3. Важно подобрать основные аргументы, опереться на факты, которые в данный момент и в данной ситуации будут являться актуальными и иметь решающее значение.

Пример: Директору школы на родительском собрании задают вопрос: «Когда планируется ремонт учебных кабинетов?». Ответ директора: «В школе имеются 5 учебных кабинетов для младших школьников, 10 кабинетов для старших классов, 7 кабинетов для администрации, библиотека, столовая, актовый и спортивный залы. Последний раз здание школы ремонтировали 2 года назад, в этом году будет отремонтирована столовая» (Получили ли родители ответ на поставленный вопрос? Вопрос по сути дела остался без ответа, потому что родителям не объяснили, когда же все-таки планируется ремонт учебных кабинетов. В данной ситуации и в данный момент сведе­ния, сообщенные директором, не могут считаться важными или актуальными).

4. В деловых бумагах ответы на вопросы, жалобы, предложения должны быть полными и конкретными.

Примеры фактических ошибок из школьных сочинений:

• В основе взглядов Базарова были передовые идеи Чернышевского.

• Старуха Изергиль – революционерка, рвется к свободе.

2. Редактирование таблиц (из предмета «Информационные технологии», «Документы, корреспонденция и делопроизводство». Редактирование таблиц

Таблица — это перечень систематизированных цифровых дан­ных или каких-либо иных сведений, расположенных в определен­ном порядке по графам. Таблицы существенно облегчают зритель­ное восприятие изложенного материала. При редактировании таб­лиц необходимо учитывать следующее:

1. Таблица включает в себя следующие элементы: нумерацион­ный заголовок, тематический заголовок, заголовки граф, подза­головки граф, горизонтальные ряды (строки), боковик (заголов­ки строк), графы-колонки, сноска или примечание.

1. Нумерационный заголовок (Таблица 1) начинается с про­писной буквы, печатается без знака «№», кавычек и точки на конце.

2. Тематический заголовок начинается с прописной буквы, ос­тальные — строчные. После тематического заголовка точка не ста­вится. Переносов и сокращений в заголовке следует избегать. Если имеется подзаголовок, то его следует оформлять так же, как заго­ловок.

3. Шапка таблицы содержит заголовки и подзаголовки граф, а также наименование боковика. Заголовки граф пишут с прописной буквы, а подзаголовки — со строчной, если они составляют одно предложение с основным заголовком графы. Подзаголовки, имею­щие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф знаки препинания не ставят.

Отдельные графы «Единицы измерения», «Номер по поряд­ку», «Примечание» в таблицу не включают. Единицу измерения или размерности, принятую для всех показателей таблицы, при­нято выносить в тематический заголовок (Искровые промежут­ки в воздухе, мм). Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, то их указывают в заголовке каждой графы и выносят в боковик. Например:

Оболочка

Интервал глубины, км

Интервал плотностей, кг/м

Графа «Примечание» в таблице целесообразна в том случае, когда имеются самостоятельные примечания к большинству строк. Если примечания даны к одной или двум строкам таблицы, то их помещают под таблицей в виде сноски или примечания к таблице.

5. Текст всех строк боковика принято писать с прописной бук­вы. Запятая в боковике ставится вместо предлога в перед обозна­чением размерности (масса, т).

5. В таблице не должно быть пустых граф. Если цифровые или иные данные в таблице не приводятся, то на месте пропуска ста­вится тире.

Одинаковый текст в графах размером не более одной строки заменяют кавычками. Текст, состоящий из двух или более строк, при первом повторении заменяют словами то же, а при после­дующих повторениях ставят кавычки. Не заменяют кавычками по­вторяющиеся цифры, знаки, математические и химические сим­волы, сокращенные обозначения.

Если в таблице есть графа с обозначением величины углов или долготы и широты, то знаки градуса, минуты, секунды ставятся только в первой строке.

7. Примечания и сноски в таблицах пишут непосредственно под таблицей, а не в конце страницы текста.

7. При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять в виде таблицы, его оформ­ляют в виде колонного набора. Выводы не нумеруют. Выводы так же, как и таблицы, могут иметь тематический заголовок, сноски и примечания. Например:

Физические свойства воды

Относительная молекулярная масса 18,016

Радиус молекулы воды, нм 0,138

9. Необходимо правильно располагать цифровые данные: десятки располагаются под десятками, сотни — под сотнями, тысячи — под тысячами, десятые доли — под десятыми, сотые — под сотыми и т.д.

12. Официально-деловой стиль речи ( сфера использования, основная цель, характерные черты, жанры, языковые средства).

Сфера применения (где?) Сфера законодательства, делопроизводства, административно-правовой деятельности Функции (зачем?) Сообщение, информирование Основные стилевые особенности Предельная информативная направленность, точность, стандартность, отсутствие эмоциональности и оценочности Основные языковые средства   Официально-деловая лексика и деловая терминология (истец, ответчик, полномочия, надбавка); канцеляризмы (т. е. нетерминологические слова, употребляемые преимущественно в официально-деловом стиле, прежде всего в собственно официально-деловом (канцелярском) подстиле, и вне деловой речи практически не встречающиеся: нижеследующий (помещаемый далее), данный, настоящий(этот), препровождать (отправлять, передавать), надлежащий (такой, какой следует, нужный, соответствующий); языковые клише и штампы(довести до сведения, установленный контроль, согласно распоряжению, по истечении срока, в порядке исключения); сложные отыменные предлоги (в целях, в силу, вследствие, на предмет, за неимением и т. п.); значительные по объему сложные и осложненные предложения Жанры Законы, приказы, инструкции, объявления, деловые бумаги

В текстах официально-делового стиля обычно представлено два типа речи: описание и повествование.