Системы качества. Лекция 6. Управление документацией.

Традиционно в нашей стране управление документацией ос­новывается на Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88; приказ Главархива СССР от 25 мая 1988г. № 33). Излагаемый подход базируется на опыте, вопло­щенном в ГСДОУ, и модифицирует этот опыт на основе идей ме­неджмента качества. В соответствии с терминологией стандар­тов серии IS0 9000:2000 далее использованы термины и поня­тия, приведенные в таблице 1.

Таблица 1.

Основные термины и понятия.

Термин	Определение
Документ	Информация и средства ее поддержки (носитель, идентификаторы, средства защиты). Необходимо подчеркнуть, что в соответствии c п. 4.2. IS0 9000:2000«Требования к документации» документы могут быть в любой форме или на любом типе носителя и что в п. 3:7.2.IS0 9000:2000 для определения «документ». Даны следующие примеры: бумага; магнитный носитель; электронный или оптический компьютерный диск; фотография; типовая форма.
Процедура	Точно определенный способ выполнения какой-либо деятельности или процесса. П р и м е ч а н и е: процедура может быть документированной и недокумен­тированной
Руководство по качеству	Документ, подробно описывающий систему менеджмента качества какой-либо организации
План по качеству	Документ, точно определяющий, какие процедуры и связанные с ними ре­сурсы должны быть применены, кем и когда по отношению к точно указанному проекту, продукту, процессу или контрактy.
Записи	Документ, констатирующий достигнутые результаты или обеспечивающий доказательства выполнения какого-либо вида деятельности
Спецификация	Документ, устанавливающий требования
Цель существования документа	В руководстве ИСО - IS0/ТС176/SC2/N525R указываются некоторые из главных целей по отношению к документации организации: 1. Информационная связь - как инструмент для передачи информации и связи. Вид, объем и существование документации будут зависеть от характера продук­ции и процессов организации, степени формализации систем связи, квалифика­ционного уровня связей в организации и организационной культуры. 2. Подтверждение соответствия - обеспечение доказательств того, что то, что было запланировано, было действительно сделано. 3. Участие в совместном владении знаниями - чтобы распространять и со­хранять приобретенный опыт организации. Типичный пример – техническая спецификация, которая может быть использована как база для проектирования и разработки новой продукции
Потребитель документа	Физическое или юридическое лицо, использующее документ для перечис­ленных выше целей
Документация или система документации	Организованная совокупность документов определенного классификаци­онного вида, отличающаяся от другой системы документов целями, ролью на предприятии, особенностями жизненного цикла, установленными стандартами оформления
Жизненный цикл	Стадии существования документа
Документооборот	В широком смысле - сеть процессов жизненного цикла документов организации: В узком смысле - процесс, включающий подпроцессы обработки докумен­та на рабочих местах, подпроцессы передачи документов от одного рабоче­го места к другому, подпроцессы рождения исходящего документа в ответ на входящий.

К целям управления документацией можно прибавить следующие:

• Минимизация деятельности и, как следствие, снижение расходов;

• Сохранение и анализ информации, что обеспечивает конкурентоспособность, а учет прошлых ошибок предотвращает их повторное появление;

• Сокращение времени и повышение точности обработки информации, что должно привести к улучшению управляемости.

Указанные выше цели в значительной степени противоречат друг другу. И их взаимное решение – это нахождение своего рода компромисса при структурировании системы управления организации. Так минимизация деятельности предполагает, с одной стороны, формализацию наиболее рационального выполнения процессов в организации, а с другой стороны, минимизацию самой системы документации, для снижения затрат на поддержание её жизненного цикла. Критерии существования определяются стратегией в области документооборота - установленными целями и критериями их достижения. Ряд организаций подходит к документу как к "необходимому злу", то есть если без документа можно обойтись, без него нужно обходиться. Практика внедрения систем менеджмен­та качества показывает, что за исключением обязательных доку­ментов к необходимости создания документов можно подходить следующим образом: если персоналу однозначно ясно содер­жание его действий, то в документировании этих действий нет необходимости. Принятие решения требует проверки (эту про­верку обязательно проведут и аудиторы при сертификации): на выбор опрашивают З-5 сотрудников о порядке выполнения процесса, если ответы четкие, убедительные и совпадают, то, следовательно, персоналу однозначно ясно. Если нет, то либо исполнители, либо их непосредственное руководство должны инициировать разработку документа. Однако, даже если персо­налу однозначно ясно содержание его действий, процессы мо­гут быть задокументированы с целью сохранения приобретенно­го опыта. Инициатором в этом случае должна была бы выступить служба качества, то есть служба, в задачи которой входит мето­дическое, методологическое, организационное и т.п. сопровож­дение работ в области качества.

Поскольку документ может рассматриваться как разновидность интеллектуальной продукции, управление документооборо­том может строиться в соответствии с моделью IS0 9001:2000 и включать следующие моменты:

• определение стратегии в области документооборота и оп­ределение целей, измеримых критериев достижения целей;

• управление продуктом (документом) – установление требований к содержанию и оформлению документа (шаблоны), нормоконтроль (контроль соответствия установленным требованиям);

• управление процессом ЖЦ документов (обеспечение идентификации и прослеживаемости, обеспечение ин­формационной безопасности, управление разработкой, анализом и утверждением, управление изменениями, управление конфигурацией, управление несоответствия­ми, управление рассылкой, обработкой, хранением, ар­хивированием, утилизацией);

• управление тенденциями (сбор, обработка и анализ дан­ных о результатах нормоконтроля, несоответствиях, ре­зультативности документов, соответствия измеренных па­раметров процесса установленным в стратегии, включая данные о ресурсах, которые потребовал процесс доку­ментооборота, разработка и проведение корректирую­щих и предупреждающих действий).

К задачам управления документацией следует отнести реа­лизацию процессного подхода к деятельности организации, т.е. требования к документу определяются конкретным (как правило, регламентируемым) процессом и требованиями к ка­честву для данного процесса. Следовательно, задача управле­ния документацией начинается с идентификации и классифика­ции сети процессов организации и классификации на их основе документов организации. Типовая классификация до­кументов по назначению привeдена на рис. 1, классифика­ция по стадии жизненного циклa документа - на рис. 2. Сле­дует также установить классификацию по конфиденциальности и т.д, и т.п. В соответствии c подходом менеджмента качества документами на сoвременном этапе необходимо управлять на основе принципов, изложенных в таблице 2.

Рис 1. Пример классификации документов по назначению