2. "Как часто я сам выполняю то, что можно или нужно было бы делегировать?"

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Оценка в 2 или 3 балла говорит, что вы должны усовершенствовать свое умение перепоручать. Даже если вы работаете один или в очень маленьком офисе, часто можно делегировать рутинные или не слишком важные задачи, наняв для этого исполнителей со стороны.

Подумайте, каким образом ваше время может сэкономить техника. Например, в небольшом офисе современная франкировальная машина с оплатой за почтовые услуги пек телефону или с помощью пластиковой кредитной карточки избавляет от затрат времени, проведенного в очереди за почтовыми марками.

Просмотрите свои карточки Учета Времени и отметьте галочкой все работы, где можно было сэкономить время перепоручением или использованием техники. Суммируйте затраты времени и запишите ниже.

Потенциальная экономия времени_____минут.

3. "Как часто меня прерывали или отвлекали, когда я работал над задачей с высоким приоритетом?"

0 = никогда; 1 = редко; 2 — довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка - 2 или 3 балла, ищите пути повышения концентрации внимания. Даже короткий перерыв в задании, требующем сосредоточенности, может стать причиной значительной задержки. Избегайте этой отнимающей время ловушки следующим образом:

 Приходите на работу на час раньше других или оставайтесь поработать, когда остальные уже ушли. При этом уменьшаются затраты времени и на проезд на работу и обратно, позволяя избежать времени пик.

 Хотя бы часть времени работайте дома. Многие руководители высшего звена находят, что это значительно экономит время и позволяет им полностью сосредоточиться на важных проектах. Как и гибкий график работы, это также позволяет избежать задержек в пути в час пик.

 Предложите ввести в вашем отделе период, "свободный от телефонных звонков", продолжительностью в несколько часов ежедневно. В течение этого периода сообщения принимаются, но абонента с нужным ему человеком не соединяют. Бухгалтерские отделы многих крупных компаний уже внедрили такую стратегию и говорят о значительном увеличении производительности и снижении стресса.

 Если свободный от телефонных звонков период невозможен, подумайте о составлении графика, согласно которому каждый человек в течение какого-то времени отвечал бы на все входящие звонки; это позволяет другим заниматься своей работой, не отвлекаясь постоянно на телефонные звонки.

 Используя методы, описанные в главе 6, избавляйтесь от непрошенных посетителей.

Группируйте задания таким образом, чтобы воспользоваться преимуществами кривой обучения. Как я объяснял в главе 4, дела, требующие однородных навыков, например, диктовку писем или телефонные звонки, лучше выполнять одно за другим.

Просмотрите свои карточки Учета Времени и отметьте галочкой все задачи, где можно было сэкономить время, если бы вас не так часто отрывали от работы. Добавьте к затраченному времени пять минут для учета дополнительной задержки, обусловленной повторным сосредоточением на текущей работе. Суммируйте это время и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_______минут.