Вопрос №20. Проведите различие между системой полномочий и системой выработки решений.

Понятия «система полномочий» и «система выработки решений» не одинаковы. В бюрократической системе управления оказывается невозможным построить целостную систему выработки решений, невозможно установить, как должны формироваться решения, каковы задачи руководителей при выработке решений, какие следует применять методы, как определять проблемы организации и их решения и, наконец, как обеспечить объединение частей, ввод в действие, поддержание работоспособности и контроль в подобной системе. Поэтому нет уверенности в том, что бюрократическая система управления позволит получать эффективные решения, которые являются существенной целью всякой системы управления.

Если процесс выработки решений полностью или частично передается в ведение отдельных руководителей, он становится крайне индивидуалистичным. Каждый руководитель в пределах сферы своих полномочий может по-своему осуществлять процесс решения задач. Каждый руководитель может самостоятельно определять, какими проблемами он будет заниматься и как долго. Каждый решает, из каких этапов будет складываться процесс выработки решения и какие методы будут применены. Каждый на основе личных критериев выбирает и реализует свои собственные решения. Все это он может сделать, несмотря на вмешательство вышестоящего руководства, пользуясь своим положением в организации, и проводить процесс выработки решений на свой собственный лад.

Вопрос №21. Считаете ли вы возможным строгое определение и разгра­ничение полномочий между вышестоящими и нижестоящими руко­водителями в условиях бюрократической системы? Объясните.

Считается, что если определены полномочия (возможно, очень подробно), то определена эффективная система формирования решений. Однако на самом деле этим определена лишь область организации, в границах которой должен работать руководитель, но даже основные направления и принципы его работы остаются неопределенными.

Обычно в организациях предварительно не определяется номенклатура задач, выполнение которых необходимо для выработки решения, нет и проекта, определяющего, когда, где, каким образом, почему и кто должен решать эти задачи, и вообще, нет записанных в операциональной форме указаний, как разрабатывать и осуществлять решения. Причина того, что процесс формирования решений не планируется, заключена в способе передачи полномочий, свойственном бюрократической системе. В такой системе руководитель в пределах предоставленных ему полномочий свободен предпринимать любые действия, необходимые, по его мнению, для достижения поставленных целей. Каждому руководителю гарантировано право планировать, осуществлять, контролировать и до некоторой степени давать оценку собственным действиям и действиям подчиненных ему работников.

Вопрос №22. Какими способами в условиях бюрократической системы управления может руководитель уклоняться от работы над про­блемами? Возможно ли положение, когда руководитель уверен в том, что он решает многие проблемы, хотя число решаемых им проблем крайне мало? Объясните.

В бюрократической системе управления очень трудно измерить эффективность выполнения функций выработки решений, потому что в ней решения обычно оцениваются не величиной отдачи организации на единицу выхода (решения). Поэтому оценку решения, выработанного бюрократической системой, как правило, получают на основе суждений. Мерой эффективности руководителя является эффективность работы подразделения: если руководители достигают поставленных перед ними целей в пределах допустимых издержек, то предполагают, что они работают эффективно. Однако имеется различие между этими двумя способами измерений: для определения эффективности руководителя подразделения должны измеряться не только результаты работы подразделения, но также конкретные действия или решения самого руководителя.

Недостаточная точность измерений и отсутствие механизмов контроля результатов работы подразделения делают чрезвычайно трудным отделение влияния решений руководителей от влияния, которое оказывают другие факторы. Результаты работы могут быть вызваны либо причинами, внешними по отношению к подразделению, либо они могут отражать решения руководителя высшего уровня, персонала штаба или рядовых сотрудников. Но основное возражение против использования результатов работы подразделений в качестве показателя работы руководителя состоит в том, что этот показатель оказывается недостаточно чувствительным для оценки вклада конкретного руководителя. В действительности подразделение может иметь очень высокие показатели работы при очень плохом руководителе: если имеется повышенный спрос на продукцию, объемы продаж могут возрастать без каких-либо усилий со стороны руководителей отдела сбыта (внешняя причина). В итоге можно сказать, что измерение работы руководителей, несомненно, представляет собой более правильный способ измерения их деятельности, чем измерение работы руководимых ими подразделений.

Из-за того, что в бюрократической организации отсутствует система поощрения руководителей, стимулирующая эффективные решения, такая организация, скорее, содействует соперничеству, а не сотрудничеству между руководителями. Более того, если руководитель поощряется в соответствии с результатами, достигнутыми руководимым им подразделением, можно ожидать, что он будет стремиться «хорошо отчитаться», независимо от того, насколько достигнутые им показатели могут препятствовать продуктивной работе других руководителей.

Таким образом, мы видим, что если система выработки решений не спроектирована как целое, то будут возникать многие рассмотренные нами недостатки системы управления. Перестройка бюрократической системы управления требует, чтобы руководство высшего уровня определяло поведение, которое оно ожидает получить после перестройки, обнаруживало случаи, когда ожидаемые им результаты не были достигнуты, и предпринимало необходимые меры.

Вопрос №23. Совместимы ли интеграция полномочий и некоординируе­мая система выработки решений? Объясните.

Передаёте полномочия, и остаетесь совсем без ничего, и без вас все решения принимаются. Совместимы. Мы должны уметь передать столько полномочий, чтобы подчиненные справлялись, и чтобы вы понимали, что творится. Если бы нам допуск ставила Евгения Исаевна, ужас!

Вопрос №24. Если решения для утверждения проходят снизу вверх по иерархической лестнице и утверждаются в устной форме, то какие проблемы возникнут перед руководителями?

Поступление некоторых сведений в определенные места организации строго регламентировано, режим поступления других строго оговорен, а третья группа сведений широко распространяется по отделам. Отчеты продавцов о реализации некоторых изделий направляются прямо к директору по продаже изделий. Информация об исследовании рынка часто поступает всем директорам и руководителям. Так же широко распространяется статистика продаж, сведения о бюджете и информация о расходах по сбыту, хотя руководители должны сообщать только о своей конкретной работе. Проблемы, возникающие в связанных по работе отделах, могут поступать в систему как и куда угодно.

Руководители анализируют все поступающие данные, выявляя проблемы. Если проблема сообщена руководству высшего уровня, ее передадут по каналам иерархической структуры руководству низших уровней и сопроводят указаниями по ее изучению или решению. В результате этим проблемам уделяется непропорционально большое внимание или придается слишком большой вес по сравнению с теми, которые приходят с нижних уровней. Если проблема поступает на нижние уровни организации, она может быть либо решена на том же уровне, либо передана на более высокий уровень. Поэтому проблемы могут выявляться во всех частях системы управления.

Существует незначительный контроль за работой по решению конкретных проблем. Каждый руководитель работает независимо, исследует те проблемы, с которыми он столкнулся, или те, решение которых ему было поручено. Однако в процессе изучения проблем между руководителями происходит широкий обмен идеями и оказывается взаимопомощь.

Вопрос №25. Частью каких социальных систем вы являетесь? Как эти систе­мы взаимодействуют друг с другом и с окружающей средой?

социальные системы можно разделить на семь типов: индивид; семья; группа; организация (фирма, предприятие, учреждение и т.д.); социальный институт (право, образование, религия и т.д.); территориальная общность (деревня, город, область, государство); мировое сообщество (мировая система).

1. Индивид –

2. Семья

3. Группа – ПИЭ-09

4. Организация – ПОС ИМИ,

5. Социальный институт – СВФУ или ИМИ

6. Территориальная общность – Якутск

7. Мировое сообщество – ООН

Вопрос №26. Может ли социальная система состоять из одного человека или требуется как минимум двое?

По определению, социальная система может состоять из одного человека (индивида), но случается это крайне редко. Сами приводите пример: душевное расстройство, при которой человек создаёт вымышленных персонажей, якобы живущих в реальной жизни.

Вопрос №27. Используя определение системы по Акоффу, проанализируйте состав вашего учебного заведения. Какие части системы окажутся существенными? Что делать с несу­щественными частями?

В работах Р.Акоффа система рассматривается как целое, определяемое одной или несколькими основными функциями, где под функцией понимается роль, назначение, "миссия" системы. По Акоффу, система состоит из двух или более существенных частей, т.е. частей, без которых она не может выполнять свои функции. Другими словами, система является целым, которое нельзя разделить на независимые части [1, 40]. Понятие функции системы или ее элементов кажется интуитивно ясным и прозрачным, однако критически мыслящие ученые заметили, что очевидное для простейших механических систем может оказаться неверным для больших сложноорганизованных систем. Ибо наряду с явными функциями могут существовать неявные, латентные функции. Более того, один и тот же элемент системы может выполнять как полезные для системы функции, так и дисфункции, негативно влияющие на ее функционирование.

СВФУ

1. Существенные части: ректорат, деканат, преподаватели, студенты, рабочие, учебные группы,

2. Несущественные части: цвет одежды ректора, собачка декана, причёски и т.д.