Вопрос 19. Электронный документ как источник информации

Электронный документ –

1. Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования

2. Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе

3. Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

4. документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись.

Состав хранящихся в электронном архиве документов можно распределить их на несколько групп:

1. базы данных

2. текстовые файлы

3. оцифрованные копии (графический файлы)

Вопрос 20. Организационные формы использования архивных документов

Формы использования архивных документов:

1. информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке

2. представление документов пользователям для исследований

3. экспонирование документов на выставках

4. использование документов в средствах массовой информации

5. проведение информационных мероприятий

6. выдача документов во временное пользование

7. публикация документов

Направления использования архивных документов:

1. укрепление российской государственности

2. удовлетворение информационных потребностей общества

3. обеспечение законных прав и интересов граждан

Цели использования архивных документов:

1. политические;

2. организационно-управленческие;

3. научные;

4. экономические;

5. культурно-просветительные;

6. учебные;

7. социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Вопрос 21. Методика наведения архивных справок по архивным документам

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

Архивная справка в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаётся ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа. Получатель архивной справки расписывается на её копии или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату получения.