13.1.5. Требования к оформлению электронной информации о ходе, итогах исполнения документов (поручений), правовых актов

13.1.5.1. Электронный документ (поручение), электронная информация о ходе, итогах исполнения документа (поручения), правового акта с электронной цифровой подписью подлежит принятию к исполнению наравне с документом, подписанным на бумажном носителе.

Электронная информация о ходе, итогах исполнения документа (поручения), правового акта принимается контрольным управлением к рассмотрению после проверки подлинности электронных цифровых подписей руководителей.

Подлинность электронной цифровой подписи проверяется соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ее ключа. Положительным результатом данной проверки является подтверждение принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ее ключа и отсутствия искажений в электронном документе (поручении), электронной информации о ходе, итогах исполнения документа (поручения), правового акта, подписанных с ее использованием.

13.1.5.2. Электронная информация о ходе, итогах исполнения документа (поручения), правового акта формируется исполнителями и направляется на согласование в системе электронного документооборота. После электронного подписания (с использованием электронной цифровой подписи) руководителями структурных подразделений Исполнительного комитета, предприятий, учреждений, организаций и внесения соответствующих резолюций ответственным за контроль исполнения документа (поручения), правового акта в целом она поступает в контрольное управление.

13.1.5.3. Структурные подразделения Исполнительного комитета, предприятия, учреждения, организации - исполнители:

- формируют в системе электронного документооборота электронную информацию о ходе, итогах исполнения документа (поручения), правового акта с мотивированной просьбой об установлении нового срока его исполнения либо снятии его с контроля;

- направляют электронную информацию в системе электронного документооборота для подписания ответственному за контроль исполнения документа (поручения), правового акта в целом, после подписания (с использованием электронной цифровой подписи) - в контрольное управление.

13.1.5.4. Если исполнение документа (поручения) возложено на двух и более исполнителей, то каждый из них не позднее чем за три дня до истечения контрольного срока направляет в системе электронного документооборота подготовленные в связи с его исполнением материалы ответственному за контроль исполнения документа (поручения) в целом (указанному в контрольной карточке первым) для обобщения соответствующей информации.

13.1.5.5. Электронная информация о ходе, итогах исполнения решения, содержащегося в отдельном пункте правового акта Исполнительного комитета, должна быть направлена исполнителем в системе электронного документооборота ответственному за контроль исполнения правового акта в целом для согласования не позднее чем за три дня до истечения контрольного срока.

13.1.5.6. Для исполнения каждого документа (поручения), правового акта по мере необходимости исполнители формируют накопительные папки, которые должны содержать:

- план организационно-технических мероприятий по исполнению;

- информацию о ходе исполнения;

- итоговую информацию об исполнении;

- сведения о передаче итоговой информации об исполнении руководителями структурных подразделений Исполнительного комитета, предприятий, учреждений, организаций в контрольное управление для снятия его с контроля.

13.1.5.7. Электронная информация, формируемая исполнителем для снятия с контроля или установления нового контрольного срока исполнения документа (поручения), правового акта Исполнительного комитета или решений, содержащихся в его отдельных пунктах (далее – электронная информация для снятия с контроля или установления нового контрольного срока), должна включать в себя:

- краткий отчет о проделанной работе и предложение о снятии с контроля;

- причины неисполнения или неполного исполнения в установленный контрольный срок, мотивированные предложения об установлении нового контрольного срока (в соответствующих случаях).

В электронной информации для снятия с контроля или установления нового контрольного срока должны быть указаны инициалы, фамилия исполнителя, непосредственно ее подготовившего, его должность, отдел (сектор), в котором он работает, служебный телефон, а также дата подготовки информации. Электронная информация для снятия с контроля или установления нового контрольного срока должна быть подписана исполнителем с использованием электронной цифровой подписи и направлена в системе электронного документооборота на согласование снятия с контроля («Закрытие») или установления нового контрольного срока («Продление») в порядке, изложенном в приложении №15.

К электронной информации для снятия с контроля или установления нового контрольного срока должны быть прикреплены в системе электронного документооборота копии всех документов, ссылки на которые содержатся в графе «Отметка об исполнении».

При подготовке электронной информации для снятия с контроля при необходимости рекомендуется проводить проверку исполнения документа (поручения), правового акта Исполнительного комитета или решений, содержащихся в его отдельных пунктах, непосредственно на месте нахождения объекта проверки и отражать данный факт в информации для снятия с контроля (инициалы, фамилия проверяющего, результат проверки). Электронная информация для снятия с контроля или установления нового контрольного срока должна быть адресована ответственному за контроль исполнения документа (поручения), правового акта Исполнительного комитета или решений, содержащихся в его отдельных пунктах, в целом, и начальнику контрольного управления.

Электронная информация для снятия с контроля или установления нового контрольного срока должна быть подписана в системе электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи первым заместителем, заместителем Руководителя Исполнительного комитета, руководителем Аппарата Исполнительного комитета, руководителем структурного подразделения Исполнительного комитета, предприятия, учреждения, организации либо лицами, исполняющими их обязанности.

Если у лиц, исполняющих обязанности вышеуказанных должностных лиц, отсутствует сертификат ключа электронной цифровой подписи, информация об исполнении документа (поручения), правового акта Исполнительного комитета или решений, содержащихся в его отдельных пунктах, готовится на бумажном носителе, подписывается вышеуказанными лицами, сканируется, прикрепляется к документу и направляется на согласование в системе электронного документооборота в порядке, изложенном в приложении №15.

При отсутствии возможности сканирования информация об исполнении документа (поручения), правового акта Исполнительного комитета или решений, содержащихся в его отдельных пунктах, с оригиналом подписи вышеуказанных должностных лиц представляется на бумажном носителе в контрольное управление и одновременно направляется на согласование в системе электронного документооборота в порядке, изложенном в приложении №15.

13.1.5.8. При возврате документа (поручения) Мэром города Казани, Руководителем Исполнительного комитета на доработку срок его исполнения продлевается не более чем на три дня, если не установлен иной срок.

13.1.5.9. При возврате контрольным управлением информации о ходе, итогах исполнения документа (поручения), правового акта Исполнительного комитета или решений, содержащихся в его отдельных пунктах, на доработку по причинам неполноты, некорректности, нарушения требований к оформлению документов, установленных настоящим Служебным регламентом, Типовой инструкцией по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете, исполнитель после внесения в документ необходимых изменений повторно направляет его на согласование в системе электронного документооборота в порядке, изложенном в приложении №15.

13.1.5.10. При получении в системе электронного документооборота документа (поручения) Мэра города Казани, Руководителя Исполнительного комитета, первого заместителя, заместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя Аппарата Исполнительного комитета, адресованного исполнителям с резолюциями «Для сведения», «Для руководства», помощники, референты данных должностных лиц, а также сотрудники, ответственные за контроль исполнения их поручений в структурных подразделениях Исполнительного комитета, на предприятиях, в учреждениях, организациях, направляют в системе электронного документооборота информацию вышеуказанным должностным лицам с резолюциями «К сведению принято», «К руководству принято» для подписания с использованием электронной цифровой подписи, после подписания – на согласование в порядке, изложенном в приложении №15, и далее – в контрольное управление.