Проміжні підсумки та зведені таблиці
План
1. Проміжні підсумки.
2. Зведені таблиці.
3. Консолідація даних.
4. Умовне форматування.
Зведена таблиця – це таблиця, за допомогою якої користувач узагальнює та аналізує дані з кількох або однієї електронної таблиці.
Дані для її створення можуть розміщуватись в списку на одному робочому аркуші, на кількох робочих аркушах, в іншій зведеній таблиці або взагалі зберігатись в зовнішньому середовищі даних. Використовувати зведені таблиці доцільно в тому випадку, коли частина даних у списку повторюється, що дає змогу їх групувати, тобто підводити певні підсумки.
Щоб створити зведену таблицю, треба в меню Дані вибрати Зведена таблиця. При цьому активізується Майстер зведених таблиць.
1-й етап роботи Майстра
1. Обрання джерела даних (це може бути список або робочий аркуш MS Excel, джерело зовнішніх даних (наприклад таблиця текстового процесора), декілька діапазонів комірок).
2. Призначення типу створюваного звіту (лише зведена таблиця або зведена таблиця разом зі зведеною діаграмою).
2-й етап роботи Майстра
Введення діапазону комірок, в якому розміщено дані для узагальнення.
3-й етап роботи Майстра
Призначення розміщення зведеної таблиці (на новому аркуші, який створюватиметься автоматично, або на наявному аркуші робочої книги).
У результаті роботи Майстра створюється порожня зведена таблиця, для якої потрібно визначити вигляд. Зведену таблицю умовно поділено на чотири області: область рядків (розміщуються назви стовпців початкового списку);
область стовпців (розміщуються поля початкового списку таблиці);
область сторінки (треба розмістити поле початкового списку, за яким фільтруються дані);
область даних (можуть розміщуватись лише поля з числовими значеннями, тобто в цій області розміщують назви стовпців, з даними яких проводять обчислення).
Щоб виконати розміщення полів списку в областях зведеної таблиці, використовується метод перетягування.
Єдиний недолік зведених таблиць – відсутність автоматичного оновлення в разі зміни даних у початковому списку.
Консолідація даних
Ця команда створює таблицю на основі даних, які знаходяться в різних діапазонах одного чи декількох аркушів. Наприклад, якщо задано декілька аркушів із квартальними звітами різних підрозділів, команда консолідації дозволяє створити загальний звіт для усіх підрозділів на окремому аркуші.
При консолідації можна використовувати такі ж функції, що і при використанні команди Підсумки, а саме, знаходити суму, кількість середнє, максимальне, мінімальне значення та інші величини.
Консолідація даних передбачає можливість встановлення зв’язку з усіма вхідними даними. Це дозволяє при внесенні змін у вхідні діапазони даних, автоматично їх переглядати у консолідованій таблиці.
Консолідувати можна дані за розміщенням або за категоріями.
Для консолідації даних потрібно:
Поставити курсор у верхню ліву комірку ділянки, призначеної для виводу результату;
Виконати команду Дані Консолідація задати функцію;
У полі Посилання ввести першу частину початкових даних і натиснути кнопку Додати. Аналогічно задаються інші частини даних.
Для визначення імен даних можна встановити опцію Значення лівого стовпця або Підписи верхнього рядка;
Встановити опцію Створити зв’язки з вихідними даними.