1. Составьте список дел.

Наверное, это наиболее широко используемый - и используемый неправильно - инструмент организации времени. Чтобы он был эффективен, нужно:

 Составлять список ежедневно.

Сделайте это частью вашего рабочего распорядка, доведенной до автоматизма.

 Подходить к составлению списка избирательно.

Включайте только важные, нерутинные задания. При этом перечень не будет слишком громоздким и беспорядочным. Определите приоритетность работ - в следующей главе я представлю простой способ, как это делать.

 Держать список на виду.

Кладите его на стол рядом с собой. На полях или между строк можно делать пометки. Переписывайте и сокращайте список, если он становится неопрятным. Это увеличивает мотивацию, позволяя вам следить за продвижением к намеченным на день целям. Список дел должен быть достаточно гибким, чтобы была возможность справиться с неожиданными перерывами: незапланированным совещанием или неожиданным визитом важного клиента и запаркой на работе в последнюю минуту. Если такие перерывы приводят к отставанию, переделайте список так, чтобы учесть задержку. Вот где оказывается полезным четкое определение приоритетов.

Перед лицом непредвиденных затрат времени определение приоритетов значительно облегчает выявление тех задач, которые можно оставить, отложить или делегировать. Деятельность стоит временных затрат, если она:

 Необходима.

Избегайте делать что-то только потому, что это следовало сделать вчера.

 Соответствует вам.

Должны ли вы выполнять эту работу сами или ее следует перепоручить?

 Эффективна.

Нет ли лучшего, более быстрого и более эффективного по времени способа выполнения работы?

2. Составьте временной график.

Между вами и вашей целью почти всегда существует ограничивающий шаг - определяющий, как быстро вы сможете достичь этой цели. Например, если вам предложили высокооплачиваемую работу за границей, при условии, что вначале вы научитесь свободно говорить на языке этой страны, то вашим ограничивающим шагом будет овладение языком.

Только определив и преодолев ограничивающий шаг, можно продвинуться вперед к достижению цели.

Один из способов успешного и своевременного завершения проектов заключается в использовании Оценки Программы и Методики Анализа (ОПМА). Вот как это делается:

 Сначала составьте список всех действий, необходимых для осуществления проекта.

 Прикиньте время, необходимое для каждого действия.

 Составьте схему, отражающую взаимосвязь между действиями.

3. Сохраняйте гибкость.

Исследуйте возможные пути выполнения работы. Избегайте консервативного мышления. Не оправдывайте уклонение от новых методов работы отговорками вроде: "Но мы же всегда так делали..." или "Но это же здесь не предусматривалось!" Помните, то, что представляется здравым смыслом, часто оказывается глупостью, превратившейся в привычку!

4. Используйте в своих интересах свое самое продуктивное время.

Вы могли заметить, что ваша физическая и умственная работоспособность лучше всего в определенное время дня; например, рано утром или в полдень. Это - ваше лучшее биологическое время, поэтому, насколько это возможно, вы должны планировать свой график так, чтобы выполнение самых сложных задач приходилось на этот период высокой производительности.

Многие люди, к примеру, находят, что творческой работой лучше всего заниматься в утренние часы. Рутинные задания, однако, лучше отложить на послеобеденный период, так как в это время многие испытывают естественное снижение уровня активности.

Обучение и изучение зачастую наиболее продуктивно проходит в полдень, когда, как показали исследования, у многих людей наиболее эффективно функционирует долговременная память.

Энергичность и выносливость максимальны после полудня, поэтому вы можете обнаружить, что деятельность, требующая хорошей координации и быстрой реакции, в это время дня легче и приятнее.

Для Розмари Конли существенно важно рано начать: "В моем офисе мы все стараемся быть на месте и приступить к работе около 8 часов. Если по какой-либо причине я не появляюсь там до девяти, то чувствую, что сильно опоздала и пропустила значительную часть дня".

Сэру Денису Хендерсону, президенту "ICI and Zeneca", также лучше всего работается по утрам: "По существу я "жаворонок", я начинаю неделю в воскресенье - когда заранее планирую работу на следующие шесть дней. Воскресенье - это мой день для серьезного чтения и стратегического обдумывания. Я начинаю день рано и стараюсь быть в офисе до 8 часов утра. Первый час занимает диктовка. Раннее начало позволяет мне потратить остаток дня на телефонные звонки, совещания, неофициальные обсуждения и в целом дает определенную свободу действий".

Так как внутренние часы каждого человека сугубо индивидуальны, то только вы сами можете определить, что для вас лучше всего.

Как отмечает Мартин Тейлор, вице-президент "Hanson Trust": "Я не большой сторонник строгих правил, так как с возникновением новых вопросов наши обязанности постоянно меняются. Приходится быть гибким. Я думаю, что раннее начало не строго обязательно. Некоторые люди начинают поздно и работают дольше, им лучше работается в таком режиме".

Если ежедневно к 11 часам вы испытываете упадок сил и снижение концентрации, возможно, вы неполноценно завтракаете. Включайте в свой первый прием пищи как белки, так и углеводы; съедайте, например, яйцо, мясо, рыбу, сыр или орехи.

Пища с высоким содержанием сахара приводит к быстрому высвобождению энергии. Однако уровень глюкозы быстро снижается при усиленной выработке инсулина в ответ на внезапное повышение содержания сахара в крови. В результате может случиться "перебор" и резкое падение уровня глюкозы в крови в первой половине дня. Это состояние, известное как гипокликемия, связано со значительным снижением энергии и концентрации. Сократите употребление сладкого также и в середине дня.

Избегайте алкогольных напитков и обильной пищи за обедом. Первые оказывают угнетающее действие, а второе увеличивает приток крови к органам пищеварения, что снижает умственную и физическую работоспособность.

Постарайтесь следовать старой поговорке: "Завтракайте как царь, обедайте как принц, а ужинайте как нищий".

Если вы не уверены, на какое время дня приходится ваше наилучшее время, лучше всего проверить это в течение пяти дней, используя таблицы, представленные в Приложении 2.