12.2.3. Использование бланков, печатей, штампов

12.2.3.1. Гербовые бланки Исполнительного комитета, Руководителя Исполнительного комитета, его первых заместителей, заместителей, руководителя Аппарата Исполнительного комитета (далее – гербовые бланки), утвержденные распоряжением Руководителя Исполнительного комитета от 13.02.2009 №164р, изготавливаются исключительно типографским способом. Использование гербовых бланков, изготовленных посредством компьютерной и копировально-множительной техники, не допускается.

12.2.3.2. Гербовые бланки Мэра города Казани хранятся, учитываются и выдаются в общем отделе Казанской городской Думы.

12.2.3.3. Гербовые бланки писем хранятся в отделе документооборота управления делопроизводства и подлежат учету в системе электронного документооборота («Коммутатор»: «Бланки»): при этом указываются наименование структурного подразделения, краткие сведения об ответственном сотруднике (Ф.И.О., должность), вид и номер гербового бланка.

Гербовые бланки писем выдаются отделом документооборота управления делопроизводства ответственным сотрудникам структурных подразделений Исполнительного комитета, помощникам, референтам Руководителя Исполнительного комитета, его первых заместителей, заместителей, руководителя Аппарата Исполнительного комитета ежедневно с 14.00 до 16.00.

Контролирует наличие неиспользованных гербовых бланков писем в структурных подразделениях Исполнительного комитета, у помощников, референтов вышеуказанных должностных лиц и внесение информации об их использовании отдел документооборота управления делопроизводства. Если в данных инстанциях имеется свыше 30 неиспользованных гербовых бланков одного вида, дополнительно они не выдаются.

Ответственные сотрудники структурных подразделений Исполнительного комитета, помощники, референты Руководителя Исполнительного комитета, его первых заместителей, заместителей и руководителя Аппарата Исполнительного комитета вносят информацию об использовании либо порче гербовых бланков писем в систему электронного документооборота («Коммутатор»: «Бланки»).

Испорченные гербовые бланки писем подлежат возврату в отдел документооборота управления делопроизводства.

12.2.3.4. Гербовые бланки постановлений и распоряжений нумеруются, хранятся в протокольном секторе управления делопроизводства.

Гербовые бланки постановлений и распоряжений выдаются под запись (подпись) в журналах учета их выдачи после согласования соответствующих проектов документов.

Учет использования или порчи гербовых бланков постановлений и распоряжений ведется протокольным сектором управления делопроизводства.

Испорченные гербовые бланки списываются по акту.

12.2.3.5. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться предприятиям, учреждениям, организациям, их представителям, частным лицам.

12.2.3.6. В структурных подразделениях Исполнительного комитета используются служебные бланки установленного образца. Документы, распечатанные на данных бланках, подписывают их руководители (заместители руководителей), а также другие сотрудники, наделенные правом соответствующей подписи.

12.2.3.7. В делопроизводстве Исполнительного комитета используются печати и штампы.

Печать представляет собой устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.

Штампом является устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и т.д.

12.2.3.8. Гербовая печать Исполнительного комитета утверждена постановлением Руководителя Исполнительного комитета от 31.01.2008 №171р «О гербовой печати Исполнительного комитета муниципального образования города Казани» и используется для заверения на документах оригиналов подписей исключительно Руководителя Исполнительного комитета, его первых заместителей, заместителей, руководителя Аппарата.

12.2.3.9. Кроме гербовой печати в Исполнительном комитете города могут использоваться печати его структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов, металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати и штампы структурных подразделений Исполнительного комитета используются для удостоверения на документах подлинности подписи их руководителей, заверения копий документов.

12.2.3.10. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Организацию изготовления, учет, выдачу печатей и штампов обеспечивает управление делами.

Структурные подразделения Исполнительного комитета представляют в управление делами заявки на изготовление печатей и штампов и их эскизы.

Изготовленные печати и штампы регистрируются в журнале их учета и выдачи и выдаются в управлении делами под запись (подпись) в данном журнале с проставлением оттисков.

12.2.3.11. Гербовая печать Исполнительного комитета хранится в сейфе управления делопроизводства, печати структурных подразделений Исполнительного комитета, штампы хранятся в надежно запираемых шкафах в соответствующих структурных подразделениях.

12.2.3.12. Печати и штампы, пришедшие в негодность или утратившие значение, подлежат возврату в управление делами под запись (подпись) в журнале их учета и выдачи с проставлением оттисков.

Уничтожение печатей и штампов, пришедших в негодность или утративших значение, производится управлением делами.