариант гистограммы со столбцами в виде конусов.

• Цилиндрическая. Вариант гистограммы со столбцами в виде цилиндров.

• Пирамидальная. Вариант гистограммы со столбцами в виде пирамид.

• Круговая. Ограничена одним набором данных, значение каждого элемента данных представляется в виде сектора и отображает вклад каждого значения в общую сумму.

• Кольцевая. Подобна круговой диаграмме, но может отображать несколько наборов данных, представленных в виде отдельного кольца.

• График. Для каждой последовательности данных здесь каждому значению Х соответствует одно значение Y.

• Лепестковая. Является аналогом графика в полярной системе координат и отображает распределение значений относительно начала координат.

• Биржевая. Используется для представления цен на акции, для наборов от 3 до 5 следующих значений: объем, курс открытия, курс закрытия, самый высокий курс и самый низкий курс.

• Поверхность. Отображает изменение значений по двум измерениям в виде поверхности.

10.1 Основные приемы создания диаграмм

Для того чтобы создать диаграмму самым простым способом, достаточно выбрать несколько ячеек с данными и нажать клавишу F11. Excel отобразит графическое представление выбранных данных на диаграмме. При этом Excel не задаст и одного вопроса. Для диаграммы будет выбран текущий стиль по умолчанию, а результат будет размещен на новом листе.

Для создания диаграммы пользователь выделяет несколько ячеек с данными, а затем щелкает на кнопке «Мастер диаграмм», расположенной на стандартной панели инструментов.

Другой способ – в главном меню выбрать меню «Вставка», а затем «Диаграмма». В каждом из этих двух случаев начнет работу «Мастер диаграмм», который позволит создать диаграмму при помощи процедуры, состоящей из четырех этапов.

Этап 1. Выбор типа диаграммы

Самое первое диалоговое окно мастера диаграмм показано на рисунке 10.1.

Рис. 10.1 Этап 1 при создании диаграммы

В этом логовом окне представлены разнообразные типы и подтипы диаграмм. Обратите внимание на кнопку «Просмотр результата» (служит для просмотра уменьшенной копии диаграммы), а также на то, что диалоговое окно содержит две вкладки: «Стандартные» и «Нестандартные». Ниже области, в которой показаны различные подтипы выбранного типа диаграммы, располагается краткое описание. На вкладке «Нестандартные» можно обнаружить множество нестандартных, а иногда и необычных типов диаграмм.

После того как диаграмма создана и настроены ее параметры, можно добавить эту диаграмму на вкладку «Нестандартные» первого диалогового окна мастера диаграмм. Для этой цели правой кнопкой мыши следует щелкнуть на диаграмме, выбрать «Тип диаграммы», перейти на вкладку «Нестандартные», и щелкнуть на флажке «Дополнительные» и на кнопку «Добавить».

Этап 2. Выбор исходных данных

При помощи второго диалогового окна мастера диаграмм, внешний вид которого показан на рисунке 10.2, пользователь может подтвердить, что Excel совершенно правильно понял, какие именно данные пользователь намерен использовать в качестве исходных данных для построения диаграммы.

Рис. 10.2 Этап 2 при создании диаграммы

В большинстве случаев, выбирая диапазон исходных данных, мастер диаграмм правильно предугадывает намерения пользователя, но все же может ошибаться. Как правило, это можно определить, взглянув на область предварительного просмотра диаграммы в верхней части вкладки «Диапазон данных». Если вы решили изменить диапазон исходных данных (например, расширить или сузить его), вы можете сделать это, не прерывая работу мастера. Для этой цели служит поле «Диапазон». Диаграмма строится на основании последовательности числовых значений, которые извлекаются по порядку либо из строки, либо из столбца выбранного блока данных. Это соответствие

можно изменить при помощи расположенного на вкладке переключателя Например, на рисунке 10.2 мастер отображает две последовательности числовых значений, в каждой из которых присутствует 40 точек. Если вместо этого вы хотите получить 40 последовательностей, каждая из которых состоит из двух точек, можно перевести переключатель в положение «Ряды в строках».

Excel предполагает, что пользователю нужна диаграмма с меньшим количеством последовательностей, но с большим количеством точек в каждой последовательности. Например, если для построения диаграммы используется блок данных, содержащий в себе три столбца и 20 строк, то мастер диаграмм предположит, что столбцы соответствуют последовательностям, а строки соответствуют точкам. Иначе говоря, в этом случае значения в последовательностях располагаются вертикально, а каждый столбец – это отдельная последовательность значений.

Если количество столбцов и строк в выбранном блоке одинаково, Excel предполагает, что значения в последовательностях располагаются горизонтально, т.е. каждая строка – это отдельная последовательность значений.

Вкладка «Ряд» позволяет вносить в диаграмму дополнительные изменения. Например, если необходимо построить диаграмму на основе блока, состоящего из двух колонок, причем в каждой из ячеек первой колонки указывается год, Excel ошибочно полагает, что первая колонка, так же как и вторая, является последовательностью численных значений, на основании которой требуется построить график (рис. 10.3).

Список «Ряд», расположенный на вкладке «Ряд», содержит в себе имена всех числовых последовательностей формируемой диаграммы. Указанные имена будут использованы в качестве меток в составе прилагаемой к диаграмме легенды. Если выбрать одно из этих имен, в поле «Имя» будет указана ячейка таблицы, из которой мастер позаимствует имя выбранной последовательности, а в поле «Значения» будут указаны ячейки, из которых извлекаются данные, входящие в последовательность.

Рис. 10.3 Ошибка в представлении рядов диаграммы

Поле «Подписи по оси X» содержит в себе ячейки, из которых извлекаются метки, которые будут расставлены вдоль оси X формируемой диаграммы. Чтобы исправить ошибку, необходимо в списке «Ряд» выбрать последовательность «Год», и щелкнуть на кнопке «Удалить». После этого в поле «Подписи по оси X» следует указать блок ячеек, в которых содержатся номера годов. Исправленный вариант диаграммы представлен на рисунке 10.4. Этап 3. Настройка параметров диаграммы При помощи третьего диалогового окна мастера диаграмм вы можете выполнить дополнительную настройку внешнего вида диаграммы.

В частности, при помощи этого окна (рис. 10.5) можно добавить на диаграмму линии сетки, легенду и метки данных.

Кроме того, вы сможете настроить заголовки осей и общий заголовок всей диаграммы. На каждой из вкладок этого окна немедленно отображаются результаты производимых изменений. Работая с этим диалоговым окном, помните, что вы всегда сможете внести в параметры диаграммы любые удобные для изменения.

Заголовок диаграммы и заголовки осей

На вкладке «Заголовки» вы можете указать заголовок всей диаграммы, а также заголовки используемых осей. Текст будет отображен с использованием параметров по умолчанию (гарнитура шрифта, выравнивание, позиция). Любые создаваемые заголовки становятся обычными блоками текста, которые можно перемещать, выравнивать, переформатировать и редактировать их уже после того, как диаграмма будет сформирована и размещена в книге.

Следует обратить внимание, что мастер диаграмм не позволяет использовать в качестве заголовка содержимое некоторой ячейки таблицы. Иными словами, в поле заголовка вы не можете ввести идентификатор какой-либо ячейки.

Отображение и скрытие осей

При использовании фактически всех типов диаграмм, за исключением типов «Круговая» и «Кольцевая», по умолчанию в составе диаграммы будут отражены оси диаграммы: ось Y (значений) и ось X (категорий).

Рис. 10.4 Ряды диаграммы для построения зависимости покупок по годам

Рис. 10.5 Этап 3 при создании диаграммы

При использовании некоторых типов диаграмм в составе диаграммы отображается также вторая ось значений. Чтобы скрыть одну из осей, необходимо сбросить соответствующий флажок на вкладке «Оси» мастера диаграмм. Однако имейте в виду, что если вы скрываете какую-то ось, все связанные с этой осью метки также скрываются.

Хронологическое масштабирование

В большинстве случаев, если данные, откладываемые по оси категорий (как правило, ось X), являются датами, Excel обнаруживает это и автоматически масштабирует ось категорий в соответствии с масштабом времени. В этом режиме диаграмма формируется с использованием следующих особенностей:

• точки, соответствующие численным значениям последовательности данных, откладываются по оси категорий в соответствии с хронологическим масштабом. Например, если последовательность включает в себя некоторые значения для 1 января, 2 января и 6 января, то точка, соответствующая 2 января, по оси категорий будет расположена ближе к точке 1 января, чем к точке 6 января.

• все точки последовательности автоматически располагаются в хронологическом порядке (т.е. по порядку возрастания дат), вне зависимости от порядка расположения соответствующих ячеек в таблице.

• в качестве базовой единицы используется наименьшая разница между датами последовательности. При желании, однако, вы можете использовать другую базовую единицу. Например, если вы строите график ежедневных колебаний курса акций, в качестве базовой единицы будет использован один день, однако при желании можно использовать в качестве базовой единицы одну неделю или 1 месяц, при этом получится графическое представление тех же самых данных, но в более крупном временном масштабе.

Отображение линий сетки

Большинство стандартных типов диаграмм Excel по умолчанию используют линии сетки. Чтобы добавить или удалить линии сетки, необходимо воспользоваться вкладкой «Линии сетки» третьего диалогового окна мастера диаграмм.

Основные линии сетки проводятся в соответствии с расположением на осях диаграммы основных делений. Промежуточные линии сетки проводятся в соответствии с расположением промежуточных делений. Excel определяет размещение делений на осях автоматически, однако при помощи команд форматирования можно изменить расположение делений, цвет линий сетки.

Рис. 10.6 Пример диаграммы с основными линиями по горизонтали

Отображение и скрытие легенды

Обычно Excel отображает легенду в правой части диаграммы, однако можно выбрать для нее какое-либо другое место или вообще отказаться от ее отображения. Для этой цели следует использовать вкладку «Легенда» третьего диалогового мастера диаграмм. На вкладке «Легенда» можно выбрать одно из пяти стандартных мест размещения легенды: внизу, в правом верхнем углу, вверху справа и слева. На самом деле разместить легенду можно где необходимо: после того как диаграмма будет создана, можно при помощи мыши переместить легенду так, как требуется.

Подписи данных

Мастер диаграмм позволяет связывать с отметками данных самые разные виды меток. Например, напротив каждого из секторов диаграмм типов «Круговая» и «Кольцевая» можно разместить их относительный размер в процентах, абсолютное значение или и то и другое. Рядом с каждым столбцом гистограммы можно разместить соответствующее числовое значение, текст метки на оси категорий и т. п. То же самое можно выполнить в отношении точек диаграммы типа «График». По умолчанию Excel не отображает никаких дополнительных подписей. Чтобы добавить их, необходимо перейти на вкладку «Подписи данных» третьего окна мастера. Эта вкладка показана на рис. 10.7.

Рис. 10.7 Закладка «Подписи данных»

Как видно на этом рисунке, мастер диаграмм не позволяет использовать в качестве подписей какой-либо текст, за исключением текста меток оси категорий. Можно использовать какой-либо другой текст, однако процесс его размещения на диаграмме может оказаться достаточно трудоемким.

Добавление таблицы данных

Вы можете включить в состав диаграммы таблицу отображаемых значений, однако это возможно не для всех типов диаграмм. Таблица данных – это всего лишь таблица, содержащая значения, на основе которых построена диаграмма. Чтобы включить в состав диаграммы таблицу значений, необходимо перейти на вкладку «Таблица данных» третьего диалогового окна мастера диаграмм.

В состав таблицы для удобства можно добавить напротив каждой последовательности данных соответствующий ключ легенды. Ключ легенды – это цвет и стиль маркера, используемый для отображения на диаграмме значений из некоторой последовательности данных.

Этап 4. Размещение диаграммы

Excel позволяет создать новую диаграмму либо в виде объекта, размещенного непосредственно на рабочем листе таблицы, либо на отдельном специальном листе. Выбор можно сделать при помощи четвертого, последнего диалогового окна мастера грамм, но всегда можно изменить свое решение. Для этого достаточно правой кнопкой мыши щелкнуть на диаграмме и в появившемся меню выбрать пункт «Размещение».