43 Документооборот. Значение его правильной организации. Порядок хранения документов.

Правило документооборота и обработка учетной информации утверждаются и отражаются в учетной политике организации. Документы должны создаваться в соответствии с утвержденным приказом или распоряжением, то есть графиком документооборота.

Под документооборотом понимают создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Отсутствие графика ДО не влечет за собой административной ответственности, но усложняет работу бухгалтерии.

Для создания графика главбух устанавливает круг лиц, которые будут обращаться с первичными документами, составляется приказ руководителем, в котором устанавливается ответственность за непредставление документа или несвоевременное представление (выговор, лишение премии). Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил несет персональную ответственность. Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается определенное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, также срок. Документооборот на п/п регламентируется графиком который содержит:

- наименование документа

- порядок создания документа (количество экземпляров, ответственных, срок исполнения)

- порядок проверки документа

- порядок обработки документа (проставление коренспонденции счетов бухгалтером)

- срок сдачи документа в архив.

Работники организации создают и представляют документы по графику. Для этого каждому работнику вручается выписка из графика. График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа Соблюдение графика контролируется главбухом. Документы должны храниться до передачи их в архив в закрытых шкафах в бухгалтерии или спец.помещении. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфе. Сроки и порядок хранения документов определяются перечнем типовых документов утвержденными главбухом. В соответствии с перечнем устанавливаются следующие сроки хранения документов:

1.Отчет по налогам – 5 лет;

2.Бухгалтерские отчеты и балансы:

- годовые – постоянно

- квартальные – 5 лет

- месячные – 1 год

3.Первичные документы – 5 лет

4.Оборотные ведомости – 5 лет

Уничтожение документов оформляется и утверждается руководителем.

44. Инвентаризация и ее значение. Виды инвентаризации. Порядок, сроки проведения и документа-ция по инвентаризации. Учет результатов инвентаризации.

В соответствии с пунктом 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина от 28 декабря 2001 года №119н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

- определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Законе «О бухгалтерском учете» подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;

- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Основу инвентаризации материально-производственных запасов составляет полная или выборочная проверка наличия этих ценностей специально созданной комиссией.

Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

- постоянно действующая, в организационно-контрольные функции, которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

В течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

- рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;

- разовые комиссии - в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

- опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

- проверяет весы, мерную тару;

- получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей, а также расписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

45. Учетные регистры, их виды и формы. Правила ведения учетных регистров и способы исправления ошибок.

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах осуществляется в определенном порядке на основе предварительно обработанных документов. НСБУ предусматривают определенный порядок регистрации операций. Записи в учетных регистрах производятся вручную и с помощью компьютера. Учетные регистры, как и документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Записи в учетных регистрах должны быть обязательно проверены путем сопоставления данных синтетических и аналитических учетных регистров, так как их итоговые данные служат исходным материалом для составления отчетности. Обороты и остатки обязательно должны сверятся на 1-ое число каждого месяца независимо от их сверки в течении отчетного периода.

Применяется несколько способов проверки правильности сделанных записей. Например, сличают данные документов с записями в учетных регистрах сплошным или выборочным порядком, сверяют итоги по корреспондирующим счетам и т.д. Ошибки должны быть исправлены до составления бухгалтерской отчетности. Существуют три способа исправления ошибок: корректурный, отрицательных чисел (красное сторно) и дополнительной записи.

Корректурный способ предполагает зачеркивание в документах или учетных регистрах неправильного текста или суммы и написание над зачеркнутыми правильного текста или суммы. Одновременно с зачеркиванием делается оговорка об исправлении, что подтверждается подписью работника, выявившего ошибку. Корректурный способ исправления ошибок применяют только в том случае, если ошибка обнаружена до составления бухгалтерского баланса и когда ее исправление не требует изменения указанной корреспонденции счетов.

Способ отрицательных чисел (красное сторно) заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись аннулируется путем составления исправительной (сторнировочной) записи. Исправленная запись осуществляется красными чернилами или берется в рамку. При подсчете итогов сумма по ней вычитается.

Способом отрицательных чисел пользуются не только для исправления ошибок, но и при обычной записи, например в случае необходимости уменьшения суммы по ранее составленной корреспонденции счетов, отражения торговой скидки и наценки по реализованным товарам.

Способ дополнительной бухгалтерской записи применяют для исправления ошибок в тех случаях, когда первоначальная запись была сделана в меньшей сумме, чем требовалось. Дополнительная запись делается в той же корреспонденции счетов, в какой была отражена предыдущая сумма.

Исправление ошибок в учетных регистрах может производиться после подсчета итогов или до него. В случае обнаружения ошибки до подсчета итогов ошибочная запись зачеркивается, а правильная приводится над зачеркнутой строкой. Если ошибка обнаружена после подсчета итога по учетному регистру, но до внесения его в Главную книгу, то при журнально-ордерной форме учета исправление делается в свободных графах или строках, размещенных после данной строки. Если ошибка обнаружена в учетном регистре после составления Главной книги, то исправление не допускается. На ошибочные записи составляются специальные справки, записи по которым на счетах бухгалтерского учета получают отражение в следующем месяце или заносятся в Главную книгу текущего месяца обособленно.