15. Используйте приемы 10-минутной Организации Времени, ранее описанные в этой книге.

Вы увидите, что один только учет времени значительно скажется как на мотивации, так и на производительности.

Обсудите безо всяких угроз и разбирательств результаты пятидневного Учета Времени со своим персоналом, командой, служащими офиса или отдела. Внимательно прислушивайтесь к тому, что говорят вам подчиненные. Используйте почерпнутые знания для введения политики, исключающей пустую трату времени. Будьте таким же непреклонным и методичным в эффективном использовании времени, как и в достижении наивысшей прибыли на капитал и затраты труда.

15. 10-МИНУТНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ

"Сначала выслушайте, а потом принимайте решение".

Сэр Аллен Шеппард, президент "Grand Metropolitan".

К тому времени, когда вы приступите к этой последней главе, у вас должно быть заполнено уже несколько карточек Учета Времени. Эта информация поможет вам определить все переключения внимания; время, затраченное на каждое задание, его приоритет и задержки, вызванные различными отвлечениями.

Теперь, вооружившись этими знаниями, вы сможете составить план по экономии, по меньшей мере, 10 часов еженедельно (точное количество времени, которое можно сэкономить, зависит от того, насколько эффективно вы расходуете свое время в данный момент), затрачивая при этом всего лишь 10 минут в день.

СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА ЭКОНОМИИ ВРЕМЕНИ.

Вот что необходимо сделать. Просмотрите свои карточки Учета Времени и оцените себя по 10 следующим вопросам:

1. "Как часто я уделял время выполнению низко приоритетных задач?"

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка 2 или 3 балла, увеличьте время, затрачиваемое на высоко приоритетные задачи, посредством:

 Более частого и более эффективного делегирования. Наилучшим ли образом вы используете Закон Сравнительного Преимущества, перепоручая задачи, которые могут быть выполнены кем-то, зарабатывающим или стремящимся заработать меньше, чем вы?

Если вы менеджер, не застревайте на несущественных деталях. Доверяйте разрешение подобных вопросов своему персоналу, это не только сэкономит время, но и сделает вас лучшим менеджером.

Сохранение эмоциональной беспристрастности при выполнении повседневных задач даст вам возможность сохранить больше энергии для преодоления настоящего кризиса. А более широкий взгляд на вещи позволит вам руководить с переднего края, вместо того, чтобы присоединяться к драке! Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все те задания, где можно было сэкономить время правильно делегируя полномочия.

 Более решительно отказывайтесь выполнять низко приоритетные задания. Достаточно ли часто вы говорите "Нет"? Нельзя позволять другим сваливать на вас работу, если это не способствует достижению ваших целей. Просмотрите свои карточки и отметьте галочкой те задания, где можно было сэкономить время, отказавшись от необоснованных притязаний на ваше время.

 Полностью откажитесь от работы, хотя и привлекающей вас, но не способствующей достижению ваших целей. Анализируйте каждое задание, задавая себе вопрос: "Зачем я это делаю? Как выполнение этого задания поможет достижению моей цели? Достижению какой цели оно будет способствовать?" Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.

 Откладывайте хотя и важные, но менее срочные работы, чем та задача, которой вы заняты в данное время. Не выявляют ли ваши карточки Учета Времени случаев, когда вы ошибочно оценивали задачу как важную и срочную, тогда как в действительности она была лишь важной? Можно ли было сэкономить время, отложив выполнение этой работы на другое время? Просмотрите свои записи и отметьте все задания, подпадающие под эту категорию.

 Избегайте ошибки браться за выполнение хотя и срочной, но не важной задачи. В таком случае вместо вопроса: "Как я могу выполнить эту работу более эффективно?" - лучше спросите себя: "Зачем мне выполнять это задание вообще?"

Некоторые работы, представляющиеся исключительно срочными и заставляющие людей оставлять высоко приоритетные задачи и немедленно приступать к их выполнению, оказываются довольно несущественными с точки зрения достижения крупных деловых или профессиональных целей. Не позволяйте повышенному уровню адреналина в крови, вызванному чувством нехватки времени, уводить себя в сторону. Подумайте, прежде чем бросить все для того, чтобы заняться предполагаемым "авралом", даже если эта работа действительно важна. Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.

 Более внимательно расставляйте приоритеты. Иногда очень важные приоритетные работы не считаются таковыми и отодвигаются в конец вашего перечня необходимых дел, а вместо них выполняются другие, впоследствии оказывающиеся менее приоритетными. Это может произойти, например, когда вы ошибетесь в отношении конечного срока или времени, необходимого для завершения проекта.

Например, не очень срочная задача неожиданно может стать крайне неотложной, если предельный срок ее решения сократится или если вас подведут поставщики. Необходимо предвидеть, что может пойти не так, и предпринять шаги недопускающие возникновения кризиса (см. ниже).

Определяйте свои приоритеты, используя форму Распределения Задач. Просмотрите свои Карточки Учета Времени и отметьте галочкой работы, при выполнении которых время оказалось потеряно в результате неверно определенных приоритетов. Просмотрите свои записи и отметьте галочкой все задания, подпадающие под эту категорию.

Теперь суммируйте затраченное время на все задачи, отмеченные вами галочкой при ответе на первый вопрос. Ниже запишите результат.

Потенциальная экономия времени_____минут.