Вариант 21
1.Особенности организации сэд, ориентированных на использование "docflow''-технологии.
DocFlow – это система автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.
DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей: • регистрация документов — позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов; • электронный документооборот — позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым; • контроль исполнительской дисциплины — предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.
Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют: • настроиться на организационную структуру любой сложности; • реализовать любые последовательности и правила обработки документов; • создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ; • создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности; • настраивать удобный режим автоматического напоминания; • создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий; • использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства; • выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище; • подключать дополнительные модули отчетов; • создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство; • настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.
Основным назначением системы DocFlow является обеспечение автоматизации процессов подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним.
Целью создания и внедрения системы на объекте автоматизации является: 1. Использование современных технологий и автоматизация всех этапов работы с документами. Современный порядок ведения производственных процессов на предприятиях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. 2. Повышение исполнительской дисциплины за счет «прозрачности» исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний оповестит всех должностных лиц о приближении сроков исполнения поручений.
3. Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений. Увеличение скорости принятия решений и повышение качества принимаемых решений достигается за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.
Система электронных документов (СЭД) поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте предприятия, формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов на предприятии, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: LanDocs, PowerDOCS, DOCS Open, WorkRoute II.
Прикладное программное обеспечение СЭД должно включать следующие ключевые компоненты: систему управления документооборотом; систему управления; набор стандартных бизнес-приложений.
Для изучения возможностей оптимизации электронного документооборота в корпоративных системах необходимо структурировать, с учетом достоинств и недостатков существующих программных продуктов, пути совершенствования систем электронного документооборота.