2.6. Коммуникационные процессы

К коммуникационным процессам можно отнести обмен информации в коллективе. Обмен информации, в системе делопроизводства, при организации документооборота на предприятии, занимает одну из важных мест в работе организации. От обмена информации между сотрудниками, а главное скорости обмена зависит делопроизводство в самой организации в целом.

В коллективе организации передачу информации можно разделить на три типа:

а) устная;

б) письменная;

в) в электронном варианте;

Передача устной информации осуществляется непосредственно в устной форме без использования электронных средств. При письменной передаче используются распечатанные бланки, типовые формуляры и прочие документы, как образцы, так и готовые документы. В письменной форме всегда используется бумажный носитель. Передача информации в электронном варианте осуществляется с использованием съемных носителей или сетевого соединения.

Схема обмена информации.

а

Начальник

Заместители

Сотрудники организации

) б) в) г)

Рис.1.Схема обмена информации

а) Обмен между начальником и заместителями.

б) Обмен информации между заместителями.

в) Обмен между заместителем и сотрудниками.

г) Обмен информации между сотрудниками непосредственно.

Пример передачи информации на предприятии:

Заместитель начальника в устной форме просит подчиненного набрать на ЭВМ приказ «о повышении» сотрудника, подчиненный, набрав приказ, отправляет его заместителю, используя возможности сетевого соединения. Заместитель проверяет, делает исправления и распечатывает, после чего несет на подпись начальнику. В данном примере используется устная, затем электронная, а после на бумажном носителе форма передаваемой информации. Передача информации занимает центральное место в документообороте любого предприятия или организации.

3. Информационно-техническое обеспечение в организации

3.1. Техника безопасности и охрана труда при работе с вычислительной техникой, организация рабочего места специалиста по программированию или обработке информации.

Общие требования безопасности

1. К работе в отделе автоматизации допускаются сотрудники, работающие на соответствующей должности, прошедшие инструктаж по охране труда и не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья.

2. При возможном воздействие на сотрудников следующих опасных и вредных производственных факторов:

• неблагоприятное воздействие на организм человека не ионизирующих электромагнитных излучений видеотерминалов;

• неблагоприятное воздействие на зрение визуальных эргономических параметров видеотерминалов, выходящих за пределы оптимального диапазона;

• поражение электрическим током.

3. Отдел должен быть укомплектован медаптечкой с набором необходимых медикаментов и перевязочных средств для оказания первой помощи при травмах или при плохом самочувствии.

4. При работе соблюдать правила пожарной безопасности, знать места расположения первичных средств пожаротушения. Отдел должен быть оснащен двумя углекислотными или порошковыми огнетушителями.

5. О каждом несчастном случае сотрудник обязан немедленно сообщить непосредственному начальнику. При неисправности оборудования необходимо прекратить работу и приступить исправлению неисправности.

6. Сотрудники, допустившие невыполнение или нарушение инструкции по охране труда, привлекаются к ответственности.

Требования безопасности во время работы

1. При работающем ПК расстояние от глаз до экрана дол­жно быть 0,6 - 0,7 м, уровень глаз должен приходиться на центр экрана или на 2/3 его высоты.

2. Изображение на экранах видеотерминалов должно быть стабильным, ясным и предельно четким, не иметь мерцаний символов и фона, на экранах не должно быть бликов и отражений светильников, окон и ок­ружающих предметов.

Требования безопасности по окончании работы

1. Выключить все ПК, проверить стабильность работы сервера.

2. Проветрить кабинет, перед уходом выключить освещение.