Тема 2. Документ – основна форма функ­ціо­нування офіційно-ділового стилю. Роль документів у професійній діяль­ності

2.1. Вимоги до оформлення та компо­зиція ділових паперів

План

1. Поняття про документ. Вимоги до складання документів.

2. Класифікація документів.

3. Реквізити документів та правила їх оформлення.

4. Текст – основний реквізит документа.

5. Вимоги до тексту документа.

Ключові слова і терміни: документ, бланк документа, формуляр-зразок, діловодство, класифікація документів, реквізити, текст.

2.1.1. Поняття про документ. Вимоги до складання документів

Слово “документ” (documentum) у латинській мові означає доказ, свідчення. У сучасній українській мові воно має декілька значень. За словником іншомовних слів, під ним розуміють письмове свідчення, доказ, наприклад, історичний документ. У юриспруденції воно означає складений у передбаченому законом порядку акт, що засвідчує юридичний факт (народження, укладання шлюбу і т.п.) або надає право на що-небудь. У широкому значенні документ – будь-який письмовий акт, що має юридичну силу або носить службовий характер. І, по-третє, документом називають паспорт, посвідчення особи, посвідчення водія тощо.

У ДСТУ 2732–94 “Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення” знаходимо таке трактування слова “документ”: це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документ – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (на папері, перфокарті, диску, дискеті, магнітній та фотоплівці тощо) інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і діяльність людини.

Організація роботи з документами та діяльність, яка охоплює питання документування у процесі управлінської діяльності, називається діловодством.

Уже згадуваний нами ДСТУ 2732–94 визначає такі загальні вимоги до оформлення документів:

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно до їх компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству та директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен бути складений за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований та оформлений.

2.1.2. Класифікація документів

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості і відмінності.

Мета класифікації полягає у підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі вона здійснюється на етапі групування документів у справи. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої у ньому інформації до предмета чи напрямку діяльності.

Виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами.

Класифікація документів

За спеціалізацією	загальні
	з адміністративних питань
	спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.
За призначенням	організаційні
	розпорядчі
	інформаційні
	колегіальних органів
	господарсько-договірної діяльності
	господарсько-претензійної діяльності
	зовнішньоекономічної діяльності
	обліково-фінансові
	зі сфери бізнесу та маркетингу
	щодо особового складу
За місцем складання	внутрішні
	зовнішні
За напрямом	вхідні
	вихідні
За джерелами виник­нення	первинні
	вторинні
За формою	стандартні (типові)
	індивідуальні
За терміном виконання	звичайні безстрокові (такі, які виконуються в порядку загальної черги)
	термінові (ті, для яких встановлено термін дії або виконання)
	дуже термінові (ті, що мають позначення “дуже терміново”)
За терміном зберігання	постійного зберігання
	тривалого зберігання (понад 10 років)
	тимчасового зберігання (до 10 років)
За технікою відтворення	рукописні
	відтворені механічним способом
За складністю	прості
	складні
За гласністю	звичайні
	для службового користування
	секретні
	цілком секретні
За стадіями створення	оригінали (оригінал – це основний вид доку­мен­та, перший і єдиний його примірник)
	копії (копії – це точне відтворення оригіналу. На копії обов’язково робиться помітка “копія”)
	дублікати (дублікат – другий примірник докумен­та, виданий через втрату оригіналу)
За походженням	службові
	особисті
За юридичною силою	справжні
	фальшиві