13. Композиционные особенности служебных документов. Форма документа. Реквизиты.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

• нейтральный тон изложения;

• точность и ясность изложения;

• лаконичность (краткость) изложения;

• констатирующе-предписывающий характер изложения.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального до­кумента.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположе­ния должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­ческого лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста­новки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа.

Формуляр - совокупность расположенных в определенной последовательно­сти реквизитов документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, распо­ложенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая об­ласть применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

14. Языковое оформление распорядительных документов.

Распорядительные документы - обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.

К распорядительным документам относятся постановления, решения, указания, распоряжения, приказы, инструкции, цирку­ляры.

Основная задача распорядительных документов - придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Заголовок является обязательным реквизитом распорядительного документа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".

Проект распорядительного документа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.

В тексте проекта распорядительного документа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в распорядительном документе всякого рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В свя­зи...», «В соответствии...», «Во исполнение...»

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Текст распорядительной части начинается словами: «ПОСТА­НОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.