4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).
Документ — засіб фіксації певним чином інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини, що мають юридичну силу.
Класифікація документів:
1. За найменуванням: заява, довідка, акт, протокол.
2. За стадіями створення: оригінали; копія.
3. За способом фіксації: письмові, графічні, кіно-документи.
4. За формою:
— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності;
— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);
— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації.
5. За ступенем складності: прості — відображають одне питання, факт; складні — відображають два й більше питань, фактів.
6. За походженням: внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами.
7. За терміном виконання: термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо; дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання; нетермінові — виконуються в порядку загальної черги.
8. За ступенем гласності: звичайні (несекретні) — для загального користування; для службового користування (ДСК); таємні; цілком таємні.
9. За юридичною силою: дійсні; недійсні.
10. За технікою відтворення: рукописні; відтворені механічним способом.
11. За терміном зберігання: тимчасового зберігання (до 10 років); тривалого зберігання (понад 10 років); постійного зберігання.
12. За напрямком: вхідні (надходять до установи); вихідні (адресовані за межі установи).
13. За спеціалізацією: документи щодо особового складу, обліково-фінансові, довідково-інформаційні.
Оформлення документа:
Поля: Зліва – 30мл, справа – 10мл, згори,знизу – 20мл.
Вимоги до тексту:
1.Об’єктивність.
2.Повнота інформації.
3.Стандартизація мови.
4.Лаконічність викладу.
5.Переконливість викладу.
Телефонна розмова. Етапи. Культура мовлення.
Телефонна розмова — один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:
· співрозмовники не бачать один одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомогою міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);
· обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);
· наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, погана чутність).
Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.
Етапи підготовки і проведення службової телефонної розмови.
Докомунікативний етап
1.Визначення дня, часу, теми розмови
2.Складання плану, підготовка необхідних даних
Комунікативний етап
1.Взаємні представлення
2.Уведення співрозмовника в курс справи
3.Обговорення ситуацій
4.Заключне слово
Посткомунікативний етап
Короткий запис змісту розмови з указівкою даних абонента
Тривалість діалогу по телефону звичайно-5-6 хвилин. За цей час проводиться представлення співрозмовників, введення в курс справи, обговорення питання і висновок. Головні вимоги до змісту службової телефонної розмови - стислість, насиченість інформацією, логічність, дружній характер.
Правила ведення ділової телефонної розмови.
1)Раціонально знімати трубку при будь-якому дзвінку. Найкраще після першого дзвінка.
2)У діловому спілкуванні варто відмовитися від нейтральних відкликань і замінити їх інформативними.
3)Той, хто дзвонить на початку розмови називає свою фірму і вітається.
4)Якщо абонент забув представитися, то чемно поцікавтеся його ім'ям, назвою організації; потім продовжують діалог.
5)Не можна зберігати мовчання під час телефонної розмови – треба підтримувати контакт за допомогою коротких фраз: «Так», «Я Вас зрозумів», «Добре» ...
6)Прощаючись, дякують за розмову , завіряють, що раді дзвінку, особистій зустрічі, бажають усього найкращого .
7)Якщо ви дуже зайняті, а телефонний співрозмовник затягує розмову, то залишається один вихід - вибачитися, перенести обговорення на наступний раз. Якщо при бесіді з відвідувачем дзвонить телефон, варто попросити абонента почекати, не вішаючи трубку чи попросити передзвонити через 15 хвилин.
8)Якщо телефон механічно відключиться, то номер знову набирає ініціатор розмови.
9) Черговий чи посадова особа в організації, на підприємстві у випадку відсутності людини, якій телефонували , повинен порадити подзвонити повторно, запропонувати передати доручення чи зробити яку-небудь іншу послугу.
Скорочення. Типи скорочень. Стандартні скорочення.
Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, під час укладання ділових паперів на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582 - 97), що чинний від 1998 року.
Види скорочень
Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні й локальні.
До загальновживаних, які використовуються в більшості видів літератури, належать скорочення:
а) після переліків;
б) перед іменами та прізвищами;
в) перед географічними назвами;
г) при цифрах;
д) при посиланнях.
До спеціальних належать скорочення в бібліографічних описах. Подані українською мовою, вони повинні відповідати останньому Держстандартові України, а подані російською, англійською та ін. європейськими мовами – стандартам ГОСТ 7.12-93 та ГОСТ 7. 11-78.
Офіційно-діловий стиль та його характеристика. Найважливіші ознаки.
Офіційно-діловий стиль — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою літературності.
Ознаки офіційно-ділового мовного стилю
1. Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу фактів, документальність, об’єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову.
2. Даний стиль відзначається суворими вимогами до лексики й фразеології (широке використання професійної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб’єктивної оцінки тощо).
3. Діловий текст характеризується як рівнем стандартизації мови (вживання усталених словесних формул, значна частота повтору слів, зворотів, конструкцій), так і своєрідністю синтаксису (прямий порядок слів: підмет — перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення — перед означуваним; додаток — після керуючого слова; обставинні слова — якомога ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення тощо).
4. Високий ступінь одноманітності, стандарту форми, сувора регламентація розміщення та будови тексту.
Підстилі
1.Законодавчий — використовується в законотворчій сфері у вигляді Конституції, законів, указів, статутів, постанов тощо.
2.Дипломатичний — використовується в сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у вигляді договорів, конвенцій, протоколів, заяв тощо.
3.Юридичний — використовується в юриспруденції у вигляді актів, позовних заяв, протоколів, постанов, запитів, повідомлень тощо.
4.Адміністративно-канцелярський — використовується в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві у вигляді офіційної кореспонденції, договорів, контрактів, заяв, автобіографій, доручень тощо.
Як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його підстилі мають власну сферу застосування, межі якої визначаються метою й умовами ділового спілкування. Вони виступають засобом функціонування взаємозв’язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).
Стиль – це добір мовних засобів, у будь-якій сфері людської діяльності, відповідно до мети та завдань спілкування.
Основні параметри функціональних стилів: сфера вживання, призначення, жанри реалізації, позамовні ознаки, власне мовні особливості, підстилі.
Стиль мовний – це різновид літературної мови, який використовується у певному суспільному аспекті життя людей.
У сучасній літературній мові визначають такі стилі та підстилі:
1. Науковий: власне науковий; науково-навчальний; науково-популярний.
2. Офіційно-діловий: законодавчий; адміністративний; канцелярський; дипломатичний.
3. Художній: епічний; ліричний; драматичний; комбінований.
4. Публіцистичний: стиль засобів масової інформації (ЗМІ); художньо-публіцистичний; науково-публіцистичний.
5. Розмовний: побутовий; світський.
6. Конфесійний (релігійний): стиль проповіді; стиль богослужбових книг.