Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на до­кументах, которые составляют с пересылаемым доку­ментом один комплект. Отметка размещается в доку­менте после окончания текста (через 2–4 интер­вала), выше реквизита "подпись". Слово "Приложе­ние" печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии прило­жений оформляется следующим образом:

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью.

Например:

Если приложения сброшюрованы, количество лис­тов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных лис­тах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова "Приложение", которое печатают без кавычек и с наименованием, номером, датой и дру­гими реквизитами основного документа.

Например:

При наличии нескольких приложений к одному до­кументу на них проставляется порядковый номер: "При­ложение № 1", "Приложение № 2" и т. д.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" пе­чатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регист­рационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

Визы согласования документа (реквизит 24)

Согласование документа проводится в тех случа­ях, когда возникает необходимость оценки его содер­жания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законода­тельству, точности изложения и формулировки рас­сматриваемого вопроса и др. Согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подраз­делений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Например:

Начальник юридического отдела

М.Л. Ганичев

05.09.2003

При наличии замечании к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются м.Л. Ганичев

05.09.2003

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

К сожалению, до настоящего времени бытует практика оформления визы только подписью должностного лица (без расшифровки, указания должности и даты).

Оформление визы в соответствии с приведенными правилами облегчает работу с документом специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе при контроле качества подготовки документа и его оформления, руководителя — при его подписании.

Для документа, подлинник которого остается в орга­низации, визы проставляются в нижней части оборот­ной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа [Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга­нах исполнительной власти. М.: Росархив, 2001. С. 10, 15, 22; ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 8.].

Порядок и последовательность визирования опре­деляются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя. Проекты инструкций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.