9. Правила оформления документов.

Текст документа в основном печатают через 1,5 интервала. Через 1 интервал допускается печатать текст документа при формате А5. Через 2 интервала печатают текст документа, который готовится к изданию типографским способом. В многостраничных документах принято нумеровать страницы, начиная со второй. Номер страни­цы проставляется посередине верхнего поля листа. Правила оформ­ления документов излагаются в ГОСТе Р 6.30-2003. Текст организа­ционно-распорядительного документа излагают от 1-го или 3-го лица: Приказываю; Комитет образования считает возможным.

Точность и стандартизация официально-делового стиля пред­полагают наличие специальных языковых средств, которые ис­пользуются только в рамках деловой речи.

В официально-деловом стиле используются термины и про­фессионализмы (контракт, договор, предложение и др.); слова, которые употребляются преимущественно в административно-канцелярской речи (вышеуказанный, нижеподписавшийся и др.); имена существительные, называющие людей по признаку, обус­ловленному каким-либо действием или отношением (свидетель, истец и др.); отглагольные существительные (исполнение, несоб­людение и др.); отыменные предлоги (в силу, в целях и др.); ус­тойчивые словосочетания, свойственные официально-деловому стилю (иметь значение, установленный порядок и др.); расщеп­ленные сказуемые; утверждение при использовании отрицатель­ной частицы не (Комиссия не исключает возможности...); страда­тельный залог, если необходимо подчеркнуть факт совершения того или иного действия (предложения рассмотрены, оплата га­рантируется и др.).

Все особенности официально-делового стиля закреплены тра­дицией. В официальных текстах необходимо соблюдать единообра­зие в написании собственных имен, географических наименова­ний, терминов, названий лиц, должностей, учреждений и т.д. В таких текстах допускается использование сокращений отдель­ных слов, но сокращения слов и наименований в документах дол­жны быть понятными и общепринятыми.

10. Правила использования сокращений в текстах документов.

В официальных текстах необходимо соблюдать единообра­зие в написании собственных имен, географических наименова­ний, терминов, названий лиц, должностей, учреждений и т.д. В таких текстах допускается использование сокращений отдель­ных слов, но сокращения слов и наименований в документах дол­жны быть понятными и общепринятыми.

Общепринятыми сокращениями являются:

1. названия единиц измерения пишут после цифры с пробелом, точка на конце не ставится:

   метр — м сантиметр — см тонна — т миллиметр — мм гектар — га атмосфера — атм

   ампер — А центнер — ц килограмм — кг грамм — г час — ч минута — мин секунда — с

2. обозначение единиц измерения скорости пишут через косую черту без промежутков между буквами и без точек в конце:

см/с — сантиметр в секунду м/с — метр в секунду км/ч — километр в час

3. название ученой степени, должности, профессии пишут перед фамилией сокращенно с точкой или через дефис без пробелов:

   заведующий — зав. академик — акад. заместитель — зам. член-корреспондент — чл.-корр. помощник — пом. исполняющий обязанности — и.о. -профессор — проф.

   инженер — инж. доктор — д-р доцент — доц. начальник — нач. кандидат — канд. младший — мл. действительный член — д.чл.

4. сокращения, применяемые в любых изданиях, документах:

   область — обл. (при названии) железнодорожный — ж.-д. район — р-н (при названии) сельскохозяйственный — с.-х. город — г. (при названии) то есть — т.е. село — с. (при названии) так как — т.к. век, века — в., вв. (при цифрах) другой (другие) — др. год, годы — г., гг. (при цифрах) и так далее — и т.д. миллиард — млрд. и тому подобное — и т.п. миллион — млн. прочее — пр. (проч.) лист — л.

   тысяча — тыс. рубль — р. (руб.) господин — г-н (при фамилии) глава — гл. (при цифрах) страница — с. (при цифрах) рисунок — рис. сравни — ср. иллюстрация — ил. книга — кн. до нашей эры — до н.э. смотри — см. таблица — табл. (при цифрах) часть — ч. (при цифрах) пункт — п. (при цифрах) например — напр. раздел — разд. пункт — п. пункты — пп.

5. ссылки в примечаниях, сносках и в библиографии сокра­щаются следующим образом:

выпуск — вып. перевод — пер. без года — б.г. часть — ч. статья — ст. том — т. составитель — сост. примечание — прим. Под редакцией — Под ред.

издание — изд. немецкий — нем. без цены — б.ц. цена — ц. рецензия — рец. русский — рус. журнал — жур. Москва — М. Санкт-Петербург - СПб.

6. названия учреждений, предприятий (буквенные аббревиатуры), состоящие из начальных букв, пишут прописными буквами без точек:

   автоматизированная система управления — АСУ Военно-Воздушные Силы — ВВС Организация Объединенных Наций — ООН Центральное Статистическое управление — ЦСУ

7. общепринятые сокращения, выражаемые нарицательными именами существительными, пишут строчными буквами слитно:

высшее учебное заведение — вуз высшее техническое учебное заведение — втуз

8. сложносокращенные наименования пишут строчными буквами слитно:

   коллективное хозяйство — колхоз главный врач — главврач профессиональный союз — профсоюз

9. инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без пробелов между ними:

Пушкин А. С. или А. С. Пушкин

Если инициалы стоят перед фамилией, то пробела между ними не делают; если инициалы стоят после фамилии, то пробел обя­зателен.

Рекомендуется не делать промежутков после сокращенных слов с точкой, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово:

г. Минск — город Минск р. Нева — река Нева С. 7 — страница седьмая ул. Космонавтов — улица Космонавтов

Не сокращаются слова миллион, миллиард, тысяча, если упо­требляются не в таблицах и без цифр. Не употребляются без цифр знаки номера, параграфа, процента, например, № 1, § 5 и т.д. Помните, что использование большого количества сокращений снижает официальный характер текста.