Документы

Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имею­щих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов от­ражаются и платежи с расчетного счета, и операции но кассе, и кад­ровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные со­бытия.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное коли­чество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так да­лее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описы­ваются в конфигурации.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа созда­ется форма ввода — экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, ус­ловия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Система автоматически поддерживает журналы перекрестных ссылок но документам.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. Все документы (вне зависимо­сти от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий — так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность доку­ментов определяется их временем, при этом время документа явля­ется не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты. Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной — информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу — информацию о сотруднике, оклад, другие сведе­ния. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свой­ством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтер­ский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отра­зив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержа­щуюся в документе.

Журналы документов

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному жур­налу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобст­ва просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу.

Для журнала может быть описано несколько форм его визуально­го представления.

В системе 1С:Предприятие журналы являются средством для ра­боты с документами. Работая с журналом, пользователь может вво­дить документы, просматривать их, редактировать и удалять. Жур­налы позволяют группировать документы для просмотра и быстрого доступа к ним.

Конфигуратор позволяет создавать любое необходимое число журналов.

Все журналы в системе 1С:Предприятие можно подразделить на несколько типов, отличающихся друг от друга способами создания и функциональными возможностями. Однако, в журнале любого типа можно работать с документами — вводить, просматривать, редакти­ровать и так далее.

Обычный журнал — основное средство для работы с документами. При создании документа в Конфигураторе можно указать, в каком журнале будет осуществляться работа с документами этого вида при использовании конфигурации. Один обычный журнал может быть назначен одновременно нескольким видам документов, но докумен­ты одного вида всегда будут доступны только в одном обычном журнале.

В дальнейшем под словом «журнал» будет пониматься обычный журнал, а для обозначения журналов прочих типов будет использо­ваться соответствующий термин.

Общий журнал позволяет работать со всеми документами. Поми­мо этого, он позволяет выполнять отбор документов но значениям их реквизитов. Такой отбор организуется при помощи общих рекви­зитов документов (см. п. «Общие реквизиты» на стр. Error: Reference source not found) и при помощи граф отбора.

Дополнительный журнал, как и обычный журнал, также позволяет работать с документами разных видов. Но, если назначение докумен­ту обычного журнала выполняется в процессе редактирования документа, то выбор документов, которые будут доступны в дополни­тельном журнале, выполняется при редактировании дополнительного журнала. В отличие от обычных журналов, документы одного вида могут быть доступны одновременно в нескольких дополнительных журналах.

Например, в процессе настройки конфигурации задачи было создано 3 обычных журнала: для приходных накладных, расходных накладных и для накладных на перемещение. Кроме этого, для удобства работы с этими документами был создан также дополнительный журнал «Складские документы», объединивший документы трех видов.

Различие между дополнительным и общим журналом можно кратко сформулировать так: дополнительный журнал служит для разделения документов по видам, а общий журнал позволяет разделять документы по значениям их реквизитов.

В дополнительном журнале нельзя выполнять отбор документов, однако, в конфигурации может быть создано необходимое число общих журналов для группировки документов в соответствии с требованиями учета и желаниями пользователей.

Журнал подчиненных документов предназначен для работы с документами, подчиненными выбранному документу.

Система 1С:Предприятие позволяет устанавливать между любы ми документами отношения подчиненности типа «один ко многим» (см. п. «Подчиненные документы» на стр. Error: Reference source not found). При работе с системой 1С:Предприятие пользователь имеет возможность открыть журнал подчиненных документов, содержащий документы, подчиненные выбранному документу.

В качестве журнала подчиненных документов может быть назначен один из общих журналов, существующих в конфигурации. Если журнал подчиненных документов не назначен, он создается системой автоматически при работе в режиме «1С:Предприятие». Автоматиче­ски создаваемый журнал подчиненных документов имеет только эк­ранную форму, которая также создается автоматически и не может настраиваться в Конфигураторе.

Полный журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в конфигурации. По своим свойствам он схож с журналом подчиненных документов.

Полным журналом может быть назначен один из общих журна­лов, существующих в конфигурации. Если полный журнал не назна­чен, он создается системой автоматически при работе в режиме «1С:Предприятие».

Перечисленные выше типы журналов могут быть созданы в про­цессе разработки конфигурации. При их создании специалист, осу­ществляющий конфигурирование, может настраивать состав колонок журнала, разрабатывать его экранное и печатное представления.

Кроме этих журналов, в системе 1С:Предприятие существует 1 системный журнал.

Журнал «Прочие» используется для работы с документами, для которых в процессе создания конфигурации не указаны конкретные журналы. В отличие от журнала подчиненных документов и полного журнала, журнал «Прочие» всегда создается автоматически и имеет только экранную форму, которая также не может настраиваться.

При создании любого журнала для него автоматически создается экранная форма в виде таблицы, содержащей графы для отображе­ния обязательных реквизитов документов — названия вида докумен­та, номера, даты и времени. Помимо этого, для журнала может быть задано произвольное количество дополнительных граф для отобра­жения значений любых других реквизитов документов из числа дос­тупных в этом в журнале.

Журналы документов в системе 1С:Предприятие предоставляют пользователю развитые средства для работы с документами. Помимо операций, уже упоминавшихся выше, пользователь может искать любой документ в журнале по содержимому граф, выполнять поиск документов но их номерам.