5.4.3. Порядок составления и утвержде­ния номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале теку­щего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структу­ры организации, но не реже одного раза в пять лет. Еже­годно (в последнем квартале) она уточняется; перепечатывается по установленной форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. Номенкла­тура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

Разрабатывается номенклатура дел службой документационного обеспечения организации или лицами, ответ­ственными за документацию на основе типовых и при­мерных номенклатур дел, типовых и ведомственных Пе­речней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.

Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации.

В конкретную номенклатуру дел включаются все до­кументы, которые образуются в деятельности организа­ции в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подраз­делений, общественных организаций и учреждения в це­лом.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения; второй — ис­пользуется этой службой в качестве рабочего; третий — находится в ведомственном архиве; четвёртый — в госу­дарственном архиве, куда документы поступают на посто­янное хранение.

Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.

По окончании календарного года в конце номенклату­ры дел составляется итоговая запись о количестве заве­денных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

5.5. Формирование дел

В соответствии с заголовками номенклатуры дел ис­полненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соот­ветствуют заголовку дела.

Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию, контроль за правильным формировани­ем дел возлагается на службу документационного обеспе­чения организации.

Документы организации группируются в дела по оп­ределенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.

Признаки заведения дел

1. Номинативный признак (по названию разновидно­сти документов). Так формируются в дела распорядитель­ные документы, некоторые виды справочно-информационных документов. Например, “Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.”.

2. Авторский признак (по названию автора докумен­тов дела). Например, “Протоколы педсоветов УПО за 1997 г.”.

3. Корреспондентский признак (по названию коррес­пондента). Например, “Переписка с АО “Вымпел” по вопросам реализации продукции в 1998 г.”.

4. Предметно-вопросный признак (в дело группируют­ся разные документы, относящиеся к решению одного во­проса). Например, “Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей, другие документы)”.

5. Географический признак (документы разных кор­респондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). Например: “Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 1998 г.”.

Последовательность расположения документов в формируемом деле

С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:

— в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефоно­граммы и т.п.

— в порядке алфавита по фамилиям, группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.

— по номерам в дела подшиваются накладные, кви­танции, документы.

— в вопросно-логической последовательности подши­ваются документы с приложениями, дата утверждения Или составления которых может не совпадать с датой до­кумента.

Основные правила формирования дел

При формировании дел соблюдаются следующие ос­новные правила:

1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновид­ности, отметку об исполнении или надпись “В дело”),

2. Формируют дело из документов одного календарно­го года. Например, номенклатуру дел организации со­ставляют и утверждают в последнем квартале предыдуще­го года, но относится она к документам текущего года.

В организациях исключения могут составлять сле­дующие дела:

— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);

— личные дела (их формируют в течение всего перио­да работы какого-либо лица в данной организации).

3. Отдельно в дела группируются документы постоян­ного и временного сроков хранения.

4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме.

Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

5. Документы, относящиеся к решению одного вопро­са, группируются в одно дело.

6. В дело помещают основные документы и приложе­ния к ним. Приложения присоединяют к основным доку­ментам независимо от даты их утверждения или состав­ления.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.

В дела не подшиваются документы, подлежащие воз­врату.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные рас­порядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными до­кументами.

Приказы по основной деятельности группируются от­дельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному со­ставу разрешается группировать отдельные приказы по яичному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ по­мещается за документом-запросом.

Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.

Дело, в которое подшиваются документы организа­ции, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:

— название организации;

— название структурного подразделения;

— номер дела по номенклатуре дел;

— заголовки дела по номенклатуре дел;

— дата (указание года формирования дела);

— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

— срок хранения документов (в соответствии со ст. перечня).