1. Приходят, имея некий полублаговидный предлог для неожиданного визита:

 "Я знал, что ты захочешь взглянуть на информационный бюллетень компании за этот месяц..."

 "Ты знаешь, как работать на факсе в общем офисе?"

2. Переходят из общей зоны в личную.

Если они вторгаются на вашу частную территорию, избавиться от них намного сложнее. Но чтобы сделать это, вначале они должны получить приглашение в ваши личные владения. Один из распространенных приемов состоит в том, чтобы показать вам что- нибудь:

 "Взгляни на первую страницу информационного бюллетеня..."

 "Эта инструкция к факсу просто сбивает меня с толку. Ты что-нибудь в ней понимаешь?"

Передав через стол документ, посетитель переходит в вашу личную зону под предлогом указать вам на что-то, якобы интересное или вызвавшее замешательство.

Или же он может вслед за своей репликой просто вторгнуться в вашу личную зону, чтобы вручить вам документ.

3. Последний маневр состоит в том, чтобы сесть.

Ваш посетитель осуществляет его, либо передвинув в вашу зону стул, либо даже усевшись на стол. Когда это происходит - сражение проиграно. Вы больше уже не контролируете события, и, если, проявив грубость, вы не велите ему выйти, то вам придется смириться с потерей значительного количества времени, украденного непрошенным визитером.

КАК БОРОТЬСЯ С НЕПРОШЕННЫМ ПОСЕТИТЕЛЕМ

Вот шесть стратегий обхождения с незапланированными визитерами:

1. Создайте физические преграды.

Преградите вход в вашу личную зону каким-нибудь небольшим предметом мебели, вроде низкого столика или даже корзины для ненужных бумаг. Даже полный решимости незванный гость обычно не позволяет себе отодвигать мебель!

2. Верните их в общую зону.

Если он вторгается в вашу личную зону, как можно быстрее удалите его оттуда. Один из приемов состоит в том, чтобы встать и подойти к шкафу за каким-нибудь документом. Взяв его, оставайтесь в общей зоне, так чтобы вашему посетителю для продолжения разговора пришлось бы вернуться, а затем постепенно выпроводите его из офиса.

Конкретный способ не важен. Самое главное - выпроводить вашего "гостя" как можно быстрее и решительнее. Пока он будет находиться в вашей личной зоне, вы будете оставаться в психологически невыгодном положении.

3. Избегайте смотреть в глаза.

Расположите свой стол таким образом, чтобы находиться к заглянувшему посетителю спиной или боком. Или же, когда заходит непрошенный посетитель, лишь коротко взгляните на него и объясните, что "заняты важным заданием", а затем снова опустите взгляд. Очень трудно прервать человека, если нет возможности смотреть ему в лицо.

4. Никогда не позволяйте им обосноваться.

Когда в ваш офис заходит незапланированный посетитель, встаньте для разговора с ним. Такой прием почти наверняка не позволит ему задержаться для долгого разговора.

5. Выведите их из офиса.

Проводите непрошенного посетителя из своего офиса, предложив ему что-нибудь показать за его стенами: "Ты видел новое объявление в общем офисе?" "Ты видел прекрасную композицию из цветов в приемной?" Что именно вы покажете - неважно, главное - вывести их из офиса.

6. Сделайте так, чтобы люди договаривались о встрече с вами.

Ваш рабочий день включает два различных типа времени:

 Жесткое время распределяется и планируется заранее. Оно включает встречи, совещания и т. п.

 Гибкое время - это любой из нераспланированных, неконкретизированных периодов дня: время, отведенное на неожиданные или незапланированные события или деятельность.

Некоторые менеджеры считают, что только "жесткое время" следует согласовывать с другими. "Гибкое время" они рассматривают как период, когда можно отвлекаться от работы. В результате им часто приходится реагировать на срочные, а не на приоритетные события. Они становятся рабами своего персонала.

Одна из задач эффективной организации времени состоит в том, чтобы, распланировав конкретные виды работ, заранее подготовив письменное расписание и придерживаясь его, отнести все приоритетные задания к "жесткому времени".

Определяя ежедневные или даже ежечасные приоритеты, спросите себя:

 "Как повлияют мои теперешние действия на будущее?"

Важными являются задания, имеющие долговременные положительные или отрицательные последствия.

Знание этого помогает вам отделить высокоприоритетные задания от низкоприоритетных, не дает застрять на незначительных 20% деятельности, которые легко могут занять 80% вашего времени, заставив большую часть внимания уделять второстепенному!

Противодействуйте непрошенным посетителям, превратив "гибкое время" в "жесткое". Сделайте так, чтобы люди договаривались о встрече с вами, либо преварительно условившись по телефону, либо записав свои имена напротив времени приема, указанного на вашей двери.

Хотя, к сожалению, такое решение доступно не каждому, если оно возможно, подумайте над тем, чтобы придерживаться такой стратегии по крайней мере один-два дня в неделю. Или же определите конкретное время, например, между полуднем и обедом или между 3 и 4 часами дня, как "жесткое время", когда посетители могут встретиться с вами только по договоренности. Эта стратегия освобождает промежутки времени для наиболее эффективного процесса сосредоточенности на высокоприоритетных заданиях.

Многие менеджеры рассказывали мне, что при написании, к примеру, сложных отчетов, достаточно даже кратковременного вмешательства, чтобы рассеять концентрацию и нарушить ход мыслей. Чтобы вновь вникнуть в работу, им требовалось, по меньшей мере, пять минут, а иногда даже больше. Таким образом, незапланированный посетитель, даже если он займет только несколько минут вашего времени, может вызвать потери намного большего количества времени.

ЗАГЛЯДЫВАЮЩИЕ ПОСЕТИТЕЛИ И ОФИСЫ ОТКРЫТОГО ТИПА

Офисы с планировкой открытого типа обладают тем преимуществом, что хорошо приспособлены для группового общения. Если они спланированы удачно, адекватно защищены от шума, а громко работающее оборудование достаточно изолировано, то преимущества могут даже перевешивать недостатки. Однако как бы хорошо они ни были спланированы, подобные офисы, вероятно, ответственны за большее количество попусту растраченного времени, чем какое-либо иное нововведение.

Многие находят, что в них труднее сосредоточиться, кроме того в них люди становятся намного уязвимее для незапланированных посетителей. В связи с тем, что такая планировка должна обеспечить свободный доступ к служащим, она благоприятствует и отнимающим время посетителям. Я не знаю ни одной безупречной стратегии противодействия вторгшимся в это открытое пространство Ворам вашего времени. Но менеджеры рассказывали мне о следующих хорошо зарекомендовавших себя приемах:

 Светофор. Одна женщина-менеджер, использовав лист картона и цветные маркеры, изготовила имитацию светофора. Простая заслонка позволяла ей поочередно закрывать и открывать каждый из "сигналов". Своим сотрудникам она сказала: "Если открыт красный "сигнал" - прерывайте меня только в случае пожара. Когда я открою желтый - добро пожаловать с важными, первоочередными вопросами. Если "горит" зеленый - можете приходить ко мне с любыми проблемами. Она обнаружила, что этот остроумный подход в целом приняли благожелательно.

 Наушники-заглушки. Одному менеджеру-мужчине, которому не удавалось сосредоточиться из-за шума в офисе с открытой планировкой, пришла мысль использовать наушники. И вместо незаметных маленьких восковых заглушек, невидимых окружающим, он с умыслом приобрел пару больших, явно бросающихся в глаза наушников Микки Маус. Они не только заглушали посторонние звуки, но и ясно давали понять коллегам, что его нельзя беспокоить!

 Планирование и сотрудничество. В связи с тем, что отвлечения от работы, вероятно, в равной мере докучают каждому, желательно время от времени устраивать общие собрания, когда можно обсудить проблемы и определить пути улучшения рабочей обстановки.

А сейчас снова может оказаться полезным взглянуть на ваши записи Учета Времени, чтобы посмотреть, сколько раз отрывал вас от работы "заглянувший" Вор и сколько времени отнял. Для уменьшения этих потерь используйте наиболее приемлемый для вас прием из описанных выше.

ПОДСКАЗКИ ЛУЧШИХ

Стивен Рубин, президент Pentland Group.

"Необходимо иметь хорошего секретаря, отсеивающего отнимающие время телефонные звонки и соединяющего вас только в том случае, если звонок важный и не прерывает совещания. Если вы не примете такой предосторожности, то обнаружите, что не сможете провести ни одного непрерванного совещания".