5.6. Подготовка и передача дел в архив

5.6.1. Порядок проведения экспертизы, ценности документов в организации.

Дела с исполненными документами хранятся в струк­турных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации.

Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комисси­ей (ЭК), которая создается приказом руководителя орга­низации. Председателем ЭК назначается один из руково­дящих работников. Решения ЭК принимаются большин­ством голосов. Заседания ЭК протоколируются, прото­колы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК организации руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми пе­речнями документов с указанием сроков хранения, дру­гими нормативными документами.

Экспертная комиссия организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтоже­ния, если срок хранения документов истек.

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и про­верке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

5.6.2. Оформление дел

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформ­лению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основны­ми правилами работы ведомственных архивов.

Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:

⁷ Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.

Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов дело­производством.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводст­венного года).

Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу не задевая текста документов, черным графическим ка­рандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в пра­вом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фото­графии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верх­нем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она со­ставляется на отдельном листе-заверителе дела по уста­новленной форме. В заверительной над­писи дела указывается количество пронумерованных лис­тов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внут­ренней описи.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами состав­ляется на отдельном листе по установленной форме внут­ренняя опись (Приложением 39). Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, да­тах, заголовках и номерах листов дела, на которых рас­положен каждый документ. К внутренней описи дела со­ставляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее до­кументов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую об­ложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из де­ла удаляются скрепки и другие металлические крепле­ния. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела. На ней указывают:

— наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— регистрационный номер дела;

— номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

При оформлении обложки дел наименование органи­зации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать за­головку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.

Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На основании заверительной надписи дела указывает­ся количество листов в деле.

5.6.3. Составление и оформление описей дел и передача дел в архив

На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.

Опись дел — это систематизированный перечень заго­ловков дел. Описи составляются отдельно на:

• дела постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• дела по личному составу;

• дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.);

• служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствий количества дел, вносимых в опись, количеству дел по но­менклатуре организации. Обнаруженные недостатки уст­раняются.

Такие описи составляются на дела каждого структур­ного подразделения организации. При этом в описатель­ную статью описи должны быть занесены:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи;

— регистрационный номер дела (тома, части);

— заголовок дела (тома, части), который должен пол­ностью соответствовать заголовку на обложке дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (тома, части);

— срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа “Примечание” используется для отметок об осо­бенностях физического состояния дел о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием долж­ности), а утверждает ее руководитель структурного под­разделения. Составляют опись в 2-х эк­земплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпля­ра описи указывается количество дел (цифрами и пропи­сью), номера отсутствующих дел, дата приема передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего де­ла.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подле­жат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без допол­нительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.

Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составля­ется акт. Обычно составляется акт о выделении к унич­тожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт. если срок их хране­ния истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, закон­ченные делопроизводством в 1996 году, могут быть вклю­чены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года.