1. Ограничьте светские беседы.

Избегайте расточающих время и не относящихся к делу разговоров. Если инициатор звонка - вы, вежливо, но быстро переходите к сути, а звонящим вам не позволяйте излишне отклоняться от темы.

2. На вопросы отвечайте коротко.

Не увлекайтесь излишними уточнениями. Говорите то, что необходимо сказать, а затем заканчивайте разговор, как только цель его будет достигнута.

3. Постарайтесь, чтобы ключевую часть вашего сообщения четко запомнили.

Используйте то, что психологи называют эффектом "первого и последнего". Это означает, что мы легче и точнее всего запоминаем первое и последнее из услышанного. Этим объясняется часто предлагаемый публичным докладчикам совет: "Скажите, о чем вы собираетесь сказать. Скажите это. Скажите, о чем вы только что сказали".

Передавая по телефону сложную информацию или указания, начинайте с краткого резюме сообщения, а затем повторите все более детально и завершите, вкратце отметив ключевые моменты.

4. Если это возможно и уместно, поручите отвечать на телефонные звонки кому-нибудь другому.

5. Выполняйте требующую напряженного сосредоточения работу рано утром.

Делайте ее дома, либо приходя в офис раньше всех. По возможности для работы, требующей глубокой концентрации, используйте комнату без телефона.

6. В определенное время не отвечайте ни на какие телефонные звонки.

В течение этого периода все звонки или перепоручаются, или переносятся.

7. Учитывайте психологическое беспокойство, вызываемое "трудными" телефонными звонками.

Во время разговора вы можете обнаружить, что вам трудно ясно и объективно мыслить. Вы плохо помните цифры и факты, что заставляет вас сверяться с записями, документами, памятными листками и т. п., при этом возникает дополнительная задержка.

Физическое напряжение также затрудняет ясное выражение мыслей. Вы запинаетесь и заикаетесь, колеблетесь и увиливаете. Если ваше беспокойство достаточно велико, можно прервать разговор до того, как будет достигнута ваша цель. Конечно же, при этом только увеличиваются временные затраты, ибо вам приходится звонить снова. Исследования показывают, что из-за напряжения голосовых связок, вызванного волнением, мужчины кажутся раздражительными и жесткими, a женщины - эмоциональными и нелогичными. Наконец, беспокойство не позволяет вам достаточно внимательно слушать, а из-за этого возникают отнимающие время ошибки и недоразумения.

Большей части этих осложнений можно избежать, сняв излишнее напряжение с помощью упражнения для быстрой релаксации непосредственно перед напряженным телефонным звонком. Вот как можно быстро и незаметно расслабиться, сидя за своим столом:

 Медленно напрягите мышцы. Сожмите руки в кулаки, подогните пальцы ног, втяните живот и сделайте глубокий вдох. Сохраняйте такое положение, медленно считая до пяти.

 Теперь сделайте медленный выдох и расслабьте мышцы. Опустите плечи, разожмите кулаки, расправьте пальцы ног, расслабьте живот и откиньтесь в кресле назад.

 Еще раз глубоко вдохните и задержите дыхание на пять секунд. Выдыхая, следите, чтобы зубы были разжаты.

 Спокойно подышите еще пять секунд и одновременно ощущайте, как по всему вашему телу разливается расслабление.

 Наконец успокойте взвинченные нервы, представив, что лежите на золотистом песке обласканного солнцем берега, рядом с прозрачной голубизной океана. Удерживайте этот образ в течение нескольких секунд.

Теперь вы психически и физически готовы поднять трубку и сделать трудный телефонный звонок.

Когда вас соединят с нужным человеком, сразу же переходите к сути. Если ваше сообщение сложное, прежде чем набрать номер, набросайте на бумаге основные пункты и руководствуйтесь своими записями в ходе разговора.