1. Когда задание с низким приоритетом откладывается в пользу высокоприоритетного задания.

Если вы не уверены в порядке срочности нескольких работ, используйте для определения очередности их выполнения форму для Распределения Задач, описанную в главе 12.

Постарайтесь не отвлекаться на срочное выполнение незначительных заданий. Небольшие задания имеют обыкновение бесконечно множиться. Если вы попытаетесь разделаться с ними, прежде чем приступать к неотложной и важной работе, вы никогда ее не начнете. Научитесь говорить «Нет» - тактично, но твердо - когда другие пытаются убедить вас заняться такими делами.

2. Когда вы эмоционально возбуждены.

Задание может быть отложено с пользой, если вы чувствуете себя слишком расстроенным, сердитым, встревоженным или угнетенным, чтобы четко думать и действовать. В таких ситуациях всегда давайте себе время успокоиться и собраться с мыслями, прежде чем предпринимать какие-то шаги. Вместо того, чтобы немедленно посылать оскорбительное письмо поставщику, который подвел вас, или отсылать гневный факс допустившему ошибку коллеге, повремените немного перед тем как что-нибудь предпринимать. Лишь восстановив эмоциональное равновесие, вы сможете разумно и объективно определить лучший образ действий.

3. Когда вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания.

Если у вас нет всех фактов и цифр, необходимых для принятия решения, или умения, необходимого для выполнения сложного задания, отложите его до тех пор, пока не соберете всю относящуюся к делу информацию или не овладете нужными навыками. Никогда не позволяйте себе принимать решения или действовать, если вы недостаточно подготовлены.

Например, если вам задают вопрос, ответа на который вы не знаете, то намного лучше признаться в своем неведении, пообещать выяснить то, что нужно, а затем снова связаться с человеком, обратившимся с вопросом. Так, в конечном итоге вы сохраните время и сможете избежать досадной ошибки.

4. Когда ваше физическое или умственное состояние делает продуктивную работу невозможной.

Такое может быть, например, если вы чувствуете себя крайне уставшим или выбившимся из ритма времени после трансатлантического перелета. Исследования показывают, что изнуренный мозг склонен к ошибкам, просчетам и неверным суждениям, которые никогда бы не были допущены в состоянии полной собранности. В главе 13 я привожу советы, как бороться с подобным стрессом.

ПЕРЕХОД К ДЕЛУ - РАБОТЕ

Именно в этом месте некоторые менеджеры терпят неудачу. Они знают, что задание слишком важно, чтобы от него отказаться, его невозможно перепоручить и нельзя отсрочить. К сожалению, вместо того, чтобы приступить к работе, они попадают в ловушку оттягивания.

Чтобы избежать этого и эффективно выполнять задания пер- воочередной важности, вы должны овладеть 10 навыками, указанными на Колесе Успеха в Организации Времени:

1. Самодисциплина.

2. Определение основных результативных областей.

3. Постановка целей.

4. Контроль перерывов в работе.

5. Планирование и определение приоритетов.

6. Избегание оттягивания.

7. Участие и/или организация полезных совещаний.

8. Сосредоточенность и концентрация.

9. Делегирование.

10. Налаженные методы работы.

ОЦЕНКА ВАШИХ НАВЫКОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Определите свой уровень компетенции в настоящее время (от 1 - очень низкий до 10 - очень высокий) по каждому навыку, поставив X на каждой спице колеса против соответствующей цифры. Затем соедините все X, чтобы получить графический профиль ваших достоинств и недостатков в Организации Времени. Затем подсчитайте сумму и запишите ее в первой клеточке.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ НАВЫКОВ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Теперь рассмотрите те навыки, по которым вы поставили себе низкий балл, и подумайте, как их можно развить, изменив ваши нынешние позиции и методы работы. На протяжении всей этой книги я буду предлагать практические приемы, которые помогут вам усовершенствовать каждый из этих навыков.

Поставьте перед собой реальную цель по совершенствованию навыков, получивших низкую оценку, и впишите во вторую клеточку результат, к которому вы стремитесь. Вот десять путей, достижения желаемой цели: