11. Способы изложения материала в документах.

Тексты по способу изложения материала делятся на три смыс­ловых типа: повествование, описание и рассуждение.

Повествование - смысловой тип текста, в котором события опи­сываются в определенной хронологической последовательности.

Повествование используется в текстах некоторых видов доку­ментов (автобиография, отчет и т.д.).

Описание - смысловой тип текста, в котором описываются признаки, свойства, особенности предметов или явлений.

Описание как тип изложения может встретиться в любом тек­сте документа.

Рассуждение - смысловой тип текста, в котором утверждается или отрицается какое-либо понятие, факт.

Текст-рассуждение включает в себя следующие элементы: те­зис; аргументы, доказывающие его; вывод. Все элементы текста-рассуждения должны опираться на законы логики и быть безуп­речными. Чаще всего рассуждение как тип изложения использует­ся в научном стиле речи, но может присутствовать и в официаль­но-деловом стиле, например, в тексте служебного письма.

12. Соразмерность частей документа. Рубрикация. Соразмерность частей документа

Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.

Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало служебного письма:

Например: ...Как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управлениям о необ­ходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйст­венной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответст­венность за выполнение указаний вышестоящих организаций.

Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предла­гаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам…

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав.

Рубрикация

Текст может делиться на составные части. Такое членение тек­ста называется рубрикацией.

Самой простой рубрикой является абзац. Абзац — это отступ в начале каждой строки текста. Абзац еще называют «красной стро­кой». Абзац позволяет переходить от одной мысли к другой, об­легчает чтение.

Заголовки и подзаголовки являются также важным средством рубрикации.

В служебных документах текст чаще всего делится на главы, пункты, подпункты. Каждая из составных частей имеет номер. Нумерация производится арабскими цифрами, в конце номера ставится точка. Номер каждой составной части включает в себя все номера соответствующих составных частей более высоких сту­пеней деления, например: 1.1.1. (глава 1, пункт 1, подпункт 1); 1.1.2. (глава 1, пункт 1, подпункт 2) и т.д.

Важно учитывать, что на протяжении текста всего документа нумерация должна быть однотипной.

В художественных, научных текстах чаще всего встречаются такие рубрики, как часть, раздел, глава, параграф и др.