Слайд 49

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29)

При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет поступивших документов. Данный реквизит содержит следующие данные: порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и минуты). Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16x30 мм, например:

РЦдИ

Вх. № 155

25.10.2000

15 ч 20 мин

или

РЦдИ

общий отдел

Вх. № 431

17.12.2000

или

Вх. № 1351

23.12.2000

Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)

Если документ создан на компьютере или введен в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

имя файла;

код оператора;

а также другие поисковые данные.

Например:

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

158 20 12 2000

где

DEPARTAMENT- каталог;

PRIKAZ- подкаталог;

IVANOV.DOC- имя файла.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне слева от реквизита 29 на каждом листе документа. В реквизит также могут включаться и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Но, как уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных документов.

Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие организации имеют право изображать на бланках своих документов Государственный герб Российской Федерации?

2. Что представляют собой код организации и код формы документа, используемые на бланках ОРД?

3. Как не разрешено оформлять реквизит 08 «Наименование организации»?

4. Что входит в реквизит 09 «Справочные данные об организации»?

5. Чему должно соответствовать наименование вида документа, приводимое в бланке конкретного вида документа?

6. Какие способы оформления реквизита 11 «Дата документа» вы знаете?

7. Чем реквизит 12 «Регистрационный номер документа» отличается от реквизита 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

8. Всегда ли на бланке должен присутствовать реквизит 14 «Место составления или издания документа»?

9. Каким образом нужно оформлять реквизит 15 «Адресат», если документ адресуется в другую страну?

10. Каковы составные части реквизита 16 «Гриф утверждения документа»?

11. Какими способами может оформляться реквизит 17 «Резолюция»?

12. Какие существуют особенности оформления реквизита 18 «Заголовок к тексту» в зависимости от вида документа?

13. Где проставляется реквизит 19 «Отметка о контроле»?

14. В каких случаях текст официального документа можно оформлять только на русском языке?

15. Где располагается реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?

16. Когда отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой форме?

17. Как оформляется реквизит 22 «Подпись», если документ подписывается руководителями двух организаций?

18. Какими способами может осуществляться внешнее согласование и как это оформляется?

19. Где проставляется на документе реквизит 23 «Гриф согласования документа»?

20. Какие виды печатей употребляются при оформлении ОРД и как правильно должен быть проставлен оттиск печати?

21. Где проставляется отметка о заверении копии и как она оформляется?

22. Является ли реквизит 27 «Отметка об исполнителе» обязательным и где он проставляется?

23. Что входит в состав реквизита 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?

24. На каких документах проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию»? Назовите составные части этого реквизита.

25. Где размещается реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» и почему он может проставляться на каждом листе документа?

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 44.

2 Для физического лица - только инициалы и фамилию.