8.2 Комп’ютеризація зовнішнього аудиту

Комп’ютерна система зовнішнього аудиту (КСЗА), як і будь-яка інформаційна система, орієнтована на використання в процесах оброблення інформації обчислювальної техніки, складається з функціональної та забезпечувальної частин.

Функціональна частина – це сукупність задач, методик, методів і способів виконання зовнішнього аудиту, які відображені в інформаційних і математичних моделях, стандартах, нормах і т. ін.

Забезпечувальна частина створює умови для організації і впровадження процесу автоматизації зовнішнього аудиту. Вона складається з інформаційного, технічного, програмного (математичного), правового, методичного, організаційного, лінгвістичного та ергономічного видів забезпечення. Склад забезпечувальної частини, як правило, однорідний, що дає змогу реалізувати принцип сумісності різних інформаційних систем у процесі їхнього функціонування. Тому зосередимо увагу на функціональній частині КСЗА.

Відповідно до національних стандартів у сфері автоматизації процесів управління будь-яка комп’ютерна система складається із компонент (підсистем) або комплексів задач, які виокремлюються за певними ознаками.

У комп’ютерній системі зовнішнього аудиту як такі ознаки можна розглядати його функції (контрольно-ревізійна, оціночно-консультаційна, консультативно-прогнозна і т. ін.) та дільниці (обліковий персонал, система обліку, дільниця обліку, звітна документація, керівництво і т. ін.). Зокрема у [8] пропонується в комп’ютерних системах зовнішнього аудиту розв’язувати такі комплекси задач:

• «Адміністрація»;

• «Персонал»;

• «Звітність (Звіти)»;

• «Консультації».

Кожний комплекс, у свою чергу, складається із задач, під якими розуміється формалізована сукупність автоматичних дій, виконання яких веде до формування і видачі аудиторських документів (висновків). Розглянемо склад і призначення комплексів.

Комплекс Адміністрація призначено для автоматизації функцій оцінювання ефективності дій керівництва при визначенні стратегії фінансово-господарської діяльності та управлінських рішень у звітному періоді. Як правило, до його складу входять такі задачі:

• аудит гнучкості стратегії розвитку і дивідендної політики;

• аудит стратегії позичених коштів;

• аудит фінансової стійкості (міцності);

• аудит платоспроможності;

• аудит ділової активності;

• комплексний аудиторський аналіз.

Інформація для розв’язування задач міститься у фінансовій та податковій звітності, до якої належать: фінансовий звіт (баланс) підприємства – форма № 1, звіт про фінансові результати – форма № 2, додатки до фінансового звіту. Форми звітів наведено в додатках 8—10.

Кожна із зазначених задач оцінює один бік діяльності об’єкта, тому має власний критерій, який визначається самим аудитором або замовляється клієнтом. Оцінювання може здійснюватися шляхом порівняння управлінських рішень, які приймались у звіт­ному періоді, і рішень, які є оптимальними за критеріями функціонування певної системи управління. Якщо різниця між ними не перевищує встановленої норми (наприклад, 5—10 % [8]), то дії адміністрації визнаються задовільними.

Задачі такого комплексу інформаційно не зв’язані, тому вони можуть вирішуватись у будь-якій послідовності. Але до результатів розв’язання треба ставитися обачливо, оскільки вони характеризують стан підприємства лише з одного боку, а навіть найоптимальніші значення показників, отриманих при розв’язуванні локальної задачі, в певних фінансових ситуаціях можуть негатив­но вплинути на інші показники.

Якщо аудитора не влаштовує система локальних оцінок, він може побудувати систему рівнянь, в яких відображуються статистичні залежності між економічними показниками. Але такі залежності коректні лише тоді, коли вони розроблені для конкретного підприємства чи групи однорідних підприємств. Метод побудови статистичних залежностей розглянуто у [8].

Комплекс Персонал призначено для оцінювання існуючої на об’єкті системи обліку фінансово-господарських операцій, а також виявлення навмисних чи випадкових помилок обліковців, тобто для незалежної перевірки правильності використання плану бухгал­терських рахунків, своєчасності і правильності ведення облікових регістрів, відповідності даних синтетичного та аналітичного обліку даним фінансового звіту та іншим формам звітності.

До комплексу входять дві групи задач. Задачі першої групи розв’язуються з метою перевірки бухгалтерської документації, яка має відношення до того чи іншого рядка (статті) балансу чи іншого фінансового звіту підприємства. При цьому за бажанням аудитора або замовника визначаються розділи чи напрями обліку, відображені у звітності. Аналіз документації, використаної для формування певного рядка звіту, у такому разі розглядається як задача. Ці задачі розв’язуються за допомогою тестів у такій послідовності: Первинні документи  журнали-ордери  накопичувальні відомості  Головна книга  баланс (фінансовий звіт) підприємства або Первинні документи  книга обліку господарських операцій  Головна книга  баланс ( фінансовий звіт) підприємства.

Наприклад, задача «Грошові кошти та їх еквіваленти в національній валюті (рядок 230 форми № 1-м)» розв’язується так:

• перевіряється правильність оформлення та вірогідність інформації, яка міститься у звітах касирів, прибуткових і видаткових касових ордерах, виписках банків і додатках до них;

• зіставляються дані, що містяться в журналах-ордерах № 1 і № 2, відомостях № 1 і № 2 та в первинних документах;

• звіряються підсумки журналів-ордерів із відомостей з записами, зробленими за відповідний період у Головній книзі;

• звіряється сальдо на кінець звітного періоду, що міститься в Головній книзі, зі значенням, яке міститься у стовпці 4 рядка 230 Фінансового звіту № 1-м.

Задачі другої групи призначені для перевірки правильності відображення фінансово-господарських операцій по ділянках обліку. Як задачі тут виступають:

• аудит обліку основних засобів і нематеріальних активів;

• аудит обліку виробничих запасів;

• аудит обліку праці і заробітної плати;

• аудит обліку касових, банківських і валютних операцій;

• аудит обліку розрахункових операцій;

• аудит обліку витрат виробництва (обігу);

• аудит обліку фондів тощо.

Отже, аудит дій облікового персоналу і системи обліку дає змогу виявити причини виникнення помилок у звітній документації. До таких причин можна віднести:

• навмисне викривлення звітних даних у первинних документах або звітних регістрах;

• випадкові викривлення через недогляд, халатність чи незнання;

• вади системи обліку, що не враховує специфіку підприємства.

Процедура виявлення природи помилок заснована на теорії нечіткої логіки, коефіцієнтів упевненості та мір довіри. Аудиторський висновок, що при цьому складається, має містити обґрунтування виявленої причини помилок.

Комплекс «Звітність» включає задачі, які перевіряють правиль­ність формування і вірогідність звітності підприємства. До них належать:

• контроль узгодженості показників звітності;

• контроль правильності розрахунків.

Для контролю узгодженості показників звітності використовуються спеціально розроблені тестові таблиці, а також правила перевірки, стандарти і норми. Правила формуються на основі знань експертів і відображають послідовність дій аудитора під час перевірки дій облікового персоналу. Стандарти і норми містять граничні значення показників, що перевіряються (наприк­лад, ставки податків, відсотки за позички і т. ін.). Помилки можуть виникати через недогляд під час оформлення і реєстрації господарських операцій або через зумисне викривлення фактів, або через вади використовуваної системи обліку.

Контроль правильності розрахунків передбачає повторне обчислення особливо важливих показників фінансово-господарської діяльності об’єкта (наприклад, витрати, доходи, податки і т. ін.). Порівняння отриманих результатів зі звітними даними дає змогу зробити висновок щодо правильності системи обліку, яка перевіряється.

Комплекс «Консультування» призначено для визначення та обґрунтування дій адміністрації з подальшого вдосконалення системи управління. Склад задач цього комплексу визначається змістом комплексу «Адміністрація», тобто це:

• консультування зі стратегії позичених коштів;

• консультування з фінансової міцності;

• консультування з платоспроможності;

• консультування з ділової активності.

Усі задачі комплексу розв’язуються за одним правилом – спочатку треба розв’язати відповідну задачу в комплексі «Адміністрація». Далі в комплексі «Консультування» визначається оптимальне значення показника, яким цікавиться замовник, і за допомогою методу багатофакторного аналізу розраховуються показники, які впливають на основний. Проаналізувавши результати, аудитор формує висновок щодо подальших дій керівництва у напрямі поліпшення стану підприємства.

Структуру комп’ютерної системи, призначеної для розв’язу­вання розглянутих вище комплексів задач, наведено на рис. 8.2. Вона складається з восьми блоків. Напрями інформаційних потоків позначено стрілками.

Рисунок 8.2 – Система комп’ютеризації зовнішнього аудиту

Блок «Інформаційна база» містить сукупність інформаційних масивів (файлів), які відображають зміст основних фінансових звітів, таких як баланс підприємства (форма № 1), звіт про фінансові результати (форма № 2) і т. ін.

Уведення даних до бази здійснюється перед початком роботи за допомогою інструментальних засобів блока «Введення і коригування даних».

Блок «Локальний аналіз дій адміністрації і консультування» об’єднує розв’язування задач комплексів «Адміністрація» і «Консультування». Усі задачі цих комплексів незалежні, але розв’язуються на єдиній інформаційній базі.

Блок «Комплексний аналіз дій адміністрації і консультування» може функціонувати як локально, так і разом із комплексом «Адміністрація», використовуючи в своїх оцінках стану підприємства результати розв’язання задач останнього.

Блок «Оцінювання системи обліку та облікового персоналу» призначено для реалізації комплексу задач «Персонал». При розв’язуванні задач в ньому використовуються правила типу ЯКЩО—ТО, що містяться в «Базі знань».

Блок «Оцінювання звітності» виокремлено для розв’язу­вання задач комплексу «Звітність».

Блок «Інтерфейс користувача» містить такі основні форми спілкування:

• меню;

• питання / відповідь;

• екранна форма;

• команда.