4.Особливості оформлення протоколу, витягу з протоколу, звіту.

А)Оформлення протоколу має ряд особливостей. Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення наради. Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу з початку року.

Протокол підписується головою та секретарем 1. В особливо важливих випадках виступали повинні візувати протокол, візи проставляються на лівому полі документа, на рівні запису виступу.

До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки.

Як правило, час, який відводиться на підготовку протоколу, залежить від виду наради і повинно бути закріплено в локальних нормативних актах підприємства.

Зазвичай протокол остаточно оформляють протягом декількох годин після наради або ж на наступний день, поки в пам'яті свіжі спогади про хід обговорення в секретаря, голови та всіх присутніх.

Всім учасникам наради необхідно розіслати копію протоколу, а відповідальним виконавцям з конкретних питань, не були присутні на нараді, виписку з протоколу, яка включала б лише необхідну для виконання доручення інформацію. Терміни розсилки копії протоколу учасникам наради або виписки з протоколу повинні бути визначені в локальних нормативних актах підприємства.

Як правило, копія протоколу робиться шляхом виготовлення ксерокопії з оригіналу протоколу, підписаного головою та секретарем наради. При цьому у верхньому правому куті документа ставиться штамп «КОПІЯ», а не «копія вірна", як це робиться в багатьох організаціях, а в кінці протоколу робиться завіряються запис відповідно до ГОСТ Р6.30-2003: при засвідченні копії документа нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис «Вірно», посада особи, що завірила копію, його особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату засвідчення. При цьому особа, яка має право завірення копій протоколів, повинна бути наділена такими повноваженнями локальними нормативними актами підприємства, наприклад, це може бути відображено в Інструкції з діловодства.

Копію протоколу (так само, як і виписку з протоколу) допускається завіряти печаткою організації, яка визначається за її розсуд. Але, як правило, друк на копіях документів (на виписках), використовуваних усередині організації, не ставиться.

Якщо виготовляють копію багатосторінкового протоколу, то відксерокопіювати листи документа спочатку необхідно прошити, а заверительная напис у цьому випадку робиться на зворотному боці останнього аркуша документа. На практиці багатосторінкові копії, використовувані тільки всередині організації, не прошиваються.

Б) Витяг з протоколу

Витяг з протоколу є точною копією частини тексту з оригіналу протоколу, яка стосується певного питання порядку денного. Витяги з протоколів використовують для доведення прийнятих на засіданні колегіальних органів навчального закладу рішень до зацікавлених осіб або організацій.

Витяг з протоколу може бути оформлений на загальному бланку навчального закладу або на аркуші паперу формату А4 (А5).

Під час складання витягу з протоколу з оригіналу документа до витягу без будь-яких змін і скорочень переносять такі реквізити:

"Назва навчального закладу», "Дата протоколу», "Реєстраційний номер», «Місце складання», «Заголовок до тексту».

Особливість оформлення витягу з протоколу полягає у відтворенні тексту. Із вступної частини протоколу до витягу переносять прізвища та ініціали голови та секретаря засідання, присутніх та запрошених. З порядку денного вибирають лише ті питання, рішення з яких цікавить замовника витягу з протоколу (при цьому порядкові номери цих пунктів порядку денного залишають без змін).

З основної частини протоколу до витягу переносять тільки той розділ або кілька розділів, що стосуються відповідних питань порядку денного.

Реквізит «Підпис» оформлюють особливим чином. З оригіналу протоколу до витягу переносять ініціали та прізвища голови засідання і секретаря засідання. Втім, ці особи витяг із протоколу особисто не підписують.

Відмітка про засвідчення документа є обов'язковим реквізитом витягу із протоколу. Підпис особи, яка оформила відмітку про засвідчення витягу з протоколу, має бути засвідчений відбитком печатки навчального закладу.

В) Під час проходження практики студент складає звіт, який здається на перевірку керівнику практики за 1-2 дні до її закінчення. Звіт повинен бути виконаний на листах формату А4, мати титульний аркуш з позначенням назви університету, кафедри, групи, прізвища студента, а також посади і прізвища керівника практики. На титульнім аркуші повинен бути особистий підпис студента.

Основні результати практики студенти викладають у звіті, який повинен мати: коротку характеристику (історію розвитку) підприємства ( або лабораторій кафедри), опис комп'ютерних інформаційних технологій, що використовуються, опис призначення особливостей окремих задач, що розроб-ляються або експлуатуються на ЕОМ, технічного, програмного та інформаційного забезпечення, а також питань організації функціонування підрозділу. Крім того в звіті може бути наведений короткий опис тих підприємств (відділів, підрозділів), на які проводились екскурсії в процесі проходження практики та робіт, виконаних студентами. Звіт повинен обов'язково мати ілюстраційний матеріал: схеми, малюнки, графіки, таблиці і т.п. Загальний обсяг звіту повинен мати 15-30 с. друкованого тексту.

З усіх чотирьох боків аркуша повинні бути залишені поля розміром 20 мм, заповненість сторінки має становити 75% від її загального обсягу. Текст набирають на комп'ютері, шрифтом ґарнітурою Times New Roman, розміром 14 пунктів через півтора міжрядкових інтервала. Заголовок розділу, підрозділу від попереднього тексту відокремлюють трьома інтервалами. Відступ від назви підрозділу (пункту, підпункту) до наступного тексту повинен складати півтора інтервала. Назви розділів та підрозділів для зручності читання потрібно виділяти напівжи-рним шрифтом, а визначення понять у тексті та термінів – курсивом.

Такі розділи, як 3MICT, ВСТУП, ВИСНОВОК, ПЕРЕЛІК ПОСИЛАНЬ не нумеруються. Кожний розділ повинний починатися з нової сторінки. Додатки мають свою власну нумерацію, починаючи з А (наприклад, ДОДАТОК А). Нижче повинна розташовуватися тематична назва додатка (великими літерами). Якщо додаток один, то він не має номера. Матеріали звіту підшиваються в швидкозшивач (або зшиваються) в по-рядку, вказаному вище, починаючи з титульного аркуша. Неохайно оформлені записки до розгляду не приймаються. Зміст звіту про практику повинен відповідати програмі практики.