Глава 1 Теоретические основы процедуры экспертизы ценности документов

1.1 Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов

Документы любой организации с течением времени приобретают статус ретроспективных документов, т.е. таких, которые должны отправляться на хранение в архив. Согласно «Основным правилам работы архивов организаций»¹, принятых Коллегией Росархива от 06.02.2002 г., документы организаций относят к Архивному фонду Российской Федерации по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности и с применением критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

К группе критериев происхождения относят: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значение выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

На основе критерия роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (или значение учреждении в жизни общества) определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объёме (ценная документация), либо выборочно (решается вопрос о формах выборочного приёма), либо вообще не поступают на хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе².

Под критерием время образования документа, по мнению Е.В.Алексеевой, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова¹, понимается наличие так называемой запретной даты. Согласно ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»², запретная дата документа – дата, означающая, что документы, возникшие ранее её, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат. Запретная даты была введена, чтобы оградить документы от уничтожения. Таким образом, документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. К тому же, уничтожению не подлежат личные дела и документы биографического характера, завершённые в делопроизводстве по 1945 г. включительно.

Наконец, критерий место образования документов означает тщательное изучение материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

К группе критериев содержания относят: значимость события (явления), отражённого в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

На основе критерия значимость события (явления), отражённого в документе, документы, по мнению Е.В.Алексеевой, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова³, делят на три группы:

1) документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

2) документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

3) документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы необходимо учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Срок хранения таких документов, как правило, 75 лет.

Критерий значение, имеющейся в документе информации (или целевое назначение), а также вид и разновидность документа применяются во взаимосвязи с критерием значение информации, т.к. предполагает определение содержательной стороны документы.

Критерий повторяемость информации используется в ЭЦД, поскольку «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах»¹.

Заметим, что Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьев, Е.М. Бурова² критерий подлинность относят к группе критериев внешних особенностей, тогда как в «Основных правилах...»³ данный критерий принадлежит группе критериев по содержанию.

Наконец, к группе критериев внешней особенности относят: форму фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документов не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х, поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

Однако прежде, чем решать задачи отправления документов в соответствующие архивы, необходимо провести экспертизу ценности документов (ЭЦД). Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение.

Следует сказать, что передача документов на временное или же на постоянное хранение обязательно должна основываться на каких-либо правовых и нормативных документах. Так, согласно «Основным правилам…»¹, экспертиза ценности документов проводится на основе следующих документов:

1) действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

2) типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

3) нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Отметим, что в связи с тем, что многие организации и предприятия на сегодняшний день начинают переход на электронный документооборот, требуется соответствующее законодательное урегулирование, которое бы обеспечивало отбор и хранение документов в электронном виде. На этот случай в законодательстве отдельной статьей прописана процедура отбора электронных документов на архивное хранение.

Данная процедура осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

ЭЦД проводится поэтапно. На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно со службой делопроизводства определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Сам же перечень утверждается экспертной комиссией.

Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях, что означает «применение в комплексе системы общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершённость) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение» ¹.

При приёме электронных документов на архивное хранение организация и архив должны заключать соответствующие договоры, в которых оговариваются следующие условия или факторы:

1) ограничения на приём электронных документов;

2) стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приёме в архив;

3) наличие необходимой сопроводительной документации;

4) соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов;

5) затраты на обеспечение хранения¹.